Учет по счету 71

Все операции с подотчетными суммами сельскохозяйствен­ные предприятия учитывают на синтетическом счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". По дебету счета записывают вы­данные под отчет суммы, по кредиту — списанные долги с подотчетных лиц согласно представленным отчетам, а также воз­врат неиспользованных сумм авансов. Приведем примеры бухгалтерских записей.

1. Выдан аванс подотчетному лицу на расходы по командировке:

дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредит счета 50 "Касса".

2. По возвращении из командировки подотчетное лицо представило авансовый отчет. На основании утвержденного авансового отчета израсходованные средства отнесены на общехозяйственные расходы:

дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

3. Неиспользованный остаток аванса внесен в кассу: дебет счета 50 "Касса"

кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Если подотчетное лицо не вернуло в установленном порядке подотчетные суммы в кассу, эти суммы могут быть удержаны из заработной платы (оплаты труда).

161

ма аванса превышает сумму принятых по отчету расходов, то разница подлежит возврату в кассу, и наоборот, если сумма аванса меньше суммы расходов, принятых по отчету, и подот­четное лицо использовало собственные средства, то перерасход возмещается.

Ответственность за правильное оформление выдачи авансов и проверку авансового отчета несет главный бухгалтер. Он же осуществляет контроль за своевременным представлением авансовых отчетов и сдачей подотчетными лицами неизрасхо­дованной части аванса. Непогашенная задолженность по подот­четным суммам может быть удержана из оплаты труда.

Оплата подотчетных сумм

Основным видом операций по подотчетным суммам являет­ся оплата командировочных расходов; порядок их оплаты в настоящее время для предприятий и учреждений установлен следующий:

• оплачивается проезд к месту командировки и обратно в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси). В стоимость возмещаемых расходов включаются страховые платежи по государственному обязательному страхо­ ванию пассажиров на транспорте, оплата услуг по предвари­ тельной продаже билетов, пользование в поездах постельными принадлежностями. Оплачиваются также расходы по проезду (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они нахо­ дятся за чертой населенного пункта;

• для покрытия личных расходов командированного работ­ ника на время нахождения в командировке ему оплачиваются суточные и возмещаются расходы по найму жилья. В Россий­ ской Федерации по состоянию на 2001 г. действовали следую­ щие нормы этих расходов:

оплата найма жилого помещения — по фактическим расхо­дам, подтвержденным соответствующими документами, но не более чем 240 руб. в сутки. При отсутствии подтверждающего документа расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 7 руб. в сутки;

оплата суточных — 55 руб. за каждый день нахождения в ко­мандировке.

160

Причем суммы платежей отражают как в целом, так и по гра­фам — корреспондирующим счетам. Записи возврата и удержа­ния неиспользованных подотчетных сумм производят на основе документов по кассе и расчетно-платежных ведомостей. Израс­ходованные суммы записывают на основании принятых авансо­вых отчетов с приложенными документами.

В случае если подотчетному лицу, находящемуся в длитель­ной командировке, направляют дополнительный аванс, или один и тот же работник вторично за месяц получает аванс, то сумму и дату выдачи (перечисления) аванса отражают в свобод­ных графах (6, 7) по той же строке, занятой на данного подотчетного лица.

При представлении одним работником за текущий месяц двух авансовых отчетов соответствующие суммы отражают пу­тем записи в одной графе по одной и той же строке.

Если подотчетное лицо является материально ответствен­ным за продажу продукции или материалов (зав. складом, про­давец магазина, ларька и т. п.), то полученную им выручку от продажи, отраженную по дебету счета 71 и кредиту счета 90, 57 "Переводы в пути", записывают в одну из свободных граф, а сумму выручки, внесенную в кассу организации, на расчетный счет или отправленную почтовым переводом, отражают в графах 11—13. Суммы поступившей и сданной выручки должны со­ответствовать суммам, отраженным в соответствующих журналах-ордерах (№ 1-АПК, 2-АПК, 3-АПК, 11-АПК).

Суммы, относимые на дебет счетов 08, 20, 23, 25, 26, 29, 91, 96, подлежат группировке по статьям аналитического учета в листках-расшифровках. Общий кредитовый оборот получают путем сложения итогов кредитовых оборотов по всем корреспондирующим счетам (графам журнала-ордера).

В последних графах журнала-ордера по каждому подотчетному лицу отражают сумму расходов на командировки, в том числе по категориям персонала и суточные.

Обороты счета 71с другими регистрами сверяют следующим образом. Кредитовые обороты счета 71 в журнале-ордере № 7-АПК сверяют: по счетам 25 и 26 — с данными сводных лицевых счетов (производственных отчетов) по общепроизводственным и общехозяйственным расходам; по счету 19 — с данными ведомости № 32-АПК; по счету 50 - с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1-АПК; по другим счетам — с дан-

163