Лабораторная работа № 1

(4 часа)

Основы работы с таблицами

Цель работы:Создание таблиц базы данных «Производство». Получение навыков работы по созданию структуры таблиц, модификации структуры таблиц, заполнению таблиц. Создание ключевых полей, индексированных полей, установка связей между таблицами. Удаление информации из связанных таблиц и восстановление этой информации.

Темы для предварительного изучения:Проектирование реляционных баз данных. Создание новой базы данных. Создание таблиц. Типы полей, используемые СУБД «Access». Сохранение таблиц. Создание ключевого поля. Изменение структуры таблицы, добавление данных в таблицу. Редактирование и удаление данных. Изменение внешнего вида таблицы. Печать таблицы. Поиск данных в таблице. Добавление индексов в таблицу. Установка связей между таблицами. Экспорт и импорт таблиц.

Общие сведения:Все составляющие базы данных (таблицы, отчеты, запросы, формы и другие объекты) хранятся в едином дисковом файле.

Основным структурным компонентом базы данных является таблица, в которой хранятся вводимые данные. Таблица состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных.

Создание таблиц осуществляется с помощью Мастера (с типовыми полями) или в режиме Конструктора. При разработке структуры таблицы необходимо, прежде всего, определить названия полей, из которых она должна состоять, и типы данных этих полей.

Возможные типы данных:

- текстовый (по умолчанию): текст или числа, не требующие расчетов;

• числовой: числовые данные, используемые для проведения расчетов;

• дата/время: хранение информации о дате и времени;

• денежный: денежные и числовые данные, используемые в расчетах;

• счетчик: специальное числовое поле, в котором автоматически присваивается уникальный порядковый номер каждой записи (значения поля обновлять нельзя);

• поле МЕМО: хранение комментариев;

• логический: может иметь только одно из двух возможных значений;

• поле объекта OLE: объект, связанный или внедренный в таблицу Access;

• гиперссылка: строка, состоящая из букв и цифр и представляющая собой адрес гиперссылки.

Основные правила при проектировании таблиц:

• таблица должна содержать информацию только по одному объекту модели данных предметной области;

• все столбцы таблицы должны быть однородны;

• информация в таблице не должна дублироваться, то есть не должно быть одинаковых строк; не должно быть повторений и между таблицами;

• следует проектировать таблицы, не содержащие избыточных данных;

• в таблице должна присутствовать вся необходимая информация;

• информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы;

• следует выбирать подходящий тип данных для полей.

Слово «реляционная» происходит от английского relation - отношение. Отношение - математическое понятие, но в терминологии моделей отношения удобно изображать в виде таблицы, в которой строки соответствуют кортежам отношения, а столбцы - атрибутам. Ключом называют любую функцию от атрибутов кортежа, которая может быть использована для идентификации кортежа. Такая функция может быть значением одного из атрибутов (простой ключ), а также задаваться алгебраическим выражением, включающим значения нескольких атрибутов (составной ключ).

Одно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в возможности хранения логически сгруппированных данных в разных таблицах и задания связи между ними путем объединения их в единую базу. Для задания связи таблицы должны иметь поля с одинаковыми именами или хотя бы с одинаковыми форматами данных. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в этих полях. Такая организация данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и организацию запросов и отчетов.

В «Access» можно задать три вида связей между таблицами: Один-ко-многим, Многие-ко-многим и Один-к-одному.

Связь Один-ко-многим - наиболее часто используемый тип связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В (поля с этими записями называются ключами), а запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А.

При связи Многие-ко-многим одной записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В - несколько записей в таблице А. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, одно из которых является общим с таблицей А, а другое - общим с таблицей В.

При связи Один-к-одному запись в таблице А может иметь не более одной связанной записи в таблице В и наоборот. Этот тип связи используется не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением Один-к-одному применяют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы в целях ее защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.

Тип создаваемой связи зависит от полей, для которых определяется связь:

- связь Один-ко-многим создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс, то есть значения в нем не повторяются;

- связь Один-к-одному создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы;

- связь Многие-ко-многим фактически представляет собой две связи типа Один-ко-многим через третью таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, общих для двух других таблиц.

Следовательно, после создания структуры таблицы необходимо задать ключевое поле необходимое для установки связей между таблицами. Обычно, поле, используемое в качестве ключевого, располагается в таблице первым. Для создания ключевого поля выделить поле, выполнив щелчок слева от имени поля на полосе выделения и выполнить щелчок по пиктограмме «Ключевое поле» на панели инструментов. Слева от имени поля появится изображение ключа. Ключевое поле может быть простым или составным, то есть состоять из нескольких полей для однозначной идентификации каждой записи в таблице. Межтабличные связи дают возможность совместно использовать данные из разных таблиц.

Чтобы выбрать поле в качестве индексированного в разделе «Свойства поля: общие» выбрать строку «Индексированное поле». Выполнить щелчок по кнопке раскрытия списка и выбрать строку «Да (Допускаются совпадения)». При сохранении таблицы отказаться от создания ключевого поля.

Установка связей между таблицами осуществляется с использованием схемы данных («панель инструментов: схема данных»). Если связи устанавливаются впервые, необходимо добавить таблицы, для которых устанавливается связь.

Для создания связей между таблицами переместить поле, которое необходимо связать на соответствующее поле другой таблицы. В большинстве связей ключевое поле первой таблицы связывается с аналогичным полем второй таблицы. После перемещения поля появится диалоговое окно «Связи». В диалоговом окне представлены названия таблиц, между которыми устанавливаются связи и имена полей для связи. Полям, на основе которых создаются связи между таблицами, не обязательно иметь одинаковые имена, однако они должны быть одного типа. Исключение составляют поля счетчиков, которые можно связывать с числовыми полями.

Для автоматической поддержки целостности базы данных установить флажок «Обеспечение целостности данных». При включении режима «Каскадное обновление связанных полей» изменения, сделанные в связанном поле первой таблицы, автоматически вносятся в поля связанной таблицы, содержащей те же данные. При включении режима «Каскадное удаление связанных полей» удаление записей в первой таблице приводит к удалению соответствующих записей связанной таблицы.

Заполнение таблиц необходимой информацией (данными) осуществляется в режиме таблицы. Сохранение производится сразу при переходе к следующей записи.

Для заполнения таблицы данными, предварительно отраженными в таблице-справочнике, необходимо для соответствующего поля использовать метод подстановки (раздел «Свойства поля: подстановка»), выбрать поле со списком и задать источник строк.

Для удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в определенной последовательности с помощью кнопок сортировки на панели инструментов или выполнением команды: «панель-меню: записи» → «сортировка». Для восстановления порядка отображения записей используется команда: «панель-меню: записи» → «удалить фильтр».

При необходимости отбор подмножества записей по определенному набору условий реализуется с помощью фильтра. В «Access» существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный, расширенный и фильтр по вводу («панель-меню: записи» → «фильтр»).

Условия выполнения лабораторной работы:Предметной областью является лесопильно-деревообрабатывающее предприятие, следовательно, созданная база данных должна называться «Производство-фамилия-группа». Наименование таблиц должно включать их логическое название исходя из содержащихся в них данных, последнюю цифру номера группы, первые буквы фамилии и имени студента.

Задание:На основе информационно-логической модели предметной области «Производство» (см. рисунок 1) создать физическую модель данных, отраженную в виде схемы данных СУБД «Access». Для этого с помощью Конструктора создать таблицы базы данных «Производство», задать ключевые и индексные поля, установить связи между таблицами, заполнить таблицы данными.

В структуру лесопильно-деревообрабатывающего предприятия входят N-подразделений (цехов), в которых изготавливаетсяM–видов продукции. Каждый вид продукции состоит изK-деталей.Детальхарактеризуется шифром, типом, габаритными размерами, видом применяемого сырья (материалов).

На предприятии установлено оборудование L–типов, выполняющее различные операции технологического процесса. Каждый станок (линия) в перечне оборудованияхарактеризуется инвентарным номером, маркой, типом оборудования, габаритными размерами.Инструмент, установленный на оборудовании предприятия, имеет инвентарный номер и тип.

На предприятии разработаны типовые технологические процессы, включающие последовательный переченьопераций. Для производства каждой детали определен технологический процесс ее изготовления.

Список сотрудниковвключает следующую информацию: фамилия и инициалы, год рождения, образование и другие данные по усмотрению студента. В отделе кадров деревообрабатывающего предприятия ведетсяштатное расписание, содержащее сведения о работающих: фамилия и инициалы, должность, тарифная ставка (оклад), подразделение (цех).

Технологический отдел предприятия имеет данные о плановом заданиипо выпуску каждого вида продукции.

Создание базы данных «Производство»следует начинать с формирования таблиц в соответствии с вариантом индивидуального задания.

Рекомендуется перед началом работы по своему варианту на отдельном листе бумаги составить структуру создаваемых таблиц с описанием имён полей и их типов. Определить ключевые поля для каждой из таблиц. Установить межтабличные связи.

Варианты заданий:

1. Разработать таблицы-справочники, отражающие список сотрудников предприятия, перечни должностей и подразделений. На их основе создать Штатное расписание.

2. Разработать таблицы-справочники, отражающие типы оборудования и инструмента. Создать таблицы с перечнями оборудования и инструмента, а также таблицу связи, отражающую всевозможные варианты соответствия типа инструмента типу оборудования.

3. Создать таблицу установленного оборудования (по инвентарному номеру) в различных подразделениях (цехах) предприятия на основе таблиц, отражающих перечни оборудования и подразделений.

4. На основе данных таблиц-справочников о выпускаемой лесопильно-деревообрабатывающим предприятием продукции и применяющихся деталей создать таблицу перечня деталей, входящих в отдельные изделия.

5. Создать таблицу соответствия должностей сотрудников предприятия, работающих на лесопильно-деревообрабатывающем оборудовании, типу станков или автоматических линий, используя таблицы-справочники перечня должностей и типов оборудования.

6. Разработать таблицу с указанием операций для каждого применяющегося на предприятии технологического процесса, используя таблицы-справочники перечней технологических процессов и операций.

7. Разработать таблицу, показывающую технологические процессы изготовления каждой детали на основе таблиц-справочников перечней деталей и технологических процессов.

8. Используя таблицы-справочники типа оборудования и перечня технологических операций указать в создаваемой таблице для каждого типа оборудования список выполняемых на нем операций. Учитывать возможность использования на предприятии многооперационных станков.

9. Разработать таблицы с нормами расхода сырья и планового задания предприятия по выпуску всей продукции на основе данных таблиц-справочников продукции и сырья.

В дальнейшем для создания полноценной индивидуальной для каждого студента (подгруппы) базы данных «Производство» необходимо импортировать недостающие таблицы, созданные в соответствии с вариантами 1-9, из баз данных других подгрупп.

Импортирование таблиц осуществляется по следующей схеме: «панель-меню: файл» → «внешние данные» → «импорт» → «адрес базы данных» → «необходимые таблицы».

После создания общей информационной модели предприятия необходимо установить связи между таблицами в схеме данных. Перед созданием схемы данных информация из импортированных таблиц удаляется.

Сформированную базу данных необходимо дополнить таблицами, отражающими (см. рисунок 1):

• сотрудников, работающих на каждой единице оборудования, с учетом уже хранящейся в базе данных информации об их должности и месте работы (подразделение);

• трудозатраты при обработке детали на каждой операции с учетом марки используемого оборудования.

Контрольные вопросы:

1. Дать определение реляционной таблицы. Что значить спроектировать таблицу?

2. Что значит термин «избыточность данных»? Приведите пример.

3. Перечислите типы данных, используемые в Вашей работе, поясните их назначение и интервал значений для каждого типа.

4. Поясните термины «Запись», «Поле»? Приведите пример поля и записи из вашей базы данных.

5. Дайте определение логической модели Базы Данных. Приведите примеры.

6. Что означает «идентифицировать запись»?

7. Дайте определение ключевого поля, приведите пример.

8. Приведите пример составного ключа, когда такие ключи вводятся?

9. Какие поля не могут быть ключевыми? Обоснуйте свой ответ.

10. Как задать ключ для 2-х и более связанных полей?

11. Что позволяет СУБД обрабатывать данные из нескольких таблиц?

12. Назовите типы межтабличных связей, используемые в Вашей базе данных. Обоснуйте выбор связи.