Общий доступ к документам разных версий путем их сохранения в старом формате

Как сохранить в старом формате файла документ, созданный в новой версии приложения Word.

Если нет уверенности в том, что у получателя установлены все пакеты обновления для приложения Office 2000, перед отправкой документа следует сохранить его в старом формате.

 Нажмите кнопку Microsoft Office и в раскрывшемся меню перейдите к стрелке в конце команды Сохранить как .

 В списке вариантов выберите формат Word 97-2003.

Может быть выдано предупреждение о том, что в старом формате некоторые свойства документа будут утрачены или изменены. Например, если документ содержит диаграмму нового типа, будет выдано предупреждение, что эта диаграмма будет преобразована в неизменяемый объект. Таким образом, другой пользователь сможет просмотреть эту диаграмму, но не сможет внести в нее изменения, потому что старая версия приложения Word не поддерживает работу с новым типом диаграмм.

1. Нажмите кнопку Microsoft Office и выберите пункт Параметры Word Выберите пункт Сохранение.

2. Установите флажок Автосохранение каждые 12минут.

3. В списке минут выберите, как часто приложение должно сохранять пользовательские данные и состояние приложения.

4. В Microsoft Office Word можно также изменить место (указанное в поле Каталог данных для автовосстановления), куда приложение будет автоматически сохранять версии открытых в нем файлов.

Создание стандартного блока

1. Выделите фрагмент документа (текст, таблицу, графический объект), который требуется сохранить как стандартный блок многократного использования.

2. Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки и в появившемся меню выберите команду Сохранить выделенный фрагмент в галерею экспресс-блоков) .

3. Или нажмите комбинацию клавиш Alt + F3.В диалоговом окне Создание нового стандартного блока введите и выберите необходимые параметры.

4. В поле Имя введите название (имя) стандартного блока. Имя блока должно быть уникально в пределах коллекции, в которой он будет сохранен. В разных коллекциях могут быть блоки с одинаковыми именами.

5. В раскрывающемся списке Коллекция выберите коллекцию, в которой будет храниться стандартный блок. Выбор коллекции определяет порядок вставки блока при создании документа. Для блоков, вставляемых непосредственно в текст документа, лучше выбрать коллекцию Экспресс-блоки. Кроме того, коллекция Экспресс-блоки отображается в виде списка в меню кнопки Экспресс-блоки.

6. В раскрывающемся списке Категория выберите категорию блока. Выбор категории определяет положение блока в меню кнопки Экспресс-блоки в группе Текст вкладки Вставка. Можно выбрать одну из существующих категорий или создать новую. Наличие категорий облегает поиск нужного блока в списке меню кнопки Экспресс-блоки.

7. В поле Описание можно ввести произвольный текст уточняющего описания к создаваемому блоку. Это описание будет отображаться в виде всплывающей подсказки при выборе блока. Поле можно не заполнять.

8. В раскрывающемся списке Сохранить в выберите имя шаблона, в котором будет храниться блок.

9. В раскрывающемся списке Параметры выберите Вставить содержимое на ту же страницу, чтобы стандартный блок был вставлен на отдельную страницу. Выберите Вставить содержимое в тот же абзац, чтобы содержимое не стало частью другого абзаца, даже если курсор находится в середине абзаца. Для всего прочего содержимого используется параметр Вставить только содержимое.

После создания новых стандартных блоков или изменения их параметров при завершении сеанса работы с Word 2007 может появиться запрос на сохранение изменений Нажмите кнопку Да.

Вставка стандартного блока в документ

1. Установите курсор вместо вставки стандартного блока в документ.

2. Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки.

3. Для вставки стандартного блока из коллекции Экспресс-блоки найдите этот блок в списке и щелкните по нему мышью

4. Для вставки в документ блока из произвольной коллекции выберите команду Организатор стандартных блоков

5. В диалоговом окне Организатор стандартных блоков найдите нужный блок и нажмите кнопку Вставить. Для удобства поиска можно сортировать блоки по именам, коллекциям, категориям, шаблонам и описанию. Для сортировки щелкните по соответствующей кнопке. Например, щелкните по кнопке Имя, чтобы отсортировать блоки по именам.

Изменение стандартного блока

Изменение содержимого

Изменить содержимое стандартного блока невозможно.

Можно удалить существующий блок, а затем создать новый под этим же именем.

Можно заменить существующий блок.

1. Вставьте стандартный блок.

2. Внесите необходимые изменения.

3. Сохраните стандартный блок с тем же именем и с теми же параметрами.

4. В окне запроса о переопределении стандартного блока) нажмите кнопку Да.

Изменение параметров

Можно изменить имя стандартного блока, коллекцию, в которой он расположен, добавить или изменить описание и т.д.

1. Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки и выберите команду Организатор стандартных блоков

2. В диалоговом окне Организатор стандартных блоков найдите нужный блок и нажмите кнопку Изменить свойства.

3. В диалоговом окне Изменение стандартного блока измените, параметры и нажмите кнопку ОК.

4. В окне запроса о переопределении стандартного блока нажмите кнопку Да.

Удаление стандартного блока

1. Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки и выберите команду Организатор стандартных блоков.

2. В диалоговом окне Организатор стандартных блоков найдите нужный блок и нажмите кнопку Удалить.

3. В окне запроса об удалении стандартного блока нажмите кнопку Да.

Использование стандартных блоков

О стандартных блоках

Стандартные блоки можно использовать для хранения часто используемого текста и графических объектов. Это могут быть стандартные фразы писем, договоров, соглашений, списки рассылки, адреса и т.п. Блок может сохранять также параметры оформления хранимых данных (параметры шрифта, абзаца, границы и т.п.).

Word 2007 содержит встроенные стандартные блоки. Встроенные блоки предназначены для создания колонтитулов, установки нумерации страниц, добавления надписей, титульных страниц, таблиц и формул. Они обычно не содержат определенного текста, а предназначены для заполнения пользователем.

Блоки можно создавать самостоятельно и сохранять их в специальной коллекции блоков и в шаблоне документа.

Блок можно использовать при создании документа, вставляя его непосредственно в текст, в колонтитулы или на страницу в виде специального графического объекта — надписи.

Каждый блок имеет уникальное название, что позволяет быстро находить нужное содержимое.

Стандартные блоки Word 2007 являются своего рода аналогом элементов автотекста, используемого в предыдущих версиях Word. Более того, термин «автотекст» иногда используется и при работе в Word 2007. Например, после вставки стандартного блока в документ в списке отменяемых действий будет указано «добавление автотекста».

Создание стандартного блока

1. Выделите фрагмент документа (текст, таблицу, графический объект), который требуется сохранить как стандартный блок многократного использования.

2. Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки и в появившемся меню выберите команду Сохранить выделенный фрагмент в галерею экспресс-блоков). Или нажмите комбинацию клавиш Alt + F3.

3. В диалоговом окне Создание нового стандартного блока введите и выберите необходимые параметры.

4. В поле Имя введите название (имя) стандартного блока. Имя блока должно быть уникально в пределах коллекции, в которой он будет сохранен. В разных коллекциях могут быть блоки с одинаковыми именами.

5. В раскрывающемся списке Коллекция выберите коллекцию, в которой будет храниться стандартный блок. Выбор коллекции определяет порядок вставки блока при создании документа. Для блоков, вставляемых непосредственно в текст документа, лучше выбрать коллекцию Экспресс-блоки. Кроме того, коллекция Экспресс-блоки отображается в виде списка в меню кнопки Экспресс-блоки.

6. В раскрывающемся списке Категория выберите категорию блока. Выбор категории определяет положение блока в меню кнопки Экспресс-блоки в группе Текст вкладки Вставка. Можно выбрать одну из существующих категорий или создать новую. Наличие категорий облегает поиск нужного блока в списке меню кнопки Экспресс-блоки В поле Описание можно ввести произвольный текст уточняющего описания к создаваемому блоку. Это описание будет отображаться в виде всплывающей подсказки при выборе блока. Поле можно не заполнять.

7. В раскрывающемся списке Сохранить в выберите имя шаблона, в котором будет храниться блок.

8. В раскрывающемся списке Параметры выберите Вставить содержимое на ту же страницу, чтобы стандартный блок был вставлен на отдельную страницу. Выберите Вставить содержимое в тот же абзац, чтобы содержимое не стало частью другого абзаца, даже если курсор находится в середине абзаца. Для всего прочего содержимого используется параметр Вставить только содержимое.

После создания новых стандартных блоков или изменения их параметров при завершении сеанса работы с Word 2007 может появиться запрос на сохранение изменений Нажмите кнопку Да.

Вставка стандартного блока в документ

1. Установите курсор в место вставки стандартного блока в документ.

2. Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки.

3. Для вставки стандартного блока из коллекции Экспресс-блоки найдите этот блок в списке и щелкните по нему мышью.

4. Для вставки в документ блока из произвольной коллекции выберите команду Организатор стандартных блоков В диалоговом окне Организатор стандартных блоков найдите нужный блок и нажмите кнопку Вставить. Для удобства поиска можно сортировать блоки по именам, коллекциям, категориям, шаблонам и описанию. Для сортировки щелкните по соответствующей кнопке. Например, щелкните по кнопке Имя, чтобы отсортировать блоки по именам.

Изменение стандартного блока

Изменение содержимого

Изменить содержимое стандартного блока невозможно.

Можно удалить существующий блок, а затем создать новый под этим же именем.

Можно заменить существующий блок.

1. Вставьте стандартный блок.

2. Внесите необходимые изменения.

3. Сохраните стандартный блок с тем же именем и с теми же параметрами.

4. В окне запроса о переопределении стандартного блока нажмите кнопку Да.

Изменение параметров

Можно изменить имя стандартного блока, коллекцию, в которой он расположен, добавить или изменить описание и т.д.

1. Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки и выберите команду Организатор стандартных блоков.

2. В диалоговом окне Организатор стандартных блоков найдите нужный блок и нажмите кнопку Изменить свойства.

3. В диалоговом окне Изменение стандартного блока

4. измените, параметры и нажмите кнопку ОК.

5. В окне запроса о переопределении стандартного блока нажмите кнопку Да.

Удаление стандартного блока

1. Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки и выберите команду Организатор стандартных блоков. В диалоговом окне Организатор стандартных блоков найдите нужный блок и нажмите кнопку Удалить.

2. В окне запроса об удалении стандартного блока нажмите кнопку Да.

О шаблонах

3. Шаблон — это тип документа, при открытии которого создается его копия. В Microsoft Office Word 2007 шаблон может иметь расширение dotx или dotm (файл типа dotm позволяет выполнять макросы в файле).

4. Например, бизнес-план — распространенный документ, часто создаваемый в Word. Вместо создания структуры бизнес-плана с самого начала можно использовать шаблон со стандартным макетом страницы, шрифтами, полями и стилями. Остается лишь открыть шаблон и заполнить документ соответствующим текстом и данными. При сохранении документа как файла docx или docm документ сохраняется отдельно от шаблона, на котором он основан.

5. Шаблоны — это обычные документы, но содержащие рекомендуемые разделы или обязательный текст, а также элементы управления содержимым, такие как стандартный раскрывающийся список или специальная эмблема. К разделу шаблона можно добавить защиту или применить к шаблону пароль, защищающий содержимое шаблона от изменений.

6. Шаблоны Word для большинства видов документов можно найти на веб-узле Microsoft Office Online. При наличии подключения к Интернету нажмите кнопку Microsoft Office , выберите Создать и затем выберите нужную категорию шаблонов. Можно также создать пользовательские шаблоны.

Создание шаблона

Начать можно с пустого документа и сохранить его как шаблон или создать шаблон на основе существующего документа или шаблона.

Использование пустого шаблона

1. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office а затем выберите команду Создать.

,

2.Выберите Новый документ и нажмите кнопку Создать.

2. Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

Можно также добавить пояснительный текст, элементы управления содержимым, такие как выбор даты, и графические объекты, которые должны присутствовать во всех новых документах, основанных на данном шаблоне.

3. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Сохранить как.

4. В диалоговом окне Сохранение документа выберите Надежные шаблоны.

5. Выберите имя файла для нового шаблона, в списке Тип файла выберите Шаблон Word и нажмите кнопку Сохранить.

Литература:

1. Богумирский Б. Энциклопедия Windows 98., 2-е изд., СПб. “Питер”. 2001. – 511-550.

2. Гельман В.Я. Медицинская информатика.СПб. “Пи­тер”. 2001. стр.78-95.

3. Герасевич В.. Компьютер для врача. СПб. 2002. стр. 173-188.

4. Симонович С. В. Информатика. Базовый курс.СПб. “Пи­тер”. 2003.стр. 253-274

5. Глушаков С.В., Сурядный А.С. Персональный компьютер. М.Фолио.2004.стр. 184-220

6. Хэлворсон М., Янг М. Эффективная работа с Microsoft Office 2000. СПб. “Питер”. 2001. – стр.700-750.

7. Робин У. Эффективная работа с Microsoft Word 2000. СПб. “Питер”. 2001. – 520-547.

8. Андаспаева А.А. Новичку о работе на персональном компьютере Windows – 95, 98 Алматы. 2001, стр.31-81.

9.Спиридонов О.В. Microsoft Office 2007 для пользователя Учебный курс

Контроль

Вопросы:

1. Для чего предназначена функции Автозамены?

2. Как привести стандартную ошибку на правильный вариант написания слова?

3. Как можно вставить в документ особый символ?

4. Для чего предназначена функции Автотекст?

5. Как происходит сохранение элемента автотекста?

6. Как можно использовать в качестве элемента автотекста рисунок?

7. Как можно извлекать адреса из писем, автоматический форматировать и распечатывать конверты?

8. Как производиться настройка параметров печати конвертов?

9. Каковы Ваши действия при сохранении документа в качестве шаблона?

10. Как происходит автоматическое сохранение документа?

11. Как создаются бланки писем при слиянии документов?

Тесты: См. Сборник тестовых заданий по «Информатике», тема «Специальные приемы работы с текстовым редактором Word»