5.3 Автоматизация оперативного учета в торговле

Российская торговля прошла огромный путь от стихийных рынков, ларьков и лотков до сравнимых по классу с европейскими бутиков и супермаркетов.

Системы для оптовой и розничной торговли не только полностью обеспечивают автоматизацию чисто бухгалтерских проблем, но и помогают осуществить оперативное управление деятельностью торговой организации, использовать в рамках единого информационного пространства разнообразное торговое оборудование, обеспечить учет и контроль на удаленных складах и в обособленных филиалах крупных магазинов и оптовых баз. Сегодня уже можно говорить о сложившейся особой, отличной от традиционных бухгалтерских комплексов, сфере информатизации – автоматизированных торговых системах.

В бухгалтерском учете операции фиксируются обычно не в момент совершения действий, а с некоторым опозданием.

При оперативном учете обработка документов идет в реальном времени, что крайне важно для торговой организации, т.к. необходимо контролировать текущее состояние наличия товаров, взаиморасчеты и другие процессы.

Бухгалтерский учет ведется в категориях плана счетов, утвержденного соответствующими правительственными органами. Но для торговых организаций на первое место с позиций менеджмента выходят оперативный учет и анализ движения товарных и денежных средств, которые, в отличие от бухгалтерии, должны вестись не в категориях счетов и субсчетов, а в тех категориях, которыми собственно оперирует торговая организация: товары, склады, контрагенты, тара, заказы и т.д.

По мере развития торговли в России на первый план вышла проблема соответствия поставляемых на рынок автоматизированных торговых систем используемым в мировой практике технологиям.

Одной из таких технологий является автоматическая идентификация товаров на базе считывания и распознавания штриховых кодов.

Технология автоматической идентификации штриховых кодов позволяет достичь очень высокой надежности считывания символов.

Другое направление - развитие безналичных платежных систем на базе пластиковых карт с магнитной полосой или с чипом (смарт-карт) и специальных торговых терминалов (POS-терминалов).

Общие требованиям к торговым системам:

• обеспечение многооконного интерфейса и возможность одновременной работы с разными документами, справочниками, отчетами;

• наличие быстрого доступа к необходимым функциям и нужным режимам программы;

• обеспечение удобного режима ввода информации при заполнении документов;

• наличие хорошей справочной поддержки в любой момент работы программы и удобных режимов просмотра и поиска информации;

• хорошее оформление печатных документов ).

Специальные требованиям к торговым системам:

Специальные требования к торговым системам связаны, прежде всего, с необходимостью учета специфики конкретного объекта автоматизации (магазина или оптовой базы). Технология работы, и используемое торговое оборудование неодинаковы на разных предприятиях, поэтому для успешного внедрения торговой системы в каждом конкретном случае нужно предусматривать возможность быстрой адаптации программ к специфике потребителя и обеспечивать работу с различными видами торгового оборудования. В противном случае речь может идти лишь о частичной, но не о комплексной автоматизации торгового предприятия.

Другой важный аспект - возможность автоматизировать средствами предлагаемой системы работу удаленных складов и филиалов магазинов (торговых баз). От качества информационного обмена между головной организацией и удаленными подразделениями существенно зависит эффективность работы предприятия в целом.

Торговые системы - достаточно сложные средства автоматизации, поэтому нельзя считать тиражируемую систему полностью готовой к эксплуатации решением. Как правило, стадия адаптации системы в конкретной торговой точке является обязательной, и от того, как эта работа организована, во многом зависят сроки и качество внедрения системы в промышленную эксплуатацию.

В настоящее время необходимо создавать единое учетное пространство, которое способствует эффективному управлению предприятием. Наиболее популярны в настоящее время для средних предприятий «1С:Предриятие», , Фолио WinСклад, Торговый склад (Компьютер-Сервис), для крупных КИС «Галактика».