Вычисление в отчете итоговых или средних значений для групп записей или для всех записей

1. Откройте отчет в режиме конструктора.

2. Добавьте вычисляемое поле в одну из следующих областей.

Инструкции

• Для вычисления общего значения по группе записей добавьте поле в заголовок группы или в примечание группы.

• Для вычисления итогового значения по всем записям отчета добавьте поле в заголовок отчета или в примечание отчета.

Чтобы открыть окно свойств поля, убедитесь, что нужное поле выбрано, и нажмите кнопку Свойствана панели инструментов.

В ячейку свойства Данные (ControlSource)введите выражение, содержащее функциюSum, чтобы вычислить итоговое значение, или функциюAvgдля вычисления среднего значения.

Совет.В базе данных Microsoft Access (.mdb) можно нажать кнопкупостроителя, чтобы создать выражение с помощью построителя выражений.

Добавление в форму или отчет поля текущей даты и времени

1. Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2. Выберите в меню ВставкакомандуДата и время.

3. Чтобы вставить текущую дату, установите флажок Формат датыи выберите нужный формат.

4. Чтобы вставить текущее время, установите флажок Формат времении выберите нужный формат.

В форму или отчет будет добавлено поле с соответствующим выражением для свойства Данные (ControlSource). Если в форме или отчете имеется область заголовка, поле добавляется в этот раздел. В противном случае поле добавляется в область данных.

Добавление номеров страниц в форму или отчет

1. Откройте форму в режиме конструктора формы или отчет в режиме конструктора отчета.

2. Выберите в меню ВставкакомандуНомера страниц.

3. В диалоговом окне Номера страницвыберите формат, расположение и выравнивание номеров страниц. Можно использовать следующие параметры выравнивания.

• По левому краю.Добавляет поле номера страницы к левому полю страницы.

• По центру.Размещает поле номера страницы по центру между левым и правым полями страницы.

• По правому краю.Добавляет поле номера страницы к правому полю страницы.

• Внутри.Добавляет поле номера страницы к левому или правому полям страницы. Нечетные номера страниц печатаются слева, а четные — справа.

• Снаружи.Добавляет поле номера страницы к левому или правому полям страницы. Четные номера страниц печатаются слева, а нечетные — справа.

Для печати номера первой страницы установите флажок Отображать номер на первой странице.

Microsoft Access создает номера страниц при помощи выражений.

5. Просмотрите и распечатайте отчет

Установка параметров страницы для таблиц, запросов, форм и отчетов

1. Откройте объект базы данных в одном из перечисленных ниже режимов.

• Откройте таблицу или запрос в режиме таблицы или в режиме предварительного просмотра.

• Откройте форму или отчет в любом режиме (или из окна базы данных).

Примечание.Параметры страницы недоступны для макросов и модулей.

2. В меню Файлвыберите командуПараметры страницы.

3. Выберите одну из следующих вкладок, содержащую нужные параметры.

• Поля. Здесь можно задать поля и указать, следует ли распечатать только данные (для форм и отчетов) или распечатать также колонтитулы (для таблиц или запросов).

• Страница. Здесь определяется ориентация, размер бумаги и принтер.

• Столбцы. Здесь задается число, размер и макет столбцов (только для форм и отчетов).

Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access сохраняет заданные параметры страницы вместе с формой и отчетом, поэтому для каждой формы или отчета эти параметры достаточно задать один раз. Для таблиц, запросов и модулей параметры страницы необходимо указывать при каждом выводе объекта на печать.