1.9.4 Вычисление процентов

В любом отчете, группирующем и суммирующем данные, можно определить долю внешнего промежуточного или общего итога, приходящуюся на конкретную сумму. Это возможно в силу того, что MS Access дважды просматривает данные отчета. При первом проходе вычисляются значения выражений в детальных строках, итоговые значения для групп, общие итоги для всего отчета и определяется длина отчета. При втором проходе вычисляются все выражения, ссылающиеся на итоги, рассчитанные во время первого прохода.

Следовательно, в области данных и разделах, содержащих итоги для групп, можно создать выражение для вычисления процентов от общих сумм или промежуточных сумм, рассчитанных для группировки более высокого уровня. Создав выражение для нахождения процентов от суммы, устанавливается свойство Формат поля в значение Процентный. В режиме просмотра можно убедиться, что в итогах по группе отразится процент от общего итога.

1.9.5 Вычисление итогов с накоплением

Наряду с вычислением итогов в разделах групп можно создавать итоги с накоплением в области данных. Свойство Сумма с накоплением любого числового поля, размещенного в области данных, позволяет вычислять итоги, которые обнуляются в начале каждой группы или накапливаются на протяжении всего отчета. Разместив в области данных поле, нужно установить для него в свойстве Данные имя того поля, для которого вычисляется сумма, а в свойстве Сумма с накоплением – значение Для группы.

1.10 Создание отчета с помощью Мастера отчета

В окне Новый отчет необходимо выбрать режим Мастер отчетов, в качестве источника данных указать нужную таблицу или запрос. Затем по шагам выполняются следующие действия:

• в окне Создание отчетов выбирается источник данных для отчета (таблица или запрос);

• в списке доступных полей нужно выбрать поля, которые следует включить в отчет;

• в следующем диалоговом окне нужно указать поля для группировки;

• далее задается порядок сортировки. Для упорядочивания записей с помощью сортировки можно выбрать до четырех полей. Если ранее была группировка поля под заголовком, то для сор­тировки выбираются те поля, для которых была задана группи­ровка. Но если поля для группировки не заданы, то сортируются все записи;

• на вкладке Итоги можно подвести итоги с применением итоговых функций;

• выбрать требуемый вид макета отчета и требуемый стиль, указать название отчета.

1.11 Просмотр готового отчета

Режим предварительного просмотра предназначен для того, чтобы посмотреть, как будет выглядеть отчет на печати. Редактирование отчета в этом режиме невозможно.

Для просмотра других страниц отчета нужно воспользоваться полем номера страницы и кнопками перехода, которые расположены в нижней части окна просмотра. Окно просмотра также позволяет просмотреть несколько страниц одновременно с помощью кнопки Несколько страниц.

2 Порядок выполнения работы

2.1 Открыть созданную ранее базу данных Учебная с таблицами Хозяйства и Продукция.

2.2 Создать автоотчет в столбец по таблице Продукция и сохранить его с именем Отчет №1.

2.3 Создать ленточный автоотчет по таблице Хозяйства и сохранить его с именем Отчет №2.

2.4 Отрыть ленточный автоотчет по таблице Хозяйства в режиме Конструктора и отредактировать его следующим образом:

– оставить только поля Шифр, С/х зона, Название, Направление, Сенокосы, Пастбища, Пашни, удалив лишние надписи и поля;

– добавить уровень группировки по полю С/х зона по полному значению, указать сортировку по убыванию (с помощью кнопки Сортировка и группировка), установить вывод Заголовка и Примечания группы;

– поле С/х зона переместить из области данных в заголовок группы;

– в примечании группы добавить новое поле и надпись с помощью панели элементов;

– изменить надпись, например, Максимальная площадь сенокосов;

– для нового поля вызвать окно свойств и с помощью Построителя выражений и встроенных функций вычислить максимальное значение по полю Сенокосы. В результате получится выражение: =Max([Сенокосы] ;

– в примечании группы вычислить среднее значение площадей пастбищ;

– задать стиль оформления отчета и его название;

2.5 Просмотреть отчет на экране, проанализировать его содержание (группировка, итоговые поля, области отчета).

2.6 Добавить в область заголовка отчета любой рисунок (например C:\WINDOWS\WINNT.GIF).

2.7 Добавить в созданный отчет подчиненный отчет, для чего выполнить следующие действия:

– на панели элементов включить режим мастера и нажать кнопку Подчиненная форма/отчет;

– указать место для размещения подчиненного отчета в области данных;

– на первом шаге Мастера создания подчиненных форм и отчетов для определения нового объекта указать отчет;

– на втором шаге самостоятельно указать поле связи;

– на 3 шаге сохранить подчиненный отчет, указав его имя;

– отредактировать полученный отчет таким образом, чтобы все данные разместились на 1 листе.

2.8 Просмотреть отчет на экране, проанализировать его содержание (группировка, итоговые поля, области отчета).

2.9 Выполнить задание для самостоятельной работы из приложения И по варианту, указанному преподавателем. При создании отчета соблюдать следующие требования:

• все поля отчета должны быть размещены по ширине на одной странице;

• название группы размещать в области заголовка группы;

• итоговые значения по группам размещать в области примечания группы;

• вычисляемое поле размещать в последнем столбце отчета;

• в примечании отчета разместить дату и время создания отчета, а также фамилию и имя разработчика.