Gmail(1) / КУЛЬТУРА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

КУЛЬТУРА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

Под деловым общением понимается речевое взаимодействие партнеров в деловой сфере, осуществляемое в письменной или устной форме в рамках офици­ально-делового стиля.

Принято считать, что официально-деловой стиль используется только при составлении текстов служебных документов. Что каса­ется устной деловой речи, то она более свободна в выборе языковых средств, на нее существенное влияние оказывает разговорный стиль, который в ряде публикаций и признается для подобной речевой коммуникации основным. В связи с этим постоянно мелькающие в официальных высказываниях известных бизнесменов, предпри­нимателей, политиков разговорные словечки нередко восприни­маются снисходительно, хотя, по существу, налицо элементарное нарушение культуры речи.

Нормативные требования официально-делового стиля должны быть (и являются) основой общения в деловой сфере. Рассмотрим основные из этих норм.

1. Умеренное использование канцеляризмов (извещаем, неиспол­нение, вышеуказанный). Не следует употреблять в деловой переписке архаичные (устаревшие) слова и обороты типа каковой (который), на предмет (для), приобщить к делу (в дело), при сем (при этом) и т. п.

2. Широкое использование терминов и профессиональных слов той сферы деятельности, в которой документ обращается. Например, для документации сферы обслуживания населения характерно использование таких терминов, как объем услуг, выездная форма обслуживания, ремонтопригодность, пошив по индивидуальным зака­зам, макияж, растворитель и т. д. Искажение термина или замена его синонимическими фирмами не допускается (например, нельзя заменить термин акцепт выражением встречное предложение). Если же, по мнению составителя документа, термин может оказаться непонятным адресату, но без него в данном тексте обойтись нельзя, следует дать его объяснение.

3. Использование устойчивых языковых моделей и текстовых формул: в порядке оказания; в соответствии с постановлением; в связи с вышеизложенным; контроль за исполнением возложить; оплата гарантируется и т. д.

4. Точное использование значения слова. Несоблюдение этого правила приводит к двойственности понимания слова или просто к неграмотности.

Примеры: Справка

Дана выездному фотографу Андрееву А. В. в том, что он в общест­венном месте может вращаться. Слово «вращаться» действительно может употребляться не только в своем основном значении (обращаться вокруг своей оси, дви­гаться вокруг чего-либо, вертеться), но и в переносном (постоянно, часто бывать в каком-либо обществе, среде). Можно сказать «вра­щаться среди актеров», но сочетание «вращаться в общественном месте» – элементарная неграмотность.

Требуется рабочий на порку, пороть разрешается на дому и по совместительству. Двусмысленность этого объявления, которое было вывешено в одном из ателье, объясняется наложением значений слов-омонимов: «пороть» в смысле разрезать, разъединять по швам что-либо сшитое и «пороть» в смысле сень, бить.

5. Умеренное и правильное употребление иностранных слов. В большинстве вариантов лучше использовать русский эквивалент, обозначающий то же понятие: вместо, например, просим пролонги­ровать договор; это является прерогативой министерства – исполь­зовать, соответственно, просим продлить срок действия договора; это является преимущественным правом министерства.

6. Правильное использование грамматических категорий, осо­бенно предлогов. Наиболее частая ошибка – употребление после предлогов благодаря, подобно, вопреки, согласно родительного, а не дательного падежа существительного: благодаря достигнутого уровня, вопреки сложившегося мнения, согласно вашего указания – вместо «благодаря достигнутому уровню», «вопреки сложившемуся мне­нию», «согласно вашему указанию». Кроме того, предлог благодаря может использоваться только в конструкциях с положительным смыслом, т. е. нельзя написать Благодаря низкому качеству обслуживания фирма не смогла выдержать конкуренцию.

При использовании глагольных форм следует помнить, что дейст­вительный залог придает динамизм изложению и употребляется в том случае, когда следует выделить, оттенить субъект действия. Обычно предложения с действительным залогом употребляются в настоящем времени, производя впечатление обмена информацией между адресатом и адресантом; исключение составляют тексты протоколов (слушали, выступили, постановили) и постановлений или решений коллегиальных органов (коллегия постановила...). Страдательный же залог употребляется, если факт свершения действия имеет большее значение, чем указание, кто его свершил. Если действие свершилось, используется совершенный вид, а если оно находится в развитии – несовершенный вид глагола. Сочетание оплатить за проезд является ошибочным: следует писать: «оплатить проезд», но «заплатить за проезд».

7. Недопустимость лишних слов и тавтологии (обозначения того же предмета, явления другими словами). Например, в предложении Необходимо полностью загрузить имеющееся оборудование слово имеющееся — лишнее: не станут же загружать оборудование, которого нет. Примером тавтологии являются сочетания в мае месяце, прейскурант цен, приемный пункт по приему заказов и т. п.

8. Соответствие сокращений слов, используемых в текстах документов, а также в других его реквизитах, действующим правилам орфографии и пунктуации, требованиям государственных стандар­тов и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.

При перечислениях (только в конце предложения) допускаются сокращения т.д. (так далее), т.н. (тому подобное), пр. (прочие), и др. (другие). Разрешается также сокращение союза т. е. (то есть). Могут сокращаться названия ученых степеней и званий, а также наименования должностей: проф. Сидоров И.И., канд. техн. наук Петров А.П., гл. бухгалтер Алексеева СВ., зам. директора Ковалев В.В. Слово «город» сокращается до буквы г. (с точкой), но это слово и его сокращение не употребляются при обозначениях городов Москва и Санкт-Петербург. Сложные слова, первой частью которых являются числительные, пишутся смешанным способом, через дефис: 70-летие, 25-милли-цвтровып, 10-тонный, но 20%-иый раствор. Должны использоваться только узаконенные сокращенные названия организаций, учреждений, предприятий, структурных подразделений и т. д.: спорткомитет, НТВ, АОЗТ, институт «Моспроект». _х9. Необходимость различения категории одушевленных и не­одушевленных существительных. Например, объявление Больные, не посетившие амбулаторию в течение трех лет, выписываются(выкладываются) в архив, а затем уничтожаются может нанести обиду тем, кому оно адресовано.

10. Тенденция к утрате местоимения я в деловом письме: субъект действия не обязательно выражается местоимением «я». Следует правильно использовать и местоимение он, которое, будучи универсальным обозначением для лиц и предметов, сохра­няет и указательное значение. Это местоимение может быть сред­ством обезличивания, фамильярности и т.д., поэтому требуется особая осторожность при использовании его в служебных доку­ментах.

11. Употребление вводных слов и оборотов, снимающих напря­женность тона изложения, – так, фраза Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам весьма категорична, а ее редакция: К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлет­ворена, – заметно снижает напряженность текста.

12. Использование в официальной письменной речи форм обра­щения, самой распространенной из которых является Уважаемый. Причем запятая после обращения придает письму будничный ха­рактер, а восклицательный знак, наоборот, указывает на то, что факту обращения придается особое значение. Уважаемые коллеги! – такая форма обращения уместна по отно­шению к лицам одной профессии. Более эмоциональный оттенок имеет выражение Дорогие коллеги! Нейтральный тон сохранится втом случае, если текст начинается так: Коллеги... Обращение, содержащее имя и отчество, приобретает несколько личный характер; включение же в формулу обращения фамилии адресата придаст тексту документа вежливо-официальный характер.

13. Объективность содержания официального письма, что обу­словливает, как правило, нейтральность тона изложения. В офици­альных письмах не допускается иронизирования, проявления грубости и т. п. Однако не следует впадать и в другую крайность и демонстрировать чрезмерную вежливость (не откажите в любез­ности и т. п.). Впрочем, современной деловой корреспонденции присуща скорее сухость, чем чрезмерная вежливость. Пример: Направляем Вам откорректированный вариант про­екта нового положения. Просим рассмотреть и утвердить. Адресант как бы не допускает того, что положение может быть не утверждено.