Создание отчета с помощью автоотчета

Автоотчет служит для создания отчета, в котором выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса.

1. В окне базы данных выберите значок Отчетыв спискеОбъекты.

2. Нажмите кнопку Создатьна панели инструментов окна базы данных.

3. В диалоговом окне Новый отчетвыберите одного из следующих мастеров.

• Автоотчет: в столбец— каждое поле находится на отдельной строке; подпись располагается слева.

• Автоотчет: ленточный— поля каждой записи находятся на отдельной строке; подписи печатаются сверху, один раз для каждой страницы.

Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет.

Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access применяет последний автоформат, использовавшийся для создания отчета. Если до этого отчет с помощью мастера не создавался, и не использовалась команда Автоформатв менюФормат, то будет применен стандартный автоформат.

Совет.Можно также создать отчет с полями, размещенными в один столбец, базовым источником данных которого являются открытые таблица или запрос, или таблица или запрос, выделенные в окне базы данных. Выберите командуАвтоотчетв менюВставка, или нажмите стрелку рядом с кнопкойНовый объектна панели инструментов и выберите командуАвтоотчет. Созданные таким образом отчеты не имеют заголовка, примечания и колонтитулов.

Создание отчета с помощью мастера

1. В окне базы данных выберите значок Отчетыв спискеОбъекты.

2. Нажмите кнопку Создатьна панели инструментов окна базы данных.

3. В диалоговом окне Новый отчетвыберите нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.

4. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет.

Примечание.Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос как источник данных для отчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.

5. Нажмите кнопку OK.

6. Если на шаге 3 были выбраны Мастер отчетов,Мастер диаграммилиПочтовые наклейки, следуйте инструкциям диалоговых окон этих мастеров. Если же были выбраныАвтоотчет: ленточныйилиАвтоотчет: в столбец, Microsoft Access создаст отчет автоматически.

Если получился не тот отчет, который был нужен, можно изменить его в режиме конструктора.

Создание отчета без помощи мастера

Можно использовать последовательность действий, приведенную в этом разделе, для создания отчетов от начала и до конца. Некоторые шаги используются при создании любого отчета. Остальные используются только при создании отчетов определенного вида, например требующих группирования записей по категориям или вычисляющих итоговые значения. Необходимо использовать только шаги, соответствующие типу создаваемого отчета. Описание других задач, связанных с созданием отчетов, можно найти с помощью мастера ответов.

1. Начните формирование отчета

Создание пустого отчета и выбор источника записей

1. В окне базы данных выберите значок Отчетыв спискеОбъекты.

2. Нажмите кнопку Создатьна панели инструментов окна базы данных.

3. В диалоговом окне Новый отчетвыберите пунктКонструктор.

4. Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, на которых должен быть основан отчет. (Если нужно создать свободный отчет, не выбирайте ничего из этого списка.)

Совет.Чтобы использовать в отчете данные из нескольких таблиц, создайте отчет на основе запроса.

5. Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access откроет отчет в режиме конструктора.

2. Выполните сортировку и группировку данных в отчете