5.Відповідь на дзвінок

Якщо подзвонили вам, то необхідно знімати слухавку не пізніше ніж до 4-5 дзвінка, але краще з цим не затягувати, бо про вашу фірму може зразу ж скластися погана думка. Також вважається неправильним робити це дуже швидко. Найоптимальніше треба діяти таким чином: під час першого дзвінка відкласти свої справи, під час другого налаштуватися на розмову, а після другого посміхнутися, зняти слухавку і починати розмову згідно з існуючою структурою. Вважається неприпустимим відповідати на службовий телефонний дзвінок такими фразами: «Слухаю», «Так», «Алло». Діловий етикет рекомендує створювати перші 10 слів привітання відповідно до специфіки діяльності вашої фірми або її відділів. Наприклад: «Стоматологія Люкс, оператор Іванов, добрий день, чим я можу вам допомогти?». Можна не називати своє прізвище, обмежившись лише назвою відділу компанії. Наприклад: «Транспортний відділ, добрий день». Дуже важливо, щоб з людиною привіталися, а також щоб вона зрозуміла куди вона подзвонила і хто з нею розмовляє. Слідкуйте, щоб у вас під рукою завжди була ручка та аркуш паперу на випадок, якщо вам повідомлять важливу інформацію, яку складно запам’ятати в деталях, або якщо її необхідно передати тій людині, якої зараз немає в офісі.

6.Тривалість телефонної розмови

Після 3-4 хвилин розмови активність сприйняття стає нижче. Тому пам’ятайте, що кожна телефонна розмова має тривати не більше 5 хвилин. Ось чому під час розмови слід висловлювати свої думки чітко, лаконічно та коротко. Це допоможе скоротити дорогоцінний час і вкластися у дозволені етикетом рамки. У випадку, якщо передбачається розмова, що займе більше часу, то потрібно запитати, чи має ваш співрозмовник достатньо часу для проведення бесіди. Якщо не має, то слід попросити дозвіл передзвонити, узгодивши при цьому час дзвінка.

7.Стиль телефонного спілкування

У сфері ділових відносин під час телефонної розмови має панувати ввічливість і вихованість, потрібно бути доброзичливим, розмовляти привітно. Називайте вашого співрозмовника тільки на ім’я або на ім’я та по-батькові, бо це завжди для нього приємно. Розрізняйте офіційний та розмовний стиль мовлення і ніколи не використовуйте останній під час службової телефонної розмови. Стиль спілкування залежить і від ступеня знайомства співрозмовників, їхнього віку, статі, посади тощо. З цього випливає, що гумор і веселий тон розмови має не шкодити, а допомагати справі, тобто бути доречним. За такого розуміння службового обов’язку можливість досягнути згоди у найскладніших питаннях значно збільшується. Також помітну роль у цьому відіграє конструктивність розмови, ваша мова і голос, а також дотримання етикету в критичні моменти.

7.1 Конструктивність телефонної розмови

Цей аспект залежить від уміння ділових партнерів наголошувати на суттєвому, уникати непорозумінь, уважно слухати свого співрозмовника. Дуже важливим є ведення діалогу під час телефонної розмови. Тому ніколи не допускайте того, щоб телефонне спілкування переростало в монолог. Якщо розмова довга то час від часу підводьте підсумки, записуйте важливу інформацію. Це допоможе не забути якусь важливу деталь, виконати обіцянку чи домовленість.