Раздел III Виды документов

Тема 3.1. Основные признаки классификации документов

Дискуссионные вопросы классификации документов в работах Н.Н. Кушнаренко, Ю.Н. Столярова, Г.Н. Швецовой-Водки и др.

Критерии классификации документов по информационным признакам:

– целевому назначению (справочные, художественные, научные, научно-популярные, духовно-просветительные, учебные и др.);

– степени распространенности сведений (опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные);

– уровню обобщения информации (первичные, вторичные);

– способу восприятия (человековоспринимаемые, машиночитаемые);

– каналу восприятия (визуальные, тактильные, аудиальные, комбинированные);

– способу записи (рукописные, механические, магнитные, лазерные, печатные, фотографические, кинематографические);

– характеру знаковых средств, применяемых для фиксирования информации (текстовые, иконические, идеографические, матричные, звучащие, комплексные).

Критерии классификации документов по особенностям материального носителя:

– материалу носителя (бумажные, пленочные, пластиночные);

– форме носителя (листовой, кодексовый, карточный, дисковый, ленточный).

Критерии классификации документов по внешним условиям бытования:

– времени появления (оригиналы, копии);

– месту происхождения и распространения (местные, региональные, национальные, государственные, иностранные).

– ценности (документы-артефакты): ценные, особо ценные, уникальные, редкие; книжные памятники.

Тема 3.2. Рукописные документы

Рукопись как исторически первый способ фиксирования информации на материальном носителе. Древнейшие формы рукописных документов (глиняные таблички, папирусные свитки, граффити и др.). Эволюция средств и методов рукописного способа записи информации. Причины усложнения процесса документирования информации. Современное содержание термина «ручной (рукописный) документ». Рукопись как авторский оригинал. Документы, имеющие юридический статус «на правах рукописи». Рукопись и машинопись. Малотиражные издания. Соотношение и взаимосвязь терминов «рукописный документ» и «неопубликованный документ». Центры хранения рукописных документов и малотиражных изданий: архивы, библиотеки, музеи,органы ГСНТИ, издательства и др. Управленческая документация (рукописная и машинописная) в делопроизводстве современных учреждений и организаций.

Тема 3.2.1. Управленческие (деловые) документы

Особенности управленческого (делового) документа. Типы управленческих документов: организационные, распорядительные, информационно-справочные, учетно-финансовые, по личному составу, по внешнеэкономической деятельности. Специфика создания управленческих документов. Реквизиты (обязательные и второстепенные). Формуляр-образец.

Создание, систематизация и обработка управленческой документации как предмет делопроизводства.

Видовая классификация управленческих (деловых) документов:

– в зависимости от автора (официальные, личные);

– по сфере использования (внутренние, внешние);

– по стадии создания (черновой, беловой; оригинал, копии-выписки и копии-отпуски);

– по направлению деятельности (исходящие, входящие);

– по сроку хранения (временного хранения, длительного хранения, постоянного хранения);

– по сроку исполнения (несрочные, срочные);

– по гласности содержания (открытые, ограниченного распространения);

– по степени формализации (индивидуальные, стандартные);

– в зависимости от структуры текста (рассказ, описание, размышление).