7. Ввод данных в таблицу

Несмотря на то что форма наиболее подходит для ввода данных (особенно если с базой данных Access работает несколько пользователей), данные можно вводить и изменять непосредственно в таблице.

Типы данных, которые пользователь может ввести в таблицу, могут зависеть от ряда факторов.

• По умолчанию поля в таблице могут принимать определенные типы данных поля, например текст или числа. Необходимо вводить данные того типа, который задан для поля, в противном случае отображается сообщение об ошибке:

• Если к полю применена маска ввода, возможно, данные придется вводить в особом формате.

• За исключением вложений и многозначных списков в большинство полей можно ввести данные только одного типа. Если неизвестно, принимает ли поле вложения, следует проверить свойства поля. Если поле является многозначным списком, в Access рядом с каждым элементом списка отображается флажок.

Ввод данных с помощью формы

Если с базой данных работают несколько пользователей, то с помощью форм ввод данных можно ускорить и упростить, создав макет, соответствующий требованиям и навыкам пользователей.

Макет формы определяет способ ввода или изменения данных. Формы включают элементы управления, такие как списки, текстовые поля и кнопки, каждый из которых связан с полями в различных таблицах, запросах, макросах или элементах управления в других открытых формах. Элементы управления используются либо для чтения данных из таблицы, либо для записи данных в нее.

Действия, которые можно выполнить с помощью элемента управления, зависят от факторов, указанных ниже.

• Тип данных, заданный для источника данных.

• Свойства, заданные для поля.

• Свойства, заданные для элемента управления.

В приведенных ниже разделах описано применение самых распространенных элементов управления, служащих для ввода данных.

Ввод пустых значений

Если определенные данные отсутствуют или не существуют, можно ввести пустое значение. В Access есть два типа пустых значений: значения NULL и пустые строки. Значения NULL обозначают неизвестные значения, а пустые строки — поля, которые содержат пустое значение. Например, в таблице с полем номера факса это поле можно оставить пустым, если соответствующие сведения отсутствуют; при этом будет введено значение NULL (если структура базы данных допускает значения NULL). Кроме того, в поле можно ввести пустую строку, чтобы показать, что для этого поля нет значения.

1. Чтобы ввести пустую строку, откройте таблицу в режиме таблицы или формы.

2. Выделите нужное поле и введите пару двойных кавычек без пробела между ними ( "" ).

3. Для фиксации изменений переместите курсор на другую запись. По умолчанию кавычки будут скрыты.

Ввод данных с помощью списка

Пользователь базы данных может выбрать или ввести данные на основе значений, доступных в списке. В Access есть несколько типов списков, соответствующих определенным требованиям ко вводу данных.

В списке отображаются значения, введенные при создании элемента управления. Значения могут быть взяты из одного или нескольких полей в таблице или из результата запроса.

1. Если список находится в форме, откройте ее в режиме формы, а если список находится в таблице или в результирующем наборе запроса, откройте объект в режиме таблицы.

2. Прокрутите список элементов и выберите из них требуемый.

3. Чтобы зафиксировать сделанный выбор в базе данных, переместите курсор в другое поле.

Поля со списком похожи на списки, за тем исключением, что в поле со списком есть текстовое поле и раскрывающийся список. При создании списка в таблице или результирующем наборе запроса приложение Access по умолчанию вставляет поле со списком. Используя поле со списком, можно сэкономить место на форме.

Чтобы выделить элементы в поле со списком, щелкните стрелку вниз рядом со списком и выберите данные, которые необходимо добавить.

Списки, которые поддерживают несколько значений, являются многозначными полями. С помощью многозначных списков, которые можно создать в Access без программирования, можно решить распространенную экономическую задачу. Предположим, что база данных Access используется для отслеживания обращений в службу технической поддержки. Если запрос требуется назначить нескольким сотрудникам, можно использовать многозначный список. С помощью списка с флажком напротив каждого элемента можно выбрать несколько элементов списка.

Чтобы выделить элементы в поле со списком с флажками, щелкните стрелку вниз рядом со списком, установите до 100 флажков и нажмите кнопку ОК.