34. Структура асу предприятия (отдела, подразделения), Организация работы отдела асу. Должностная инструкция начальника отдела автоматизированных систем управления

Для современных средних и крупных компаний характерна сложная инфраструктура, связанная с многопрофильностью подразделений, их территориальной удаленностью и различным производственным потенциалом. Эти подразделения имеют тесную взаимосвязь как производственного, так и финансового характера.

Жизнеспособность таких компаний, их устойчивость зависят от проведения единой производственно-экономической политики в каждом из его подразделений. Отсюда вытекает потребность в их тесном информационном взаимодействии и централизованном контроле. Без комплексной системы автоматизации нельзя наладить надежную информационную связь между отдельными структурными подразделениями.

Как полное отсутствие автоматизации, так и ее некомплексный характер (автоматизация отдельных участков, подразделений или процессов) не позволяют обеспечить должное качество взаимодействия подразделений и управления компанией. Отсутствие единой системы управления приводит к недостаточному обмену информацией между подразделениями компании, к неполноте и дублированию данных, к несвоевременности их поступления. Все это снижает эффективность управления, затрудняет анализ исходной информации и служит источником принятия ошибочных управленческих решений.

Поэтому построение единой информационной системы управления является важным фактором делового успеха, одним из ключевых элементов стратегии развития компаний, особенно компаний с территориально-распределенной структурой.

Цели, которые достигаются при внедрении комплексной АСУ (К-АСУ), можно коротко сформулировать следующим образом:

-иерархическое управление и контроль, -автоматизированный оперативный учет ресурсов (ценностей,кадров...) и их потоков, -хранение и автоматизированный поиск информации, -помощь в принятии управленческих решений, -автоматизация документооборота, внедрение безбумажных технологий, -уменьшение персонала и требований к его квалификации.

Использование к-асу позволяет:

а)повысить управляемость компании

-обеспечить соответствие системы управления предприятием, его организационно-штатной структуры новым рыночным условиям, -обеспечить прозрачность деятельности подразделений, филиалов, дочерних компаний, что, в свою очередь, позволит принимать управленческие решения на основе полной, достоверной и оперативной информации, -ускорить получение оперативных данных о финансово-хозяйственной деятельности предприятия и повысить их достоверность, -сделать более точными и оперативными оценки показателей деятельности как предприятия в целом, так и конкретных производств, служб, подразделений, филиалов, -получать все виды внутренней и внешней отчетности в режиме реального времени, -увеличить оперативность и достоверность информации о задолженностях, взаиморасчетах (зачетах) с поставщиками и клиентами, -управлять дебиторско-кредиторской задолженностью, в том числе и при сложных схемах взаимозачетов, -повысить оперативность формирования и контроля производственно-финансовых планов предприятия, управления доходами и расходами, движением ресурсов, в том числе денежных средств, -оперативно реагировать на изменение ситуации: формировать производственно-финансовые планы с учетом оперативных показателей деятельности предприятия, стратегических целей и особенностей деятельности предприятия, -уменьшить время получения необходимой информации от подразделений и увеличить степень ее детализации, что позволит принимать решения на основе анализа полной и оперативной информации, -аналитическим службам проводить расчеты на основе единого банка данных, -руководителям среднего звена анализировать деятельность своего подразделения в связи с общим состоянием и задачами предприятия, -повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями и филиалами, -гарантировать полную безопасность данных на всех этапах обработки информации,

б)улучшить организацию управленческого труда

-снизить долю ручного труда и повысить его производительность, -улучшить делопроизводство в компании за счет оптимизации документооборота, стандартизации первичного учета документов и автоматизации наиболее трудоемких процедур, -изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях, -снизить трудоемкость сбора и обобщения (консолидации) данных территориально-распределенных подразделений,

в)снизить расходы и потери

-снизить расходы на делопроизводство компании за счет автоматизации процессов обработки информации и упрощения доступа сотрудников компании к информации, -вести налоговое планирование и уменьшить потери от налогов, -увеличить эффект от использования временно свободных денежных средств, -снизить накладные расходы, -уменьшить процент брака, -обеспечить надежный учет и контроль за поступлением и расходованием денежных средств на всех уровнях управления.