Методичка ПДР

Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Ульяновский государственный технический университет»

Пакет программ

OpenOffice

в офисных технологиях

Методические указания к практическим занятиям

Составитель В. Н. Арефьев

Ульяновск

2009

1

УДК 681.3 (076) ББК 32.97 я 7

П 13

Рецензент доцент, кандидат техн. наук Елягин С. В., УлГТУ

Одобрены секцией методических пособий научно-методического совета университета

Пакет программ OpenOffice в офисных технологиях : методические П 13 указания к практическим занятиям / сост. В. Н. Арефьев. – Ульяновск :

УлГТУ, 2009. – 48 с.

Указания к проведению практических занятий составлены в соответствии с программой дисциплины «Офисные технологии»/«Текстовые и табличные процессоры», включают пояснительный материал, задания, контрольные вопросы и рекомендуемую литературу к семи практическим занятиям в форме лабораторных работ.

Предназначены для студентов 1-го курса специальностей 230100 «Информатика и вычислительная техника» и 031301 «Теоретическая и прикладная лингвистика».

Могут быть использованы студентами других специальностей. Подготовлены на кафедре «Вычислительная техника».

УДК 681.3 (076) ББК 32.97 я 7

В. Н. Арефьев, составление, 2009Оформление. УлГТУ, 2009

2

СОДЕРЖАНИЕ
В В Е Д Е Н И Е................................................................................................................................	4
ТЕКСТОВЫЕ ПРОЦЕССОРЫ.....................................................................................................	5
З А Н Я Т И Е №1 ...........................................................................................................................	5
1.1. НАЗНАЧЕНИЕИОСНОВНЫЕВИДЫТЕКСТОВЫХПРОЦЕССОРОВ(ТКП)..............	5
1.2. ТКП OPENOFFICE.ORG WRITER. ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ...............................	6
1.3. РАБОТА С БЛОКАМИ ВО WRITER....................................................................................	8
ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №1 ..................................................................	8
З А Н Я Т И Е №2 .........................................................................................................................	10
2.1. ФОРМАТИРОВАНИЕ ВО WRITER...................................................................................	10
2.2. СЛУЖЕБНЫЕ ОПЕРАЦИИ ВО WRITER ......................................................................	11
ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №2 ................................................................	12
З А Н Я Т И Е №3 .........................................................................................................................	14
3.1. СЕРВИСНЫЕВОЗМОЖНОСТИТКПWRITER ...............................................................	14
3.2. СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕСРЕДСТВАОБРАБОТКИТЕКСТОВ ..............................	16
3.3. РЕДАКТОРФОРМУЛOPENOFFICE.ORG MATH...........................................................	17
ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №3 ................................................................	18
ТАБЛИЧНЫЕ ПРОЦЕССОРЫ..................................................................................................	20
З А Н Я Т И Е №4 .........................................................................................................................	20
4.1. НАЗНАЧЕНИЕ И ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ ТАБЛИЧНЫХ ПРОЦЕССОРОВ..........	20
4.2. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ПО РАБОТЕ В ТБП CALC.............................................................	21
4.3. ФОРМАТЫ ДАННЫХ, ФОРМУЛЫ В CALC ...................................................................	23
ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №4 ................................................................	24
З А Н Я Т И Е №5 .........................................................................................................................	27
5.1. СЛУЖЕБНЫЕ ФУНКЦИИ CALC ......................................................................................	27
5.2. ГРАФИЧЕСКОЕ ОТОБРАЖЕНИЕ ТАБЛИЦ В CALC ....................................................	27
5.3. СОЗДАНИЕ И ОБРАБОТКА БАЗ ДАННЫХ (БД) В CALC............................................	28
ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №5 ................................................................	29
З А Н Я Т И Е №6 .........................................................................................................................	32
6.1. АНАЛИЗИОБРАБОТКАДАННЫХВCALC ...................................................................	32
6.2. НАПРАВЛЕНИЯРАЗВИТИЯПСОБРАБОТКИДОКУМЕНТОВ..................................	33
6.3. СИСТЕМЫОПТИЧЕСКОГОРАСПОЗНАВАНИЯ..........................................................	34
ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №6 ................................................................	35
З А Н Я Т И Е №7 .........................................................................................................................	38
7.1. КВП. ОСНОВНЫЕСВЕДЕНИЯ..........................................................................................	38
7.2. ОБМЕН ДАННЫМИ В OFFICE..........................................................................................	39
7.3. ГИПЕРТЕКСТОВЫЕСИСТЕМЫ.......................................................................................	41
ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №7 ................................................................	42
СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ..........................................................................................................	46
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК.......................................................................................	47

3

В В Е Д Е Н И Е

Основа офисной технологии – это создание и работа с различного рода деловыми документами, что является неотъемлемой частью деятельности любого учреждения (офиса). От эффективной организации этой работы зависит успешность функционирования учреждения, что реализуется автоматизацией делопроизводства на основе компьютерной техники.

К числу программных средств (ПС), которые с успехом и достаточной эффективностью могут быть использованы для этих целей, относятся: текстовые и табличные процессоры, редакторы научных текстов, средства деловой графики, системы автоматического перевода, системы оптического распознавания, средства корректировки изображений и т. п.

Указанные средства необходимы руководителям, инженерам, научным работникам, экономистам, бухгалтерам, служащим для подготовки и редактирования технической документации и прочих текстовых документов, выпуска рекламной продукции, ведения делопроизводства, расчета смет и калькуляций, создания ведомостей форм бухгалтерской отчетности, прайс-листов и т. п.

Данный учебный курс включает знакомство с основными ПС, поддерживающими названную технологию.

Настоящее пособие содержит описания принципов работы и функциональных возможностей наиболее используемых компонент открытого пакета офисных программ OpenOffice и других сопутствующих ПС, а также задания на 7 практических работ, выполнение которых позволит приобрести первичные навыки, необходимые для работы с офисными ПС и послужит достаточной основой для их реального использования в практической деятельности.

4

ТЕКСТОВЫЕ ПРОЦЕССОРЫ

ЗА Н Я Т И Е №1

1.1.НАЗНАЧЕНИЕИОСНОВНЫЕВИДЫТЕКСТОВЫХПРОЦЕССОРОВ(ТкП)

Текстовые процессоры – это программные средства для подготовки на компьютере текстовых документов и разработки исходных текстов программ, в режиме WISIWIG («Вы получите то, что видите»).

Подготовка текста на персональном компьютере (ПК) с помощью ТкП на несколько порядков более эффективна, чем это обеспечивают самые современные пишущие машинки.

ТкП обеспечивают простоту набора и корректировки текста, удобство форматирования, возможность работы с фрагментами текста. На ТкП имеется возможность создания шаблонов типовых документов, возможность создания электронных архивов документов и т. п. Таким образом, ТкП реализует быстроту, удобство и качество подготовки документов.

В практике используется достаточно много ТкП, которые можно различать: а) по количественным параметрам (объём занимаемой памяти, количество

одновременно обрабатываемых файлов и т. п.); б) по функциональным возможностям (уровень диалогового взаимодейст-

вия, степень автоматизации функций редактирования, возможности операций с элементами текста и т. п.);

в) по набору дополнительных возможностей (орфографический контроль, использование шаблонов документов, возможности создания таблиц, выполнение математических операций и т. п.).

По функциональному назначению ТкП подразделяются на:

1.Текстовые редакторы (ТР) для небольших документов простой структуры, которые позволяют работать с одним текстовым файлом и имеют ограниченные возможности. К ним можно отнести встроенные редакторы оболочек типа Far, Unreal Commander, стандартные редакторы Блокнот, WordPad, редакторы компиляторов и т. д.

2.ТкП для документов средней сложности, т. е. состоящих из абзацев, разделов, страниц и т.д. ТкП этого типа позволяют одновременно работать с несколькими файлами, используя нужные фрагменты для создания единого документа.

3.Специализированные системы для обработки сложных документов, обеспечивающие набор, оформление, компоновку элементов и подготовку материалов к типографскому изданию. Эти средства обладают широким набором шрифтов и вспомогательных средств.

5

ТкП также являются одной из компонент интегрированных систем и пакетов офисных программ. К числу последних относится OpenOffice (полное название – OpenOffice.org) – это полноценный офисный пакет программ.

OpenOffice во многом похож на другие, давно известные и привычные офисные наборы программ. Однако есть у него и важные отличия:

существуют версии OpenOffice под операционную систему Linux и под Windows (поддерживаются также другие операционные системы – FreeBSD, Mac OS X). Это позволяет полноценно работать с одними и теми же документами на компьютерах с разными операционными системами;

OpenOffice легально свободно распространяется с исходными текстами. Такимобразом, отсутствуетпроблеманелицензионногопрограммногообеспечения;

форматы файлов OpenOffice открыты, документированы и широко известны. Кроме того, OpenOffice может успешно работать с файлами многих форматов, включая и файлы, созданныедругимиизвестнымиофиснымипакетами.

1.2.ТКП OPENOFFICE.ORG WRITER. ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

Текстовый процессор OpenOffice.org Writer (далее Writer) обладает значительным набором функций по редактированию и оформлению документов, имеет интерфейc и средства управления незначительно отличающиеся от Win- dows-приложений.

Работа в Writer также выполняется с помощью команд меню, кнопок инструментальных панелей (ИП), служебных кнопок, функциональных клавиш и вызываемого правой клавишей «мыши» (ПКМ). Выбор действий может выполняться клавишами управления курсором или с помощью манипулятора типа «мышь».

Перемещение текста по экрану выполняется клавишами управления курсора или с помощью движков полос прокрутки, которые могут быть включены/выключены из пункта Сервис/Параметры/ Writer /Вид. Линейки и строку состояния можно включить из п. Вид.

Процессор Writer представляетвозможностиработывследующихрежимах:

1.Режимы представления документов: разметка печати и режим webстраницы, которые включаются из пункта Вид. В режиме разметки удобно пользоваться границами текста (см. п. Вид/Границы текста).

2.Режим «Вставки/Замены». Переключение кнопкой на строке состояния – ВСТ/ЗАМ.

3.Режим клавиатуры «Русский/Английский». Переключение соответствующей кнопкой на строке состояния.

4.Режим автосохранения, используемый для исключения потери текста при сбоях. Время сохранения указывается в минутах в окне Сер-

вис/Параметры/Загрузка-Сохранение/Общие. Здесь же можно установить ре-

жим создания резервной копии.

6

Открытие окон для создания новых документов выполняется командой Создать (пункт Файл или кнопка ИП).

Перед набором текста целесообразно:

-установить необходимые режимы;

-задать параметры страницы (Формат/Страница…), включающие размеры страницы, величины полей и ориентацию страниц и т. д.;

-включить опцию переноса слов в окне Сервис/Язык/Расстановка переносов… При условия этом могут быть заданы в окне Формат/Абзац/ Поло-

жение на странице.

-выбрать необходимый шрифт в окне Формат/Символы;

-задать параметры абзаца в окне Формат/Абзац.

В большинстве текстовых редакторов операции с символами, словами, строками аналогичны, поэтому и в Writer небольшие корректировки выполняются следующим образом:

-удаление символа, пустой строки, соединение строк – клавиша Del;

-разделение строки – клавиша Enter или п.Вставка/Разрыв;

-сдвиг строки влево/вправо, центрирование – кнопки «Выравнивание влево» и т. п.

Отмена неправильных процедур выполняется из пункта меню Правка/Отменить или соответствующими кнопками ИП.

Первоначальное сохранение подготовленных файлов производится командой Файл/Сохранить как… с указанием имени файла, типа формата, папки размещения. Для сохранения поименованного документа можно использовать кнопку Сохранить.

Для загрузки файлов ранее созданных документов используется пункт Файл/Открыть или соответствующая кнопка ИП.

Масштабирование изображения на экране. Данную операцию используют для получения наибольшего удобства при работе, уменьшая или увеличивая изображение на экране. Масштабы 25, 50, 75, 100% и т. д. можно установить кнопкой ИП, произвольный – через окно Вид / Масштаб.

Предварительный просмотр и печать документов. При работе с многостраничными документами перед выводом на печать целесообразно использо-

вать команду Предварительный просмотр страницы (п. Файл или ИП). Эта операция позволит заметить и устранить погрешности размещения текста.

Задание параметров печати документа и ее реализация выполняется через окно Файл/Печать. При этом можно распечатать выделенный фрагмент, заданные по номерам страницы, весь документ, сведения о документе, несколько копий документа.

Перед печатью целесообразно проверять указанные установки, а так же необходимые параметры в окне Сервис/Параметры/Печать.

7

1.3. РАБОТА С БЛОКАМИ ВО WRITER

Операции с блоками (фрагментами текста) существенно упрощают подготовку текста за счет копирования однотипных фраз, названий и т. п., а также использования фрагментов имеющихся документов.

Операциям с блоками предшествует их выделение. Если нужно выделить только одно слово, то достаточно произвести двойной щелчок по нему ЛКМ. Для выделения полной строки применяется тройной щелчок.

Для выделения текста с помощью клавиатуры поместите курсор в начало выделяемого фрагмента текста и при нажатой клавише Shift переместите его в конец. Для того, чтобы выделить все содержимое документа, используйте сочетание клавиш Ctrl+A.

Выделение текста возможно в нескольких режимах, отображаемых на панели состояния: СТАН – стандартный (по умолчанию), РАСШ – расширенный (началом выделения будет текущее положение курсора) и ДОБАВ – с добавлением (возможно выделение нескольких не связанных друг с другом фрагментов текста). В режиме БЛК выделяется прямоугольный фрагмент. Клавишей Shift включается расширенный режим выделения мышью, т. е. текущее положение курсора становится началом выделения, а мышью указывается его конец. Клавишей Ctrl включается режим с добавлением, когда можно выделять несвязанные друг с другом фрагменты.

Выделенный блок может быть:

а) удален (кн. Del или п. Правка/Очистить);

б) удален в буфер (кн. Вырезать);

в) перемещен (кн. Вырезать-Вставить); г) скопирован (кн. Копировать-Вставить).

Кроме того, перемещение в пределах экрана можно выполнить «буксировкой мышью» (БМ), а копирование – БМ+Ctrl.

Буфер обмена, используемый в названных процедурах, представляет собой область оперативной памяти компьютера, в которую на время помещается блок документа. Эта информация хранится до следующей операции с буфером в пределах одного сеанса работы.

ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №1

Ознакомление с основными функциями ТкП Writer

1.В папке PROBA-Open создайте папку PROBA-1.

2.Откройте окно Writer.

3.Ознакомьтесь: с видом экрана, содержанием Главного меню, назначением кнопок инструментальных панелей, содержанием справки.

4.В окне Без имени 1 включите режимы: Автосохранение (установите интервал 2 мин), Автоматический перенос слов (см. п. Формат…), оставив параметры по умолчанию. Установите шрифт Times New Roman, размер

8

шрифта 14 и поля страницы соответственно 2,×2,0×2,0×2,5 см, включите Гра-

ницы текста и Выравнивание по ширине.

Подготовьте библиографический список литературы по курсу и выходные данные методички (см. стр. 47 данного методического указания), соблюдая использованное в примере форматирование. Сохраните файл под именем lab1-1 (формат .sxw) в папке PROBA-1.

5.Откройте окно Без имени 2. Сделайте установки параметров, как в п. 4. Подготовьте текст со стр. 2 данного методического указания с сохранением имеющегося форматирования. Сохраните файл под именем lab1-2 (формат

.sxw) в папке PROBA-1.

6.Откройте файл pr1-1 (одностраничный учебный текстовый файл в папке PROBA). Удалите последнюю часть текста, не помещающуюся на экран. Оставьте только 4 абзаца (абзацы помечены *). Откройте окно Без имени 3 и скопируйте в него данный текст. Вернитесь к файлу pr1-1.

7.На тексте файла pr1-1 опробуйте (по одной операции в строке): разделение строки на две, соединение двух строк, центрирование строки, сдвиг стро-

ки влево-вправо. Изменения выделите зеленым цветом. Сохраните файл под именем lab1-3 (формат .sxw) в папке PROBA-1.

8.Перейдите в окно Без имени 3 и в имеющемся тексте выделите строчный, поточный и прямоугольный фрагменты текста, опробуйте функции работы с фрагментами текста (удаление, перенос, копирование, сдвиг). Выделите некоторые фрагменты разными шрифтами (Arial, Courier New, полужирный,

курсив, высота шрифта 16). Изменения выделите желтым цветом. Сохраните файл под именем lab1-4 (формат .sxw) в папке PROBA-1.

9.Запишите контрольные вопросы.

10.Предъявите преподавателю открытые файлы lab1-1 - lab1-4.

Контрольные вопросы:

По lab1-1:

1.Как включить режим Автосохранение?

2.Как задать режим Автоматический перенос слов?

3.Как установить размеры полей страницы?

По lab1-4:

1.Как выделяются фрагменты текста различных видов?

2.С помощью каких команд выполняются функции работы с фрагментами текста (перенос, копирование, сдвиг)?

9

ЗА Н Я Т И Е №2

2.1.ФОРМАТИРОВАНИЕ ВО WRITER

Операция форматирование – это определение необходимых параметров элементов текста, что может относиться к символу, слову, группе слов, строке, абзацу, странице, разделу (глава, часть) и всему документу в целом.

Форматирование символов заключается в задании типа, начертания, размера, характеристик шрифта, а также в определении интервала между символами и т. п.

Форматирование слов и строк может заключаться в их выделении отличающимся шрифтом или цветом, а также заданием способа выравнивания.

Задание шрифта может действовать на отдельные абзацы, страницы, главы и весь документ в целом. Во всех случаях выбор шрифта производится из окна Формат/Символы… Здесь указываются тип, начертание, размер, цвет символа, интервал между символами и другие параметры шрифта. Данные установки действуют в пределах выделенного блока текста. Как и во всех других случаях, эту процедуру можно выполнить с помощью соответствующих кнопок ИП или команд ДМ. Замена строчных букв на прописные и наоборот выполняется в окне Формат /Регистр. С помощью кнопки ИП Копировать форматирова-

ние удобно приводить к единообразию тексты, подготовленные разными шрифтами из других документов.

В деловых документах чаще всего используются шрифты типов Arial, Courier New, Times New Roman размером 12, 14 пт.

Неполные строки (заголовки, обращения и т. п.) могут быть выровнены влево, вправо, по центру, по ширине соответствующими кнопками ИП.

Межстрочный интервал определяется в окне Формат/Абзац/Отступы и интервалы. Одинарный задается по умолчанию. Абзацы отделяются клави-

шей Enter.

Форматирование абзацев выполняется заданием их параметров, в т. ч. размера абзацного отступа, в окне Формат / Абзац. Для одиночного абзаца при этом курсор должен находиьтся в его любом месте. Для нескольких абзацев эта операция выполняется с их выделением.

Форматирование страниц заключается в определении их размеров, границ текста, размещении сносок, создании списков – перечислений и формировании текста в несколько колонок.

О задании параметров страниц указано ранее.

Окна Вставка/Сноска… и Формат/Страница… позволяют вставлять сноски и управлять их размещением и нумерацией.

Списки – перечисления создаются после выделения абзацев использованием команды Формат/Маркеры и нумерация. Во многих случаях списки удобно упорядочить, используя п. Сервис/Сортировать…

10