Сортировка и группировка информации

Отчеты в отличие от форм предоставляют возможность группировать выводимую в них информацию с помощью окнаСортировка и группировка. Чтобы открыть окно, приведенное на рис. 6.12, нажмите кнопкуСортировка и группировка () на панели инструментов. В окнеСортировка и группировка можно определить до 10 полей или выражений, которые будут использоваться в отчете для группировки данных. Первый элемент в списке определяет основную группу, а последующие – подгруппы внутри групп.

Рис. 6.12. Окно Сортировка и группировка

В простом отчете с информацией об оплате абитуриентами подготовительных курсов для вычисления общей суммы для каждого абитуриента нужно сгруппировать данные по полю Фамилия. Вообще, в столбцеПоле/выражениеможно ввести выражение, содержащее ссылку на любое поле базовой таблицы или запроса. По умолчанию Access сортирует значения по возрастанию. Можно изменить порядок сортировки, если выберите значениеПо убыванию в раскрывающемся списке, который появляется после щелчка в ячейке столбцаПорядок сортировки.

В отчете должно быть зарезервировано место для заголовков каждой группы и примечания для вычисляемых полей. Чтобы добавить в отчет эти разделы, нужно установить для свойств Заголовок группыиПримечание группы значенияДав окне сортировки и группировки.

8.4. Задание условий группировки и сортировки

После установки свойства Заголовок группы илиПримечание группы для любого поля или выражения в значениеДаAccess выводит символ группировки в области выделения этой строки. Кроме того, Access включает в отчет соответствующий раздел. Чтобы заголовок группы не оставался в конце страницы без детальных данных, нужно установить свойствоНе разрыватьв значениеПервую область данных. Кроме того, Access может выводить все детальные данные для этого уровня группировки на одной странице (если это возможно), если установить для того же свойства значениеПолную группу. В этом случае Access будет начинать новую страницу, если новая группа не помещается на текущей.

8.5. Задание диапазонов группировки

Для каждого поля или выражения, заданного в верхней части окна сортировка и группировки, можно установить свойства ГруппировкаиИнтервал. Обычно данные группируются по каждому значению поля или выражения. Но если значения поля (выражения) попадают в некоторый диапазон, можно объединить записи в одну группу. Вид и размер диапазона зависят от типа данных поля или выражения.

Для группировки по текстовому полю Access начинает новую Группу при изменении первого или нескольких начальных символов значения поля. Например, чтобы образовать по одной группе для каждой буквы алфавита, определите создание новой группы при изменении первой буквы значения поля – таким образом, вы получите группу записей, в которых значение поля начинается с буквы А, группу записей со значением поля, начинающегося с буквыБ, и т. д. Чтобы задать группировку по первым символам, установите свойствоГруппировкав значениеПо первым символам, а свойствоИнтервалделайте равным числу начальных символов, по которым вы хотите образовывать группы.

Для чисел можно установить свойство Группировкав значениеИнтервал. При такой установке свойствоИнтервалопределяет диапазоны группировки. Access вычисляет диапазоны, начиная от 0. Если задать интервал, равный 10, то будут формироваться группы для значений от –20 до –11, от –10 до –1, от 0 до 9, от 0 до 19, от 20 до 29 и т. д.

Для полей даты/времени можно установить в качестве значения свойства Группировкатакие единицы измерения, как Год, Квартал, Месяц, Неделя, День, Час и Минута. Для свойства Интервал укажите число единиц измерения, если вы хотите проводить группировку по определенному отрезку времени. Например, если вы хотите создавать группы с интервалом в два года, установите свойствоГруппировкав значениеГод, а значение свойстваИнтервалсделайте равным2.

Если вы создаете группы по полю, для которого свойство Группировкане равноПо полному значению, Access сортирует только группирующие значения, а не индивидуальные значения внутри каждой группы. Чтобы Access отсортировал детальные данные внутри группы, дополнительно определите сортировку по этому полю. Например, если вы группируете данные по первым двум символам поляФамилияи хотите отсортировать имена внутри каждой из полученных групп, то введитеФамилияв окнеСортировка и группировка со значением свойстваЗаголовок группы равнымДа. Укажите для этого поля сортировку по возрастанию, свойствоГруппировкаустановите в значениеПо первым символам, а свойствоИнтервал– в значение2. ВведитеФамилияеще раз с установкой свойстваГруппировкаравнымПо полному значениюи задайте сортировку по возрастанию. Пример итогового отчета по оплате с группировкой по полюФамилияпоказан на рис. 6.13.

Рис. 6.13. Отчет отАбитуриенты в режиме конструктора