1.3.1 Материальная основа документа (мод)

МОД – совокупность материалов, используемых для записи сообщения (текста, звука, изображения) и составляющих носитель информации. Делятся на естественные (природные материалы) и искусственные (бумажные и полимерные).

Бумажные – деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты и др.

Полимерные(шеллак, полихромвинил, полупроводник и пр.) – виниловые диски, фото- и кино плёнки, магнитные и оптические диски – материальные носители такой информации, которая чаще всего не может быть зафиксирована на бумаге.

1.3.2 Форма материального носителя информации

Носитель информации– материальный объект, предназначенный для хранения и передачи информации.

Форма носителя информации– специальная конструкция материального носителя, обеспечивающая выполнение документом его основной функции, делающая его удобным для хранения и использования.

В зависимости от формы носителяразличаютлистовые, кодексовые, карточные, ленточные, дисковые и комбинированныедокументы.

Листовой документсуществует в виде одного или нескольких листов печатного материала любого формата без скрепления (деловой документ, листовка, газета и т. п.).

Кодекс – наиболее распространённая форма книги

Карточный документ– карточка установленного формата на материале повышенной плотности и износостойкости, иногда с особыми свойствами (открытка, перфокарта, проездной в метро, карта таксофона, банковская карта и пр.).

Ленточный документ– непрерывна полоса материала с записью информации (магнитная лента, кинолента, лента кассового аппарата).

Дисковый – документ в виде диска.

1.4 Структура и оформление документа

Функциональность документа определяется его структурой, обычно понимаемой как единое целое, задающее входящие в него элементы, их взаиморасположение и связь. Определённую структуру имеют как документ в целом, так и отдельные его элементы.

Структура– устойчивый способ организации документа как системы, определяющий его стабильность при изменении внешних или внутренних условий. По структуре документ может бытьпростым (элементарным)илисоставным (сложным).

Простой документ– отдельное завершённое сообщение (произведение), целостность которого выражается общим содержанием (смыслом) и логикой изложения, зафиксированное на одной единице материального носителя.

Составной (сложный) документ– состоит из двух или более сообщений (произведений), частей или томов, объединённых общей темой или проблемой, целью, автором и т. п., зафиксированный на нескольких материальных носителях.

Монодокумент– содержит одно произведение, монография, учебник, открытка и др.).

Полидокумент– несколько произведений, а также одно произведение, размещённое на нескольких носителях. Состоит (кроме сборников) из нумерованных или датированных томов или выпусков с однотипным оформлением. Виды полидокументов:

- сборник– содержит ряд произведений;

- многотомник– состоит из двух или более нумерованных томов;

- серийное издание– периодическое (журнал, газета, бюллетень, сборник тезисов докладов и т. п.);

- продолжающееся издание(серия).

Деление документов на простые и сложные, моно- и полидокументные во многом условно. Например, коллективная монография, имеющая разделы, написанные разными авторами, аудиодиск с произведениями нескольких композиторов, дайджест с подборкой извлечений из различных текстов, и т. п. могут быть одновременно отнесены к разряду сложных и полидокументов. При наличии рисунков, схем, комментариев и т. п. в приложении простой документ превращается в сложный. Таким образом, самостоятельное произведение (целостный текст) может быть одновременно отдельным документом, частью документа или состоять из нескольких документов.

Иногда документом считаются не только обособленные, самостоятельно оформленные вещественные объекты, но и сообщения, являющиеся частью такого объекта. Например, документом является не только журнал, но и отдельная статья в нём. Однако чаще документом называется завершённое, самостоятельно оформленное сообщение, размещённое на материальном носителе.

Каждый вид документа имеет свой типовой формуляр– необходимые сведения о документе, служащие для его регистрации, учёта, хранения, выдачи, продажи. Состоит из двух слагаемых:оформление документаи егореквизиты.

Оформление документа– это его внутренняя и внешняя структура (конструкция). Включает придание ему законченной внешней и внутренней форм, установление формата, выбор шрифта, подготовку иллюстраций.