3. Координация в организации

Организация является объектом управления, в котором люди и выпол­няемые ими задачи находятся в постоянной взаимозависимости и взаимосвязи. Для обеспечения синхронизации деятельности и взаимодействия различных частей организации используется координация.

Координация представляет собой процесс распределения деятельно­сти во времени, обеспечения взаимодействия различных частей организа­ции в интересах выполнения стоящих перед ней задач.

Координация обеспечивает целостность, устойчивость организаций. Чем выше степень разделения труда и теснее взаимозависимость подразделений, тем больше необходимость в координации.

Существует несколько видов взаимозависимости подразделений пред­приятия:

1. Номинальная взаимозависимость - подразделения непосредственно между собой не связаны (заводы-смежники). Степень координации их деятель­ности минимальна.

2. Последовательная взаимозависимость - работа подразделений по­следующих этапов работы зависит от работы на предыдущих этапах. Тре­буется более тесная координация.

3. Обоюдная взаимозависимость - вводимые факторы производст­ва одного подразделения становятся результатом другого, и наоборот. Необ­ходима более тесная координация.

По своему характеру координационная деятельность бывает четырех ви­дов:

- превентивная, т. е. направленная на предвидение проблем и трудно­стей;

- устраняющая, т. е. предназначенная для устранения перебоев, возни­кающих в системе;

- регулирующая, т. е. направленная на сохранение существующей схемы работы;

- стимулирующая, т. е. направленная на улучшение деятельности сис­темы или существующей организации, даже при отсутствии конкретных про­блем.

Координационная деятельность осуществляется с помощью определен­ных механизмов:

- неформальная, непрограммируемая координация;

- программируемая безличная координация;

- индивидуальная координация;

- групповая координация.

При авторитарном стиле управления координация осуществляется по иерархии управления, на основе устава и процедур организации, а также приня­той его стратегии.

При либеральном стиле координация осуществляется неформальными методами с использованием групповых координаторов.

Промежуточный стиль управления характеризуется множеством воз­можных комбинаций различных стилей и, соответственно, использованием раз­личных методов координации.

4. Коммуникации в организациях

Коммуникация — это взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами.

Организационная коммуникация - это процесс, с помощью которого ру­ководители развивают систему предоставления информации большому количе­ству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельно­сти подразделений организации, позволяет получать необходимую информа­цию на всех уровнях управления. Она является важным связующим звеном ме­жду руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уров­ня, между организацией и внешней средой.

Процессы коммуникации позволяют использовать информацию от раз­личных доступных источников - вышестоящих руководителей, подчиненных, заказчиков, поставщиков, руководителей того же уровня и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.

Коммуникацию можно определить как использование слов, букв, сим­волов или аналогичных средств для получения информации об объекте или со­бытии. Коммуникация включает ряд терминов: семантика коммуникаций от­носится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязи между используемыми символами; прагматика коммуникаций связана с результативностью и эффективностью при достижении определенных целей.

Различают следующие виды коммуникации:

- несловесные персональные;

- словесные устные;

- письменные персональные;

- письменные групповые внутри организации и за ее пределами.

В процессе коммуникации руководитель устанавливает критерии для подчиненных, контролирует результаты действий подчиненных и осуществляет их корректировку. Важным этапом коммуникации и принятия решения руково­дителем является процесс обратной связи. Формы, в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о получателе (получателях) ин­формации. Это означает, что руководитель в своих действиях должен ориенти­роваться на получателя информации, а не на источник, т. е. он должен быть уверен, что говорит на одном языке с получателем информации и что его оцен­ка ситуации не противоречит оценке получателя.

Элементами коммуникации являются:

- источник;

- кодирование;

- передача сигнала; -канал;

- расшифровка - прием;

- обратная связь;

- помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала.

Коммуникация в организациях - это сложный и динамичный процесс. Поэтому он может рассматриваться как действие, как взаимодействие, как процесс. В соответствии с этим и строятся модели коммуникации.

1. Коммуникация как действие. В этой модели источник коммуникации разрабатывает послание в виде символов, которые затем превращаются в сиг­налы или кодируются. Сигналы посылаются через каналы для получателя ин­формации, который их расшифровывает.

2. Коммуникация как взаимодействие предполагает введение элемента обратной связи

3. Коммуникация как процесс.

Типы коммуникаций:

- внутриличностная;

- межличностная;

- коммуникация в малой группе;

- общественная;

- внутренняя оперативная;

- внешняя оперативная;

- личностная.