Розділ V

Аось деякі характеристики професійного голосу. Подумайте, які

зцих рис не притаманні вам і які вам потрібно набути Голос в оратора має бути: приємний; вібруючий; спокійний-гарно модульований; низького тембру, щирий; упевнений-інтонаційно забарвлений; виразний; природний.

Зверніть увагу на характеристики поганого голосу й визначте, чи є у вашому голосі ті властивості, яких потрібно позбутися: гугнявість, різкість та скрипучість, хриплість, високий пронизливий тембр, плаксивість, невпевненість, тихість нечутність, безбарвність, помпезність, монотонність.

Отже, самі оцініть власний голос. Вслухайтеся в нього й вирішіть, як саме він повинен звучати, бо основна функція голосу все ж комунікативна.

Дбайте про свій голос. Мовний апарат потребує ретельної уваги. І тому уникайте надмірної втоми й напруги, розслаблюйте час від часу шийні м'язи. Спокійний голос може лунати тільки зі спокійного тіла. Напружене тіло напружує голосові зв'язки, підвищує тон голосу, порушує резонанс і знижує звук. Активна експлуатація голосу вимагає тривалого відпочинку-мовчання. Тому тільки ви відчули, що голос починає відмовляти, зробіть кілька вправ: глибоко подихайте, прогуляйтеся хоча б недовго, побудьте наодинці і звичайно ж помовчіть. Теплий чай або вода з лимоном також сприяє комфорту горла. Ви повинні на холоді тримати горло в теплі, щоб захистити його віл температурних коливань. Пам'ятайте, що опікування власним голосом – це частина вашого існування.

Список рекомендованої літератури до V розділу

1.Карнеги Д. Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей. – К.: Глобус, 1995. – 223 с.

2.Толмачев А. В. Об ораторском искусстве. – 4-е изд. перераб. и доп. – М.: Политиздат, 1973. – 367 с.

3.Томан І. Мистецтво говорити. – К.: Вид-во політ. Літ. України, 1989. – 220 с.

4.Корніяка О. Мистецтво говорити: Чи вміємо себе поводити? –

К.: Либідь, 1995. – 96 с.

252	Українська мова за професійним спрямуванням

Писемна форма офіційно-ділового стилю. Документи,їх різновиди.

Розділ VI

ПИСЕМНА ФОРМА ОФІЦІЙНОДІЛОВОГО СТИЛЮ.

ДОКУМЕНТИ, ЇХ РІЗНОВИДИ

41.Що таке документ?

42.Класифікація документів

43.Реквізити документів

44.Вимоги до тексту документа і його формлення. Мова документів

45.Документи, їх різновиди.

46.Заява.

47.Пропозиція.

48.Резюме.

49.Особовий листок з обліку кадрів.

50.Довідка

§41. Що таке документ?

Живучи у суспільстві, люди не можуть постійно не обмінюватися інформацією, не можуть не фіксувати її в просторі. Деяку інформацію потрібно зберігати в часі, упродовж десятиліть, століть тощо. Носіями інформації (наукової, управлінської) є документи.

Документ (з лат. documentum – повчальний приклад, спосіб ведення) – це «засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумову діяльність людини»1.

Тлумачний «Словник української мови» в 11-ти томах дає такі визначення «документа»:

1.Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь.

2.Письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу.

3.Письмовийтвір,грамота,рисунокіт.ін.яксвідченняпрощось історичне, важливе (т. II, с. 356).

Документ має правове і господарське значення.

1Коваль А.П. Культура ділового мовлення. – К.: Вища школа, 1982. – С. 20.

Українська мова за професійним спрямуванням	253

Розділ VI

Документи виконують такі функції:

•служать писемними доказами якогось факту, джерелами певної інформації;

•відтворюють факти діяльності установи (організації, підприємства);

•виступають як предмет і як результат праці в управлінській діяльності.

Діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, на-

зивається діловодством (справочинством).

Завдання 1. Випишіть визначення терміна «документ» з різних підручників з ділового мовлення. Які основні поняття закладено в основу цього терміна.

Завдання 2. Допишіть речення: Документи мають значення: … Вони виконують такі функції: … Діловодством називається …

Завдання 3. Прочитайте текст.

Зовнішній вигляд документа є незаперечним свідченням стилю роботи управління, дисципліни і особистої культури працівників. Якщо документи виконані неохайно – значить в установі низька культура праці (це, насамперед, п'ятий або шостий примірник …, де загальний зміст ледве зрозумілий; це документи, надруковані на тонкому, прозорому папері, це документи, на яких резолюція закрила половину тексту та ін.) (Коваль А.П.).

II. Чому документ має бути охайно оформленим?

§42. Класифікація документів

Упрактичній діяльності установ (організацій, підприємств) зустрічаються документи різних видів (груп). Поділ на види (групи) здійснюється за такими ознаками: способом фіксації інформації,

змістом, найменуванням, видом, складністю, місцем виникнення, призначенням, напрямком, формою, строками виконання, гласністю, юридичною силою тощо.

254	Українська мова за професійним спрямуванням

Писемна форма офіційно-ділового стилю. Документи,їх різновиди.

Так, за способом фіксації документів розрізняють такі докумен-

ти: письмові, графічні, фото- і кінодокументи, фонодокументи.

Письмові документи – це рукописні і машинописні документи. Графічні документи – це документи, у яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, певних фігур, світлотіні.

До них відносяться малюнки, мапи, плани, схеми, рисунки. Фото- і кінодокументи – це документи, що створені способом

фотографування і кінематографії (кіно- і фотоплівки, фотокартки). Фонодокументи документи – це документи, що створені способом звукозаписування (звукозапис публічного захисту дисертацій,

засідань, зборів тощо).

За змістом (призначенням) одні дослідники поділяють до-

кументи на: організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, постачально-збутові тощо1.

Інші2 виділяють такі групи: документи щодо особового складу, довідково-інформаційні,обліково-фінансові,господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.

За найменуванням (назвою) розрізняють: вказівки, доручення,

заяви, звіти, накази, протоколи, службові записки та ін.

За видом (формою) документи бувають: типові (стандартні),

трафаретні, індивідуальні (нестандартні).

Типові документи – це документи, розроблені вищими органами для підвідомчих організацій. Вони мають обов'язковий характер.

Трафаретні документи – це документи, частина яких надрукована, а для змінної інформації залишено вільні місця (ця інформація має бути вдрукована або вписана).

Індивідуальні документи – це документи, які створюються індивідуально, кожного разу по-іншому. Це стосується службових записок, автобіографій та ін.

За складністю документи поділяють на: прості і складні. Прості документи містять інформацію з одного питання. Складні – з двох питань і більше.

За місцем виникнення (складання) розрізняють документи: вну-

трішні і зовнішні.

1Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К.: Либідь, 2000. – С. 6. 2Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: Літера, 2000. – С. 23.

Українська мова за професійним спрямуванням	255

Розділ VI

Внутрішні документи стосуються внутрішніх питань установи (підприємства, організації) і не виходять за її межі.

Зовнішні документи – це вхідна і вихідна кореспонденція. За напрямком документи поділяють на вхідні і вихідні.

За строками виконання розрізняють документи термінові й не-

термінові.

Термінові виконуються у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником. До таких документів відносяться і документи з позначкою «Терміново».

Нетермінові документи – це документи, які виконуються у строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За гласністю документи поділяють на: звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні та ін.

За юридичною силою розрізняють документи: справжні (істин-

ні), фальшиві (підроблені).

Справжні (істинні) – це документи, що створені за всіма правилами. Вони бувають чинні і нечинні. Нечинними документи стають тоді, коли втрачають юридичну силу з будь-яких причин.

Фальшиві (підроблені) – це документи, зміст яких чи їх оформлення не відповідають дійсності.

За стадіями виготовлення розрізняють документи: оригіна-

ли і копії.

Оригінали – це перші примірники офіційних документів.

Копії – документи, у яких точно відтворено інформацію з оригіналу. За походженнямдокументи поділяються на: службові і особисті. Службові документи – це документи, які створюються установами, організаціями, підприємствами та службовими особами, що їх представляють. Службові документи потрібно оформяти за

певним зразком.

Особисті документи – це документи, створені окремими особами поза сферою їх службової діяльності.

За терміном зберігання документи поділяють на:

а) документи тимчасового зберігання (до 10-ти років), б) документи тривалого зберігання (понад 10 років), в) документи постійного зберігання.

256	Українська мова за професійним спрямуванням

Писемна форма офіційно-ділового стилю. Документи,їх різновиди.

Завдання 1. Дайте відповіді на запитання:

На основі чого відбувається поділ документів на різні групи? Назвіть документи: за способом фіксації інформації,

–за змістом (призначенням),

–за найменуванням (назвою),

–за видом (формою),

–за складністю,

–за місцем виникнення (складання),

–за напрямком,

–за строками виконання,

–за гласністю,

–за юридичною силою,

–за стадіями виготовлення,

–за походженням,

–за терміном зберігання.

Завдання 2. Знайдіть правильне(і) визначення документа. Документ – це:

1)матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію;

2)аркуш із низкою запитань, який пропонують заповнити особі;

3)засіб закріплення різними способами інформації;

4)письмове офіційне повідомлення.

Завдання 3. Допишіть речення:

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є … Справочинство – це … Документи поділяються на оригінали і копії за (ознакою)…

Документи поділяються на документи щодо особового складу, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарськодоговірні, організаційні, розпорядчі за (ознакою)…

Документи поділяються на службові і особисті за (ознакою)… Документи поділяються на письмові, графічні, фото- і кінодоку-

менти, фонодокументи за (ознакою)… Розрізняють документи внутрішні і зовнішні за (ознакою)…

Документи поділяються на справжні (істинні), фальшиві (підроблені) за (ознакою)…

Українська мова за професійним спрямуванням	257

Розділ VI

Є документи термінові й нетермінові за (ознакою)… Розрізняють документи звичайні, для службового користування,

таємні, конфіденційні за (ознакою)… Документи поділяються на прості і складні за (ознакою)…

Як правильно сказати українською мовою?

Російська сполука	Українська сполука
по моему мнению	на мій погляд; на мою думку
по моим часам	намоєму годинникові; за моїм годинником
по молодости лет	черезмолоді літа; зважаючи на молоді літа
по мощности	за потужністю
по наблюдению	як спостережено; як спостерегли
по наведенным справкам	як ми довідалися; за нашими відомостями
по назначению	за призначенням
по направлению к	у напрямі до; у напрямку до
по направлению часовой	за годинником
стрілки
по напряжению	за напругою
по наследству	у спадщину; у спадок
по настоянию	на домагання
по настоящее время	до цього часу;
по наступлении срока	досі коли (як) настав (настане) термін
по небрежности	через недбальство
по невнимательности	через неуважність
по недоразумению	через непорозуміння
по недостатку средств	через брак засобів
по независящим обстоя-	з незалежних обставин (причин);
тельствам (причинам)	через незалежні обставини (причини)
по незнанию	черезнезнання; через необізнаність зпотреби;
по необходимости	у разі потреби
по непониманию	через нерозуміння
по непредвиденным	з непередбачених
обстоятельствам	причин
по непригодности	через непридатність

258	Українська мова за професійним спрямуванням