Глава 3. Внедрение автоматизированной системы Евфрат – Документооборот в «Промэнергоремонт»

3.1.Общая характеристика организации

Внедрение автоматизированной системы Евфрат-Документооборот проходило в ООО «Промэнергоремонт», данная организация находится по адресу: г. Курск, ул. 1-я строительная, «8-г».

Общество с ограниченной ответственностью «Промэнергоремонт» создано в 2001 году. Основным видом деятельности является ремонт, сервисное обслуживание, обеспечение работоспособности оборудования малой энергетики. С момента создания предприятие постоянно совершенствуется, развивается, внедряются новые технологии, осваивается современное оборудование. На данный момент ООО «Промэнергоремонт»- это вполне конкурентоспособное предприятие, занимающее 40 место из 200 лучших в России аналогичных организаций.

Организационная структура ООО «Промэнергоремонт» такова:

Во главе предприятия стоит руководитель - генеральный директор, который осуществляет руководство в соответствии с действующим законодательством всеми видами деятельности организации. Организует работу и взаимодействие производственных единиц и других структурных подразделений, обеспечивает выполнение задач и целей деятельности организации, организует производственно-хозяйственную деятельность с учетом складывающейся конъюктуры на рынке услуг.

Главный инженер определяет техническую политику и направление технического развития предприятия в условиях рыночной экономики, пути реконструкции и технического перевооружения действующего производства, руководит деятельностью технических служб предприятия, контролирует результаты их работы состояние трудовой и производственной дисциплины.

Заместитель генерального директора осуществляет руководство финансово- хозяйственной деятельностью предприятия в области материально-технического обеспечения, принимает меры по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров, обеспечивает выполнение договорных обязательств, осуществляет контроль за правильным использованием оборотных средств, координирует работу подчиненных ему служб и подразделений.

Мастер участка обеспечивает выполнение технических заданий по осуществлению ремонтных работ в соответствии с рабочими чертежами, проектами производства работ, производственными планами и нормативными документами. Контролирует соблюдение технологической последовательности производства работ и обеспечение их надлежащего качества. Следит за обеспечением рабочих инструментами, механизмами, транспортом, средствами индивидуальной защиты, спецодеждой. Контролирует соблюдение рабочими инструкций по охране труда и трудовой дисциплины.

Бухгалтер выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с производственной деятельностью предприятия, участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на рациональное использование ресурсов и соблюдение финансовой дисциплины.

Структура ООО «Промэнергоремонт» включает в себя следующие отделы: отдел ПТО, отдел котельного оборудования, отдел турбинного оборудования, отделы снабжения и сбыта, бухгалтерию и секретариат.

Делопроизводственная служба компании представлена секретариатом, который в своей деятельности руководствуется такими нормативными документами, как Инструкция по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников. Он обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

В организации секретарь ведёт общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов. А также секретарь контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. В своей работе, он пользуется только автоматизированной системой, что значительно упрощает его работу, помогая рационально использовать свой труд.