OБЛАСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ

¨ бухгалтерский и банковский учет;

¨ планирование распределение ресурсов;

¨ проектно-сметные работы;

¨ инженерно-технические расчеты;

¨ обработка больших массивов информации;

¨ исследование динамических процессов.

ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ

· анализ и моделирование на основе выполнения вычислений и обработки данных;

· оформление таблиц, отчетов;

· форматирование содержащихся в таблице данных;

. построение диаграмм требуемого вида;

· создание и ведение баз данных с возможностью выбора записей по заданному критерию и сортировки по любому параметру;

· перенесение (вставка) в таблицу информации из документов, созданных в других приложениях, работающих в среде Windows;

· печать итогового документа целиком или частично;

· организация взаимодействия в рабочей группе (коллективное использование, то есть распространение и просмотр электронных таблиц всеми участниками рабочей группы;

· работа в Internet(поиск данных и публикация информации) с помощью инструментария ЭТ.

1. Основные понятия

С помощью MS Excel создается документ, который называется электронной таблицей. Электронная таблица формируется в оперативной памяти компьютера. В дальнейшем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск для хранения, печатать.

Среда MS Excel имеет традиционный вид окна для приложений MS Windows :

• строка заголовка - название программы, имя рабочей книги, кнопки управления окном;

• главное меню - основные команды управления электронной таблицей ;

• панель инструментов - пиктограммы для вызова наиболее часто выполняемых команд.

• строка формул предназначена для отражения вводимых в текущую ячейку данных и просмотра результата вычисления по формуле.

Рабочая область - двумерная таблица ячеек (рабочий лист таблицы) .

Рабочий лист максимально может иметь 256 столбцов и 65 536 строк.

Ячейка образуется пересечением строки и столбца и имеет свой уникальный адрес (ссылку). Например, ячейка, находящаяся на пересечении столбца С и строки 4, имеет адрес С4. Адреса используются при записи формул или обращении к ячейкам. Нумерация строк - 1, 2, 3, 4 ... Нумерация столбцов - A,B,C,D,E,F ...Z, AA, AB, AC, ...IV.

Набор листов - рабочая книга. Каждая рабочая книга может иметь максимум 256 листов.

По умолчанию листы называются: Лист 1, Лист 2, и т.д. Эти имена выводятся на ярлычках, расположенных в нижней части окна рабочей книги.

Рабочая книга– это обычный документ или тип файла с расширением xls в Microsoft Excel for Windows .

Режимы работы

• Режим готовности ("Готово"). В этом режиме происходит выбор текущей ячейки или

выделение блока ячеек. Курсор - жирный крест, рамка жирная.

• Режим ввода данных ("Ввод"). Происходит посимвольный ввод данных с клавиатуры в текущую ячейку или частичное изменение данных в ячейке. Введимыые данные отображаются в ячейке и в строке формул . Курсор - вертикальная черта, рамка тонкая.

. В этих режимах переход в другой режим выполняется двойным щелчком по ячейке.

• Режим главного меню. Каждый элемент главного меню предоставляет пользователю возможность выбора команд и подрежимов из иерархической системы меню. После выполнения команды происходит возврат в режим готовности.

• Режим отображения значений. Является рабочим состоянием таблицы. При этом в ячейках, хранящих формулы, отображаются результаты вычислений.

• Режим отображения формул. Используется при формировании и отладке таблицы. В ячейках отображаются формулы. (ctrl +` )

МОДЕЛЬ ЯЧЕЙКИ В EXCEL

 

Каждая ячейка таблицы имеет следующие характеристики:

           

• адрес

• содержимое

• изображение

• формат

• имя

• примечание (комментарий)

Адрес ячейки - номер столбца и строки, используется в формулах (в виде относительной, абсолютной или смешанной ссылки, а также для быстрого перемещения по таблице.

Содержимым ячейки может быть:

• число (целое со знаком или без (-345), дробное с фиксированной точкой (253,62) или с плавающей точкой (2,5362е+2));

• текст;

• формула

Изображение - то, что пользователь видит на экране монитора. Если содержимым ячейки является формула, то изображением будет ее значение. Текст, помещенный в ячейку, может быть “виден” целиком, либо (если соседняя ячейка не пустачсатично

Изображение числа зависит от выбранного формата. Одно и то же число в разных форматах (дата, процент, денежный и т.д.) будет иметь различное изображение.

Формат ячейки – прежде всего формат представления информации – числовой (целочисленный, дробный), денежный, текстовый, дата и время, процентный и др.

Кроме того, формат понимается как совокупность характеристик шрифт, цвет символов, вид рамки, цвет фона, выравнивание по границам ячейки, защита ячейки и т д.

Имя - используется как замена абсолютного адреса ячейки для использования его в формулах.

Использование определенных имен облегчает понимание назначения формулы. Например, формулу =СУММА (Продано_в_первом_квартале) легче опознать и понять, чем =СУММ(C20:C22).

ПРИМЕР 1. Если назначить ячейке А20 имя “Х”, В20 имя “Y”, то в C20 можно поместить формулу:

=X^2 + Y^2

вместо формулы

=A20^2 + B20^2.

Но при копировании формулы адрес ячейки меняться не будет.

ПРИМЕР 2. На листе ЛИСТ1 выделен диапазон A1 : C10, для которого задано имя Example1.

Формула

=МАКС(Example1)

возвращает максимальное значение в данном диапазоне, причем эту функцию можно использовать на разных листах книги. Формула

= A6 Example1

определяет ячейку A6 из диапазона Example1. Здесь использована операция ‘ ‘ ( пробел ) – пересечение диапазонов.

Присвоить имя диапазону или ячейке можно следующим образом:

-Выделить диапазон

-В меню Вставка->Имя->Присвоить

-В окне Присвоение имени ввести имя, нажать кнопку OK

Примечание - сопроводительный текст к содержимому ячейки. Ввести примечание в ячейку можно с помощью меню ВСТАВКА / ПРИМЕЧАНИЕ. Ячейка, имеющая примечание, отмечается в рабочем листе точкой в правом верхнем углу.

Функции и формулы

Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления на странице.

Формула начинается со знака равенства (=).

=Выражение

Пример формулы, умножающей 2 на 3 и прибавляющей к результату 5.

=5+2*3

Формула также может включать следующие элементы:

• Вызов функциии (Функция - стандартная формула, которая возвращает результат выполнения определенных действий над значениями, выступающими в качестве аргументов. Функции позволяют упростить формулы в ячейках листа, особенно, если они длинные или сложные.),

• ссылки,

• константы (Константа. Постоянное (не вычисляемое) значение. Например, число 210 и текст «Квартальная премия» являются константами. Выражение и результат вычисления выражения константами не являются..

• операторы (Оператор. Знак или символ, задающий тип вычисления в выражении. Существуют математические, логические операторы, операторы сравнения и ссылок.)

Пример формулы =ПИ()*А2^2

Элементы данной формулы

• Функция ПИ() возвращает значение числа Пи: 3,142...

• Ссылка A2 возвращает значение ячейки A2.

• Константа 2 .

• Оператор ^ возводит число в степень, а звездочка * - выполняет умножение.

Функции — заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке. Эти функции позволяют выполнять как простые, так и сложные вычисления. Например, функция ОКРУГЛ(А10) округляет число в ячейке A10.

Синтаксис вызова функции:

=Имя_функции ( арг1; арг2; . . . )

вызов функции начинается со знака равенства (=), за ним следует имя функции, открывающая скобка, список аргументов, разделенных ‘;’ закрывающая скобка.

Типы аргументов функций:

• число,

• текст,

• логическое значение (ИСТИНА и ЛОЖЬ),

• массивы (диапазон)

• ссылки на ячейку ( например, B3 представляет ссылку на ячейку, находящуюся на пересечении столбца B и строки 3.)

• константы (постоянные значение. Например, число 210 и текст «Квартальная премия» являются константами)

Массив. Объект, используемый для получения нескольких значений в результате вычисления одной формулы или для работы с набором аргументов, расположенных в различных ячейках и сгруппированных по строкам или столбцам. Диапазон массива использует общую формулу; константа массива представляет собой группу констант, используемых в качестве аргументов.),

Функция может возвращать результат одного из указанных типов, а также значение ошибки (например #Н/Д),

функция тоже должна возвращать логическое значение, иначе появится сообщение об ошибке «#ЗНАЧ!».

	J		K
1	10		text
2	10		#ЗНАЧ!
		J		K
1		10		text
2		=ABS(J1)		=ABS(K1)