3. Использование Мастера подстановок

Microsoft Access 2007 дает возможность упростить ввод значений в поле с помощью операции подстановок. Используя операцию подстановки, можно просто выбирать значение поля из списка вместо того, чтобы вводить их с клавиатуры. Список значений может быть либо фиксированным, либо содержаться в таблице или запросе.

Чтобы сформировать столбец подстановок для поля таблицы, можно использовать Мастер подстановок. В качестве примера работы с Мастером подстановок в таблице Ассортимент вы заполните поле «Поставщик». Это даст возможность при вводе данных в таблицу набирать не коды поставщиков, которые трудно запомнить, а выбирать название нужной группы поставщиков из списка.

ЗАДАНИЕ 5

Для того, чтобы создать столбец подстановок для поля с помощью Мастера подстановок, выполните следующие действия:

1. Откройте таблицу Ассортимент в режиме просмотра и заполните данными поля «Код», «Марка», «Название», «Стоимость», «Аудиосистема», «Климатсистема», «Коробка передач». Для заполнения записей вы можете воспользоваться данными из таблицы 6.

Таблица 6 – Данные таблицы Ассортимент

Ассортимент
Код	Марка	Название	Поставщик	Стоимость	Аудиосистемы	Климатсистема	Коробка передач
3001	Audi	A4		650 000,00р.	50 000,00р.	40 000,00р.	70 000,00р.
3002	Audi	A5		670 000,00р.	40 000,00р.	50 000,00р.	60 000,00р.
3003	Audi	A6		590 000,00р.	30 000,00р.	30 000,00р.	80 000,00р.
3004	Audi	Q8		1 700 000,00р.	40 000,00р.	60 000,00р.	60 000,00р.
3005	BMW	318		1 800 000,00р.	40 000,00р.	30 000,00р.	70 000,00р.
3006	BMW	575		900 000,00р.	30 000,00р.	20 000,00р.	90 000,00р.
3007	BMW	Z4		760 000,00р.	20 000,00р.	40 000,00р.	80 000,00р.
3008	BMW	X5		1 800 000,00р.	50 000,00р.	50 000,00р.	60 000,00р.
3009	Volkswagen	Jetta		960 000,00р.	40 000,00р.	50 000,00р.	70 000,00р.
3010	Volkswagen	Polo		690 000,00р.	30 000,00р.	40 000,00р.	58 000,00р.
3011	Volkswagen	Touareg		1 980 000,00р.	40 000,00р.	30 000,00р.	80 000,00р.
3012	Volkswagen	Golf		850 000,00р.	50 000,00р.	20 000,00р.	90 000,00р.
3013	Ford	Focus		500 000,00р.	40 000,00р.	30 000,00р.	40 000,00р.
3014	Ford	C-MAX		680 000,00р.	50 000,00р.	40 000,00р.	50 000,00р.
3015	Ford	Mondeo		670 000,00р.	30 000,00р.	50 000,00р.	60 000,00р.
3016	Ford	Fiesna		840 000,00р.	40 000,00р.	50 000,00р.	40 000,00р.
3017	Chrysler	300C		980 000,00р.	50 000,00р.	30 000,00р.	50 000,00р.
3018	Chrysler	Voyager		1 680 000,00р.	30 000,00р.	40 000,00р.	60 000,00р.
3019	Chrysler	Sebring		970 000,00р.	50 000,00р.	30 000,00р.	70 000,00р.
3020	Chrysler	Crossfire		860 000,00р.	30 000,00р.	40 000,00р.	80 000,00р.

Обратите внимание, что поле «Поставщик» не заполняется.

2. Сохраните таблицу.

3. Удалите связь между таблицей Ассортимент и Поставщики. Из предыдущей лабораторной работы вы должны помнить, как открыть схему данных и изменить (удалить) связь между таблицами. Сохраните изменения.

4. С помощью области переходов откройте таблицу Ассортимент в режиме Конструктора.

5. В столбце Тип данных щелкните по ячейке напротив названия Поставщик.

6. Щелкните строку Мастер подстановок в раскрывшемся меню (рисунок 91).

Рисунок 91 - Открытие меню Мастера подстановок

7. На экране появится первое окно Мастера подстановок (см. рисунок 92).

Рисунок 92 - Первое окно Мастера подстановок

8. По умолчанию в окне Мастера отмечен нужный Вам вариант создания столбца подстановки (из таблицы или запроса), поэтому просто нажмите кнопку Далее. На экране появится следующее окно Мастера (рисунок 93).

Рисунок 93 - Второе окно Мастера обстановок

9. В этом окне требуется указать источник значений столбца подстановки. Здесь необходимо щелчком мыши выбрать таблицу Поставщики и нажать кнопку Далее. На экране появится следующее окно Мастера (см. рисунок 94).

Рисунок 94 - Третье окно Мастера подстановок

10. На этом шаге работы Мастера необходимо указать поле таблицы-источника, которое содержит данные для столбца подстановки. В списке Доступные поля щелкните по полю «Название» и нажмите кнопку , чтобы перенести его в список Выбранные поля. Поле «Название» исчезнет из списка Доступные поля и появится в списке Выбранные поля (рисунок 95)

Рисунок 95 - Выбор поля-источника

11. Нажмите кнопку Далее. На экране появится следующее окно Мастера (рисунок 96).

Рисунок 96 - Четвертое окно Мастера подстановок

12. В новом окне Мастер предлагает выбрать режим сортировки значений в столбце подстановки.

Режим сортировки по возрастанию уже установлен, поэтому нажмите кнопку Далее. На экране появится следующее окно Мастера (рисунок 97).

Рисунок 97 - Пятое окно Мастера подстановок

13. На этом шаге Мастер предлагает посмотреть, как будет выглядеть столбец подстановок. Перетащите границу столбца подстановки, чтобы изменить его ширину (это полезно в случае, если столбец содержит длинные строки, которые не помещаются целиком)

14. По умолчанию столбец с кодами элементов подстановки не отображаются. Чтобы вывести коды элементов столбца подстановки, снимите отметку флажка Скрыть ключевой столбец.

15. Нажмите кнопку Далее. На экране появится последнее окно Мастера (рисунок 98).

Рисунок 98 - Последнее окно Мастера подстановок

16. На заключительном этапе работы Мастера предлагается выбрать подпись для столбца подстановки. По умолчанию предложено имя Поставщики, которое Вам подходит. Если вы захотите изменить имя столбца подстановки, задайте его в верхнем поле ввода.

17. Нажмите кнопку Готово, чтобы завершить работу Мастера подстановок.

18. Если на момент создания столбца подстановок в таблице Ассортимент были несохраненные изменения, Access 2007 выведет диалоговое окно (см. рисунок 99), в котом предложит сначала сохранить таблицу, а затем создать подстановку. Нажмите кнопку Да, чтобы сохранить таблицу и завершить создание столбца подстановки.

Рисунок 99 - Диалоговое окно Access 2007

19. Access спросит Создать связь, ответьте Да.

20. Переключитесь в режим таблицы, чтобы проверить работу столбца подстановки. Для этого еще раз откройте вкладку Главная на ленте команд, щелкните по стрелке под кнопкой Вид и выберите команду Режим таблицы в раскрывшемся меню. Когда таблица отобразится на экране, щелкните в любую ячейку столбца «Поставщики». В ячейке появится кнопка раскрытия списка, в котором будут перечислены наименования поставщиков (рисунок 100). Теперь для ввода кода группы контактов нужно просто щелкнуть название нужной группы в списке.

Рисунок 100 - Список наименование групп контактов

Обратите внимание, что между таблицей Ассортимент и Поставщики автоматически образовалась связь.

ЗАДАНИЕ 6

Аналогичным образом заполните данными таблицы:

• Доставка (см. таблицу 7). Мастер подстановок используется по полю «Код заказа».

Таблица 7 – Данные таблицы Доставка

Доставка
Код доставки	Код заказа	Дата отправки	Дата доставки	Дата уведомления
1		30.12.2008	11.01.2009	12.01.2009
2		01.11.2008	23.11.2008	30.11.2008
3		16.06.2008	20.06.2008	30.06.2008
4		02.11.2008	20.11.2008	21.11.2008
5		26.05.2008	05.06.2008	08.06.2008
6		01.11.2008	15.12.2008	17.12.2008
7		18.06.2008	26.06.2008	28.06.2008
8		05.06.2008	20.06.2008	22.06.2008
9		30.05.2008	25.06.2008	30.06.2008
10		15.03.2008	30.04.2008	10.05.2008
11		22.11.2008	10.12.2008	13.12.2008
12		10.12.2008	28.12.2008	10.01.2009
13		20.07.2008	01.08.2008	05.08.2008
14		17.09.2008	01.10.2008	10.10.2008
15		20.11.2008	01.12.2008	03.12.2008
16		28.02.2008	15.03.2008	20.03.2008
17		30.01.2008	28.02.2008	01.03.2008

• Заказы (см. таблица 8). Мастер подстановок используется по полям: «Клиент», «Автомобиль», «Цвет», «Менеджер».

Перед началом работы с Мастером подстановок, необходимо удалить все связи таблицы Заказы с другими таблицами.

Таблица 8 – Данные таблицы Заказы

Заказы
Код заказа	Клиент	Автомобиль	Цвет	Тип кузова	Количество	Дата заключения	Менеджер	Сборка	Климатсистема	Коробка передач	Аудиосистема	Оплата в процентах
4001					4	03.12.2008			Выкл		Выкл	50
4002					2	05.10.2008			Выкл		Выкл	60
4003					3	23.05.2008			Вкл		Выкл	100
4004					4	05.10.2008			Выкл		Выкл	50
4005					5	14.05.2008			Вкл		Выкл	40
4006					6	25.10.2008			Выкл		Вкл	30
4007					9	30.05.2008			Вкл		Выкл	40
4008					6	05.05.2008			Выкл		Выкл	50
4009					1	15.05.2008			Вкл		Выкл	60
4010					1	29.02.2008			Выкл		Вкл	30
4011					1	16.11.2008			Выкл		Выкл	50
4012					1	10.12.2008			Вкл		Вкл	60
4013					1	20.07.2008			Выкл		Выкл	100
4014					1	24.08.2008			Выкл		Выкл	70
4015					1	05.12.2008			Выкл		Вкл	50
4016					1	13.04.2008			Вкл		Вкл	50
4017					1	10.09.2008			Выкл		Вкл	100
4018					1	13.11.2008			Выкл		Выкл	70
4019					1	21.02.2008			Вкл		Выкл	30
4020					1	25.01.2008			Выкл		Вкл	50

Обратите внимание на то, что поля «Тип кузова», «Сборка», «Коробка передач» остаются не заполненными. В данных полях необходимо поменять свойства.

1. Для этого необходимо открыть таблицу Заказы в режиме Конструктора. Перейти на поле «Тип кузова». Перейти на вкладку Подстановка в области Свойства поля. На рисунке 101 показана вкладка.

Рисунок 101 – Вкладка Подстановка

2. Для того, чтобы в поле «Тип кузова» появился выпадающий список со значениями либо хэчбэк, либо седан, необходимо поменять настройки таким образом, как показано на рисунке 102.

Рисунок 102 – Настройки Подстановки поля «Тип кузова»

3. Сохраните изменения.

Результат изменения настроек показан на рисунке 103.

Рисунок 103 – Поле «Тип кузова»

4. Аналогичным образом поменяйте настройки у полей:

«Сборка» - Страна производителя, Российская;

«Коробка передач» - МКПП, АКПП.

Результат представлен на рисунке 104.

Рисунок 104 – Таблица Заказы