Информационные технологии управления / Лекции / 4.2.Оценка эффективности внедрения ИТ

ОС

из-за

отсутствия

информационно-

Управление

осуществления

эффективной

аналитической

приобретением,

инвестиционных

информационно-

поддержки

обновлением

и

мероприятий и КС.

аналитической

поддержки

механизма

выбытием ОС

Прогноз

и

анализ

этого процесса

обоснования

(стыковка

с

обеспечения

ОС

на

инвестиций

в

"Инвестициями")

среднесрочный период.

ОС

Рис. 1

Согласно принятому решению внедрение АИС "Управление основными средствами" в организации ведется поэтапно. На 1-м этапе в качестве первоочередных задач выделены задачи учетного характера, и в 2001 г. они были запущены в промышленную эксплуатацию".

С 2002 г. продолжилось проектирование 2-й очереди системы, которая должна была охватить решение задач по следующим модулям:

Планирование и учет технического обслуживания и ремонта ОС;

Планирование текущих затрат, связанных с содержанием основных фондов;

Планирование доходов, связанных с эксплуатацией и выбытием

ОС.

Перед рабочей группой по проектированию и внедрению 2-й очереди системы была поставлена задача оценки экономической эффективности внедрения обозначенных модулей. Поскольку это произошло на ранних стадиях проектирования, именуемых как 'Формирование требований к АС' и 'Разработка концепции АС' (ГОСТ 34.601.90 Автоматизированные системы. Стадии создания.), появилась возможность работу по оценке экономических выгод интегрировать в процесс проектирования системы. Это позволило участникам данного процесса понять, ради каких экономических выгод, осуществляется разработка и внедрение обозначенного комплекса АИС, а работникам функциональных подразделений (Департамента по обслуживанию зданий,

сооружений и оборудования; Планово-экономическому департаменту,

Департаменту учета и отчетности), а также менеджменту компании - оказать активное содействие их идентификации.

20

Ниже приводится описание основных этапов процесса оценки экономической эффективности ("доходной" части) АИС "Управление основными средствами" (2-я очередь) в соответствии с выбранной Методикой.

Этап 1 - Структуризация проблем, целей, задач.

На первом этапе укрупненное структурное дерево всего комплекса задач системы было уточнено и детализировано для задач 2-й очереди системы. Во-

первых, такая детализация коснулась "проблемного" блока, в рамках которого были сформулированы четыре основные проблемы:

Отсутствие оперативных и достоверных данных о составе,

структуре и затратах на ТО и ремонт ОС (П1);

Избыточные расходы на содержание и ремонт ОС (П2);

Отсутствие информационно-аналитических механизмов оптимизации состава затрат на содержание и ремонт ОС (П3);

Наличие потерь доходов из-за недостоверности данных и некачественного планирования доходов по продаже и сдаче в аренду ОС

(П4).

Во-вторых, выполнена количественная оценка ориентировочной

"стоимости" этих проблем для компании.

Например, стоимость проблемы "Избыточные расходы на содержание и ремонт ОС (П2)" была оценена следующим образом.

Согласно действующим нормативам ежегодные расходы на техническое обслуживание и ремонт ОС в данной организации не должны превышать 5,72%

от балансовой стоимости по совокупности наличной структуры ОС. В

данном случае это составило 905 млн. руб. Однако, за 2001 г. указанные расходы составили 1065 млн.руб., а в 2002 г. ожидаются затраты по указанной статье затрат в размере 1115 млн.руб. Таким образом, избыточные расходы на ТО и ремонт оборудования максимально составляют около 210 млн.руб., что образует максимальную цену проблемы.

Рассмотрим, как была найдена цена проблемы "Наличие потерь доходов

21

из-за недостоверности данных и некачественного планирования доходов по

продаже и сдаче в аренду ОС (П4)".

За предыдущие 2000-2001 гг. около 4% ОС не использовалось в собственном производственном процессе, что составило 600-620 млн.руб.

Выбытие ОС в 2001 г. составило 450 млн.руб., а в 2002 г. ожидается на сумму

890 млн.руб. При этом официальные доходы от сдачи в аренду неиспользуемого имущества составили 4,9-5,5 млн. руб. , что не окупает даже среднерасчетных по организации затрат на ТО и обслуживание ОС Стоимость возвратных отходов и лома по выбывшим ОС составила 90 тыс. руб. в 2001 г. и,

оценочно, около 130 тыс. руб. в 2002 г. Экспертно можно оценить, что затраты от сдачи в аренду неиспользуемых ОС должны хотя бы совпадать со среднерасчетными затратами на их ТО и ремонт, т.е. составлять до 35 млн.руб.

Соответственно, не меньше должна составлять и выручка от реализации излишнего имущества. А объем возвратных отходов при реализации и выбытии ОС должен составить около 1% от их балансовой стоимости, т.е. достигнуть величины до 8,9 млн.руб. При таком "оптимальном" сценарии дополнительный доход от сдачи в аренду и реализации ОС может составить около 40 млн.руб.,

что образует максимальную цену проблемы.

Для получения количественных оценок в Планово-экономическом департаменте и департаменте учета и отчетности были собраны фактические значения экономических показателей, которые приведены в Табл. 1.

Табл. 1

Исходная экономическая информация об организации (млн.руб.)

Показатели	2001 г.	2002	г.
		(оценочно)
Объем выпуска продукции (в постоянных ценах)	7485	7504
Себестоимость продукции (в постоянных ценах)	6895	7009
Рентабельность продаж	7,88%	6,6%
Удельный вес условно-постоянных расходов	55%	54%
Балансовая (первоначальная) стоимость ОС,	15803
в т.ч. оборудование	9187			22

Остаточная стоимость ОС			7112
Первоначальная	стоимость	выбываемых	450	890
(списываемых) ОС
Выручка от продажи ОС			12,1	8,6
Стоимость возвратных отходов по выбываемым			0,09	0,13
ОС
Средний срок службы ОС (взвешенный по			14,1
стоимости ОС), лет			9,8
в т.ч. оборудование, лет
Материальные запасы (на складе, в производстве)			89	107
ремонтных подразделений
Затраты на ремонт и техобслуживание			1065	1115
оборудования, зданий и сооружений
Доходы от сдачи в аренду ОС			4,9	5,5
Платежи по аренде имущества			28	45

Далее была проведена оценка "интегральной цены" всех проблем.

Заметим, что суммарная стоимость потерь организации, связанных с наличием вышеобозначенных проблем, не является простой арифметической суммой "стоимости" каждой из них. Эффекты от разрешения проблем П2 и П3

связаны со снижением затрат организации, следовательно, получаемая экономия увеличивает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Значит,

сокращение ежегодных затрат организации на 210 млн.руб. (цена П2) может увеличить чистую прибыль организации на 210*(1-0,24)=160 млн.руб.

ежегодно.

Получение эффекта по проблеме П4 связано с увеличением дохода,

который для приведения его к элементам чистого денежного дохода должен быть уменьшен на величину соответствующих расходов, связанных с получением данных доходов, а затем полученная прибыль скорректирована на величину дополнительного налогообложения по налогу на прибыль.

Предположив, что расходы, связанные с получением дополнительных доходов в результате разрешения проблемы П4, не превысят 10% от размера доходов,

можно считать, что ежегодная чистая прибыль организации в этом случае может быть увеличена на [40*(1-0,1)*(1-0,24)]=27,4 млн.руб.

23

Итак, после проведения подобных корректировок можно ориентировочно оценить "стоимость" полного разрешения проблем П1-П4 - чистый денежный доход организации может вырасти примерно на 324 млн.руб.

Эксперты предприятия расценили полученную оценку как весьма реалистичную величину. Поэтому в дальнейшем было принято решение не пытаться количественно определить "цену" отдельных задач, а после выявления факторов качественного улучшения системы управления основными фондами на нижних уровнях и соответствующих факторов экономической эффективности (анализ 'сверху-вниз'), обобщить полученные оценки и в случае существенного расхождения получаемых интегральных величин - вернуться к определению "цен" отдельных задач.

При этом было учтено, что устранению идентифицированных проблем способствует не только АИС "Управление основными фондами", но и другие элементы системы управления основными средствами. Поэтому логично было бы ожидать, что оценка "снизу-вверх" может оказаться несколько ниже оценки

"сверху-вниз", поскольку учитывает степень воздействия на решение обозначенных проблем только со стороны информационной системы..

Кроме определения 'цены' проблем на данном этапе были подробно расписаны задачи 2-го и 3-го уровней в четком соответствии с техно-рабочим проектом 2-й очереди системы. Фрагмент такого структурирования приведен в Таблице 2.

Табл. 2

Структуризация проблем П1 и П2

Проблемы	,	Цели		Задачи I	Задачи II		Задачи III
требующие
решения
Отсутствие		Обеспечение		Информационно-	Планирование		1.1.Определение/
оперативных		оперативности		аналитическая	и	учет	корректировка
и		получения		поддержка	технического		регламента		ТО и
достоверных		первичной,		процесса	обслуживания		ремонтных		стратегий
данных	о	обобщенной,		управления	и	ремонта	по	конкретным
составе,		аналитической		жизненным	ОС		видам/	комплексам
структуре	и	и	отчетной	циклом ОС и			ОС
затратах	на	информации по		планирования
							1.2.Формирование			24

ТО и ремонт	ОС:		использования			графиков и	состава
ОС (П1)	систематизация		ОС в производ-			ТО и ремонта ОС
	данных	о	ственном
						1.3.Согласование
	техническом		процессе
						сроков приостановки
	обслуживании
						использования	ОС	в
	и ремонте ОС
						производственной
						деятельности	для
						проведения ремонта
						1.4.Формирование
						заявки на материалы,
						запчасти,
						комплектующие		и
						заказ	услуг,
						необходимых	для
						проведения	ТО	и
						ремонта
Этап 2 - Идентификация факторов экономической эффективности
Работа	на данном		этапе была посвящена		выявлению качественных

улучшений в рамках бизнес-процессов, обеспечивающих решение задач 3-го уровня, а также выявлению тех экономических выгод, к которым приводят данные улучшения. Она была построена путем формирования рабочих "мини-

групп" по конкретным задачам. Всего было создано 5 мини-групп, каждая из которых несла ответственность за несколько задач. В каждую группу входили:

1-2 представителя Департамента информационных технологий из проектной группы по АИС;

1-2 представителя департамента, отвечающего за выполнение соответствующих бизнес-процессов, в наибольшей степени были задействованы работники Департамента по обслуживанию зданий, сооружений и оборудования;

представитель смежного функционального подразделения например, Департамента материально-технического обеспечения, или основного производственного подразделения, или Департамента учета и отчетности;

представитель Планово-экономического подразделения.

В результате работы таких мини-групп на самом низшем уровне были выявлены те качественные улучшения, которые будут получены в результате

25

внедрения 2-й очереди АИС. Было принято решение, что они должны быть

сформулированы, как минимум, на двух уровнях:

1- с позиции непосредственного исполнителя данного бизнес-процесса;

2- с позиции менеджмента того департамента, который отвечает за выполнение соответствующей задачи.

После этого с помощью методической поддержки эксперта-экономиста мини-группы попытались сформулировать экономические выгоды, к которым приводят обозначенные качественные улучшения 2-го уровня. При этом,

практически все их участники утверждали, что для них существенным первоначальным импульсом и практическим подспорьем стало использование на качественном уровне типовых эффектов из "Библиотеки показателей и факторов экономической эффективности внедрения информационных технологий" (Приложение к Методике). В частности, экспертами мини-групп были использованы следующие типовые экономические показатели экономического эффекта:

Сокращение средних сроков выполнения работ по ТО и ремонтам;

Сокращение потерь от срыва графиков из-за сбоев и ошибок в планировании поставок, неполной или утерянной информации;

Сокращение потребности в материально-технических ресурсах;

Сокращение налога на имущество за счет оптимизации активов;

Сокращение потребности в запчастях и их запасах на складе.

Остальные экономические выгоды были сформулированы мини-группами самостоятельно, а часть формулировок была адаптирована к типу решаемых задач. Результаты были обобщены в рамках оценочного блока сводной матрицы

(фрагмент матрицы М1 приведен в Табл. 3).

В процессе данной работы специалисты подразделений-пользователей выступали как эксперты, которым наиболее достоверно известны потенциальные резервы предприятия. Поэтому после коллективного обсуждения и оценки обозначенные факторы получили экспертные количественные оценки, большинство из которых приведены в виде "вилки"

26

- доверительного диапазона оценки - в последнем столбце матрицы М1 (см.

Табл. 3).

Табл. 3

М1:

Матрица

формирования

факторов

экономической

эффективности (фрагмент)

Постановочный блок

Оценочный блок

Структура:

Факторы

улучшения бизнес-

Факторы

Количес-

процессов

экономической

твенное

выгоды

выраже-

ние

:

Задачи II

Задачи III

на

нижнем

на

верхнем

уровне

уровне

Планирование

1.1.Определение/

Простота

Снижение

Снижение

40-50%

и

учет

корректировка

назначения

трудоемкости

трудоемкости

техничес-кого

регламента ТО и

регламента

назначения ТО

выполняемых

обслуживания

ремонтных

ТО и ремонта

и

ремонтных

бизнес-

и

ремонта

стратегий

по

за

счет

стратегий;

операций;

ОС

конкретным

типизации

Снижение

Снижение

90%

видам/

Улучшение

ошибок

в

ошибок

в

комплексам ОС

состава

установленном

регламентах

и

регламента за

регламенте;

графиках и как

4-7%

счет анализа

Улучшение

следствие:

состава

Сокращение

регламентов за

сроков

счет анализа

выполнения

ТО и ремонтов

1.2.Формирование

Упрощение

Повышение

за

счет

1-1,5%

графиков

и

выполнения

качества

качества

состава ТО

и

бизнес-

графиков;

планирования

ремонта ОС

операций,

в

Снижение

Увеличение

т.ч. внесения

трудоемкости;

сроков

работы

изменений;

Минимизация

оборудования

Наглядность.

ошибок

и

за

счет

более

снижение

качественных

потребности

в

регламентов

доп.контроле;

Снижение

усилий

руководства

по контролю и

проверке

качества;

27

Этап 3 - Количественная оценка факторов экономической

эффективности

Целью данного этапа было получение конкретных экономических оценок по тем факторам экономической выгоды поддающимся обобщениям. Для этого была поставлена задача их трансформации в такие показатели экономической эффективности, которые можно структурировать в соответствии с классификацией значимых факторов экономической эффективности:

Минимизация упущенного дохода или формирование новых

источников дохода;

Снижение текущих производственных

(эксплуатационных) затрат;

Снижение административно-управленческих затрат;

Минимизация налоговых и других обязательных выплат;

Снижение потребности в капитальных затратах;

Увеличение оборачиваемости текущих активов;

Повышение капитализации компании.

По каждому такому фактору требовалось получить оценку, выраженную в абсолютных величинах, рассчитанных на основе фактических данных по организации. Допускалось разделение одного фактора экономической выгоды на несколько, по которым было легче получить количественную оценку в требуемой форме. Одновременно ставилась задача выявления дублирующих факторов, их обобщения и оценки их совместного эффекта.

Для выполнения данной работы была сформирована мини-группа по количественным экономическим оценкам, в состав которой входили:

представитель Планово-экономического департамента;

представитель Департамента учета и отчетности;

эксперт-экономист (специалист по методическим вопросам).

Представители организации отвечали за получение достоверных

исходных данных для расчетов и обеспечение конкретных расчетов, а

28

эксперт оказывал методическую помощь по применению логико-расчетных формул получения искомых оценок.

Коллективно полученные и одобренные результаты оценок были сведены в единую сводную ведомость - матрицу М2 (см. Табл. 4). Ячейки матрицы содержали количественное выражение эффекта, достигаемого по данному фактору эффективности (столбец матрицы, обозначенный буквой русского алфавита) за счет реализации данной задачи (строка матрицы). Отдельно были приведены пояснения по методике получения каждого конкретного показателя

(см. Табл. 4). Помимо численных значений показателя в ячейках матрицы М2

определен целесообразный период влияния данного фактора.

Обобщение численных значений по столбцам (факторам экономической эффективности) матрицы М2 позволяет уже на предварительном этапе оценить значимость (степень влияния показателя) в соответствующей группе значимых факторов экономической эффективности.

Табл. 4

Описание методов расчета значений факторов экономической

эффективности в матрице М2 (фрагмент)

#	Исходные данные					Порядок расчета				Результи-
										рующее
										значение
:	:					:				:
И-1.3	Повышение		согласованности			Увеличение	эффективного			1,73-2,88
	работы	подразделений		(снижение		рабочего		времени млн.руб./год
	ошибок при согласовании планов)					оборудования:
	обеспечивает					16,1(сред.число			дней
	3-5%-ное сокращение простоев в					простоя в ремонте)*(3-
	производственном			процессе		5%)*16час.=7,73-12,88
	(Данный фактор приводит к					час/год
	возможности		увеличения		объема	Увеличение объема			произ-
	производства		продукции за		время	ва:
	увеличения		эффективного		фонда	7,73-12,88			час.
	рабочего	времени оборудования.				/4820час(эф.фонд			работы
	Условимся		считать	постоянное		оборудования	в	год)*2300
	значение		фондоотдачи			млн.руб.		(стоимость
	оборудования, равное			величине		ремонтируемого		в	год
	фондоотдачи ОС в целом по орг-					оборудования)
	ции ХХ = 47 коп. с каждого рубля					*0,47(фондоотдача ОС) =
	ОС.)					1,73-2,88 млн.руб.

29