9. Механизм управления

Управление как процесс. Наиболее распространенные определения понятия «управление»:

1) определение цели и результата ее достижения с помощью необходимых и достаточных способов, средств и воздействий;

2) функция организованных систем разнообразной природы (биологических, социальных, технических), которая обеспечивает сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию их программ и целей деятельности;

3) создание и осуществление воздействий, обеспечивающих желаемое функционирование объекта, приводящее к определенной цели;

4) процесс организации целенаправленного воздействия на некоторую часть среды, называемую объектом управления, в результате чего удовлетворяются потребности субъекта, взаимодействующего с этим объектом;

5) процесс формирования целей и способов их достижения;

6) использование причинно-следственных отношений, при котором поведение системы приводит к желаемому результату (система достигает цели или решает задачу);

7) воздействие на объект, улучшающее функционирование или развитие данного объекта;

8) управление – процесс целенаправленного воздействия субъекта управления на объект управления для достижения определенных результатов деятельности.

Субъект управления – физическое или юридическое лицо, которое осуществляет властное воздействие. В процессе управления лежат: властные полномочия субъекта управления, его организационно-распорядительные, экономические и морально-этические рычаги воздействия.

Объект управления – то, на что направлено властное воздействие объекта управления. Объектом управления могут быть физические и юридические лица, социальные, социально-экономические системы и процессы.

Основные этапы процесса формирования научной теории:

• наблюдение за совершающимися процессами и анализ их с помощью известных из других наук методов;

• синтез знаний и создание теоретических основ науки (принципы, зависимости, законы и закономерности);

• формализация и систематизация происходящих процессов, составление их типологии;

• разработка прикладных научных основ для анализа и синтеза наблюдаемых процессов;

• создание методологии исследования процессов заданной типологии;

• накопление статистических данных об результативности предложенной методологии и ее корректировка.

Особенности процесса управления: Управление – целенаправленный процесс, выполняемый непрерывно во времени и пространстве, требующий глубокого анализа, разработки и постановки определенных целей. Чем точнее результат соответствует установленной цели, тем выше качество управления.

Понятие механизма управления. Понятие и содержание организационного механизма управления

Сложившийся в нашей стране методический аппарат решения организационных проблем управления соответствовал тоталитарной системе с централизованно-плановым руководством экономикой. В течение длительного времени преобладающее значение в методологии организации управления имели эмпирические методы, Наиболее успешно использовались методы стандартизации и типизации: типовые организационные структуры управления, типовые штаты управленческих работников, стандарт управления предприятием и т. д. и т. п. Несмотря на то, что типовые положения разрабатывались на основе изучения передового опыта и экспериментальной апробации, они не могли учесть всего многообразия особенностей предприятий и характера их функционирования даже в условиях плановой экономики.

В конце 60-х и в 70-е годы попытки реформирования форм, статуса, условий планирования и функционирования предприятий сопровождались разработкой организационных и экономических механизмов управления ими Вечканов Г.С., Вечканова Г.Р. Микро- и макроэкономика: Энциклопедический словарь / Под общ. ред. Г.С. Вечканова. СПб., 2001.- с.236.

В теории понятие "механизм” используется в сочетании со словами “экономический”, “хозяйственный”, “организационный” и др. При этом эти понятия ассоциируются с управлением.

Слово “механизм” в прямом смысле применяется в техническом значении, толкование его связано с внутренним устройством машины.

В переносном значении это слово трактуется как “система, устройство, определяющее порядок какого-нибудь вида деятельности. Государственный механизм”.

В экономическом словаре понятие “механизм” трактуется как «последовательность состояний, процессов, определяющих собой какое-нибудь действие, явление», или же «система, устройство, определяющее порядок какого-нибудь вида деятельности» Современный экономический словарь. М., 2004. - с.345.

Хозяйственный механизм определяется как «совокупность экономических структур, институтов, форм и методов хозяйствования. Служит увязке и согласованию общественных, групповых и частных интересов, обеспечивает функционирование и развитие национальной экономики». «Экономический механизм определяется либо природой исходного явления, либо конечным результатом серии явлений», «составляющими элементами механизма всегда одновременно выступают и исходное явление, и завершающие явления, и весь процесс, который происходит в интервале между ними». Другими словами, любой организационно-экономический механизм есть определенная совокупность или последовательность экономических явлений Там же - с.347.

Понятие “механизм” сочетается с эпитетом “механический”. Последнее означает “сознательно не регулируемый”, следовательно, при использовании понятия “механизм” предполагается создание такой системы (экономической, хозяйственной, организационной), которая обеспечивает постоянное управляющее воздействие, направленное на обеспечение определенных результатов деятельности Вечканов Г.С., Вечканова Г.Р. Микро- и макроэкономика: Энциклопедический словарь / Под общ. ред. Г.С. Вечканова. СПб., 2001.- с.236.

В научной литературе отмечается, что организационный механизм включает в себя совокупность элементов производственного процесса (трудовые ресурсы, средства труда, предметы труда, информацию); способы организации связей между элементами, организационные формы, методы, правовые нормы и нормативы, обеспечивающие рациональное функционирование всей производственной системы Новиков Д.А. Институциональное управление организационными системами. М., 2003. - с.99.

С другой стороны, организационный механизм можно рассматривать как совокупность правил, законов и процедур, регламентирующих взаимодействие участников организационной системы.

Более узким пониманием сущности организационного механизма управления является понимание его как совокупности процедур принятия управленческих решений. Таким образом, данный механизм определяет, как ведут себя члены организации, и как они принимают решения. Для того чтобы управляющий орган (например, руководитель) выбрал ту или иную процедуру принятия решений (тот или иной механизм управления, то есть зависимость своих действий от целей организации и действий управляемых субъектов - исполнителей в случае управления проектами), он должен уметь предсказывать поведение исполнителей - их реакцию на те или иные управляющие воздействия. Экспериментировать в жизни, применяя различные управляющие воздействия и изучая реакцию подчиненных, не эффективно и практически никогда не представляется возможным. С этой точки зрения организационный механизм управления можно рассматривать как синоним метода управления, так как и тот и другой определяют, как осуществляется управление Балабанов И.Т. Основы финансового менеджмента: Учеб. пособие. М., 1997. - с.103.

Кроме этого, организационный механизм представляет систему методов, способов и приемов формирования и регулирования отношений объектов с внутренней и внешней средой.

Понятие организационного механизма связывается с объективностью действия тектологических и экономических законов, закономерностей и принципов, составляющих их основу и сущность и являющихся средством обеспечения необходимых результатов. Особенности организационного механизма определяются характером действий по организации управления. Последние представляют собой:

-- действия по образованию, созданию, формированию целого, как совокупности взаимосвязанных и взаимодействующих частей, объединение которых обусловлено целями строения целого - управляющей системы (УС);

-- действия по формированию, созданию элементов (частей) целого, как подсистем УС;

-- действия по обеспечению внутренней упорядоченности, согласованности, взаимодействия более или менее дифференцированных и автономных частей управляющей системы;

-- действия по приведению в соответствие УС и ее элементов со стратегической миссией, целями и характером объекта управления;

-- действия по адаптации СУ к внешней среде.

Таким образом, действия по организации управления можно представить как формирующие, упорядочивающие и регулирующие. Именно характер действий определяет те методические подходы, методы и приемы, которые являются инструментами организационных механизмов. Это, прежде всего, методы разделения (расчленения) целого на элементы и методы соединения (сочетания, комбинирования), объединения. Первые широко представлены в организационных механизмах графическими методами, методами структуризации, эвристическими методами, способами оптимизации, матрицами взаимосвязей и зависимостей и др., вторые - сетевым методом планирования и управления, функционально-стоимостным анализом, методами оптимизации решений, графическими и эвристическими методами и т. п Вечканов Г.С., Вечканова Г.Р. Микро- и макроэкономика: Энциклопедический словарь / Под общ. ред. Г.С. Вечканова. СПб., 2001.- с.236.

Такое положение не позволяет достаточно конкретизировать механизмы в такой системе взаимодействий как управление, которая вполне однозначно в организационной деятельности начинается на основах обоюдной добровольности включения в процессы взаимодействий, но включает и элементы принуждения самых различных природ и форм.

Структурно схема организационного механизма выглядит в форме функций в системе организатор -- исполнитель. Такая схема не выходит за рамки функциональности деятельности и этим ничем не отличается от технологических процессов производства, в которых структура, регламентация и средства одинаково важны и само кадровое обеспечение деятельности ничем не отличается от любого инструментарного, будь то молоток и перфоратор или суперсовременная технологическая линия.

В функциональной системе основной выступает функция, постоянное воспроизведение которой в определенной последовательности и совокупности с другими функциями обеспечивает результат, определяющийся качеством функций управления и технологической эффективностью процессов.

Универсальными слагаемыми организационных механизмов являются методы и способы соединения и разъединения элементов системы и сочетания их с другими системами. При этом результативность этих действий может быть различной. Она зависит от свойств элементов: активностей и сопротивлений, которые отражают их отношения (их реакцию на соединение и разъединение).

С другой стороны, такими слагаемыми выступают:

- структурные механизмы. Организационной основой системы управления является ее структура. Структура определяет состав подразделений, входящих в систему управления, их соподчиненности и взаимосвязи, форму разделения управленческих решений по уровням, а, следовательно, и само число уровней управления. Иными словами, структура управления является той организационной формой, в рамках которой осуществляется процесс управления. Таким образом, важно определить достаточно эффективную структуру управления, что значит выявить такое соотношение ее элементов, при котором наиболее оперативно и своевременно выполняются требования объекта управления.

^- Организационно-административные механизмы. Это взаимоотношения подразделений и должностей в организации, распределение ролей, полномочий и ответственности между ними, а также порядок функционально-технологических связей, возникающих в процессах управления.

- Информационные механизмы, которые характеризуется относительным расположением источников и получателей сообщений в организации, составом и взаимосвязями носителей информации, на-правленностью и конфигурацией коммуникационных сетей и т. п Балабанов И.Т. Основы финансового менеджмента: Учеб. пособие. М., 1997. - с.112.

Отметим, что управление носит многоуровневый характер. Основным звеном управления является предприятие. Механизм управления на микроуровне формируется под влиянием закономерностей производственного процесса и его связей с рыночной средой. На механизмы, действующие на микроуровне, должны ориентироваться государственные и региональные органы управления при формировании стратегии экономического развития и разработке норм хозяйственного права.

При этом важно определить методы построения организационных механизмов. Необходимость обеспечения совместимости, соответствия и соотносительности требует на каждом этапе его формирования расчленения на элементы, а элементов на части таким образом, чтобы обнаружить сочетаемость или несочетаемость с внутрисистемными и внешними факторами. Это определяет широкое использование методов структуризации, декомпозиции, десегрегирования. Основными здесь являются методы структуризации.

Усложнение объектов управления, их связей и взаимодействий с объектами внешней среды потребовали использования таких методических подходов решения организационных вопросов, которые, основываясь на методах расчленения проблем на элементы, включают в свой состав целый арсенал способов и приемов.

Так, программно-целевой метод охватывает следующие способы и приемы:

1. Структурирование проблемы на подпроблемы и мероприятия в такой степени, которая позволяет раскрыть проблему. Выделение в ней подпроблем позволяет определить состав целереализующего комплекса.

2. Расчленение проблемы на задачи и мероприятия, что позволяет разработать программу решения проблемы.

3. Оценку приоритетности и последовательности выполнения мероприятий, что используется для разработки технологии выполнения работ по всей программе в виде сетевого графика, а также распределения ресурсов (инвестиций, материальных, трудовых) между организациями целереализующего комплекса.

4. Механизм управления выполнением комплексной программы решения проблемы, куда включаются методы оптимизации сроков выполнения работ, использования ресурсов, методы стимулирования и система санкций.

5. Организационный механизм управления решения проблем в целом. На каждом этапе решения проблемы с помощью программно-целевой методологии широко используются эмпирические методы, методы экономико-математического моделирования, сетевые методы планирования и управления, регрессионного анализа, финансового анализа и инвестиционного проектирования Новиков Д.А. Институциональное управление организационными системами. М., 2003. - с.106.

Таким образом, в данной части работы были рассмотрены некоторые определения организационного механизма управления и специфика его содержания, методы построения организационных механизмов управления в условиях оптимального взаимодействия с внешней и внутренней средой организации.

Основные подходы к управлению. Существует четыре основных подхода к управлению:

- с позиции выделения различных школ в управлении;

- процессный подход;

- системный подход;

- ситуационный подход.

1.      Подход с позиции выделения различных школ в управлении.

Практика управления так же стара, как и сами организации. Наука управления как самостоятельная дисциплина очень молода, официально признана в начале 20 века. До 20 века вряд ли кто задумывался, как управлять организацией системно, главный интерес - как заработать больше денег и добиться большей политической власти, используя организацию. В 1911 г. Фредерик У. Тейлор опубликовал свою книгу «Основы научного управления», считающуюся началом признания управления наукой. В результате эволюции управления как научной дисциплины сформировались различные школы менеджмента.

1.      Школа научного управления.

1885-1920 гг. Представители: Ф.У.Тейлор, Ф. Гилбрет, Л. Гилбрет, Г. Гантт.

Полагали, что, используя наблюдения, замеры, логику и анализ, можно усовершенствовать операции ручного труда следующим образом, по­вышая их эффективность:

Анализ содержания работы  и определение ее основных компонентов. Устранение лишних непродуктивных операций, внедрение стандартных процедур и оборудования. Учитывали человеческий фактор, считали, что нужно систематически стимулировать работников (устанавливать реальные нормы производства и оплачивать дополнительно их перевыполнение), чтобы их заинтересо­вать в увеличении объемов производства и производительности, что нужен отдых и небольшие перерывы, очень важно обу­чать людей. Предложили отделить управленческие функции (обдумывание и планирование) от фактического выполне­ния работы, а раньше рабочие сами планировали свою работу.

2.      Классическая школа менеджмента.

1920 – 1950 гг. Представители: А. Файоль, Л. Урвик, Д. Муни.

Цель школы – создание  универсальных принципов управления, следование этим принципам должно привести к успеху. Принципы затрагивали 2 аспекта:

1.    Разработка рациональной системы управления организацией. Управление - универсальный процесс, состоящий из функций (планирование и организация).

2.     Построение структуры организации и управления работниками. Принцип единоначалия - человек должен получать приказы от одного начальника и подчиняться только ему.

А.Файоль сформулировал 14 принципов управления: разделение труда, полномочия и ответственность, дисциплина, единоначалие, единство направления, подчиненность личных интересов общим, вознаграждение персонала, централизация, скалярная цепь, порядок, справедливость, ста­бильность рабочего места для персонала, инициатива, корпоративный дух.

1.      Школа человеческих отношений.

1930-1950 гг. Представители: М. Фоллетт, Э. Мэйо.

Считали человеческий фактор основным элементом эффективности организации. Четко разработанные операции и хорошая оплата труда не всегда ведут к повышению его производительности. Сила взаимоотношений между людьми могла и часто превосходила усилия руководителя. Иногда работник реагировал гораздо сильнее на давление со стороны коллег, чем на желание руководства и материальные стимулы. Если руководство проявляет большую заботу о своих работниках, то их удовлетворенность возрастает, что ведет к увеличению производительности труда. Рекомендуют исполь­зовать приемы управления человеческими отношениями (эффективное действие непосредственно начальников, консуль­тации с работниками, более широкие возможности для общения).

2.      Школа поведенческих наук.

1950 гг. - наши дни. Представители: К. Арджирис, Р. Лайкерт, Д. МакГрегор, Ф. Герцберг.

Поведенческие науки — психология, социология. Изучали аспекты социального взаимодействия, мотивации, характера власти и авторитета, организационной структуры, коммуникации в организациях, лидерства, изменения содержания ра­боты и качества трудовой жизни. Отошли от школы человеческих отношений и сосредоточились на методах налажива­ния межличностных отношений. Новый подход - помочь осознать работнику свои собственные возможности. Цель школы - повышение эффективности организации за счет повышения эффективности ее человеческого ресурса.

3.      Школа количественного подхода к управлению.

1950 гг. - наши дни. Становление данной школы связано с развитием математики, статистики, инженерных наук, компьютерных технологий. Применяются количественные методы (исследование операций) - методы научного исследования к операционным проблемам организации. После постановки проблемы разрабатывается модель ситуации, которая упрощает реальность, представляет ее абстрактно, облегчает понимание. Переменные сокращаются для управляемого количества, им задаются количественные значения, что позволяет их сравнить и описать отношения между ними.

2.      Процессный подход.

Впервые предложен административной школой. Управление как процесс - работа по достижению це­лей с помощью других, серия непрерывных, взаимосвязанных действий. Эти действия - управлен­ческие функции, каждая функция - так же непрерывный процесс взаимосвязанных функций. Различными авторами вы­деляются различные функции, мы выделяем 4 первичные функции: планирование, организация, мотивация и контроль (рис.2.2.2.1). Они объе­динены связующими процессами коммуникации и принятия решений. Руководство (лидерство) - самостоятельная дея­тельность.

Планирование – процесс выбора целей и решений, необходимых для их достижения.

Организация – процесс создания структуры предприятия, повышающий эффективность совместной работы людей для достижения целей.

Мотивация – процесс побуждения себя и других людей к деятельности для достижения целей организации.

Контроль – процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных целей, включающий установку стандартов, измерение результатов и корректировку.

Коммуникации – процесс обмена информацией между двумя и более людьми.

Принятие решений – процесс выбора альтернатив.

Лидерство – способность влиять на индивидуумов и группы людей, чтобы побудить их работать для достижения цели.