2.Справка

Справка - документ, содержащий запрошенную информацию или под­тверждение тех или иных фактов или собраний. Как правило, содержанием справки подтверждается определенная информация о предъявителе, чаще всего - выборочные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, стаж работы в последней должности или в целом, сведения об об­разовании и т.д.).

Справки могут содержать сведения служебного характера, например, све­дения о начислении заработной платы. Справки выдаются без оставления ко­пий, кроме тех случаев, когда это диктуется соображениями служебного ха­рактера.

Как и любой документ, справка включает определенный набор реквизи­тов, оформляемых соответствующим образом.

Наименование документа оформляется заглавными буквами посередине листа на два интервала ниже углового штампа организации.

Основной текст излагается с соблюдением определенных правил последо­вательности, с использованием типовых моделей: «Дана ...(фамилия, ини­циалы или полные имя и отчество) в том, что...»; «Настоящая справка вы­дана... (помимо фамилии могут быть указаны другие необходимые анкетные данные) в том, что...».

Сведения об организации, для которой выдана справка, размещается на один интервал ниже основного текста:

Выдана для представления в кассу Аэрофлота.

Сведения о сроке годности справки размещаются на один интервал ниже сведений об организации:

Справка действительна в течение 10 дней со дня выдачи.

Справка действительна на 2000 год.

Реквизит подпись включает должность, личную подпись, фамилию и ини­циалы лица, выдающего справку. Подпись заверяется печатью организации.

Генеральный директор ОАО «Лотос» _________В.А. Тарасюк

М.П.

ОБРАЗЕЦ СПРАВКИ

Директору Московского заочного Строительного колледжа

Справка

К началу 1998/99 учебного года в библиотеке колледжа имеется учеб­ной литературы:

По предмету Количество экземпляров Число учащихся

1. Математика 1200 1200

2. Физика 1150 1200

3. История 1100 1200 и т.д.

25.08.1998 Зав. библиотекой (подпись)

З. Докладная записка

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятель­ности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие пово­дом для ее написания, во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, не­обходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутство­вать - в этом случае текст докладной записки содержит обоснование и выво­ды и предложения составителя.

Внутреннюю записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она пред­ставляется организации); внешнюю докладную записку подписывает руково­дитель организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

ОБРАЗЕЦ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ

УПРАВЛЕНИЕ ПЕРЕВОЗОК

Генеральному директору ОАО

Т.П.Данилину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

12.07.2000

В связи, с реорганизацией структуры Управления и укреплением отделов происходит перераспределение функций сотрудников.

Прошу перевести старшего экономиста С.Т.Николаева из отдела автомо­бильных перевозок в таможенный отдел с последующим внесением измене­ний в штатное расписание.

Начальник управления В.А.Ильин