2. Документационное обеспечение коммерческого предприятия

Коммерческое предприятие, акционерное общество можно рассматривать как коллектив, организацию людей, объединенных коммерческими целями, зарегистрированную в установленном порядке. Коммерческое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти.

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия решения.

Информация должна быть оперативной, т.е. такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось.

Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

На рабочее место руководителя предприятия или исполнителя информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку. В ряде крупных фирм информация, поступающая руководителю, представлена в сжатом виде, как правило, наиболее важная и срочная.

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В соответствии с «Оксфордским словарем» «документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение». Каждый документ должен оцениваться прежде всего по информации, которую он содержит. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет, что « документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов…».

В управленческой деятельности самые разнообразные документы: рукописные, машинописные, составленные на персональном компьютере, полученные по телефаксу и т.д.

Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядительными документами (ОРД). Можно выделить следующие группы ОРД:

организационные (уставы, учредительные договоры);
распорядительные (приказы, распоряжения, решения);
справочно-информационные (письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы).

Составной частью управления является делопроизводство. Работники сферы управления (руководители, менеджеры, специалисты) до 75% своего рабочего времени тратят на работу с документами. Поэтому необходимо с самого начала деятельности предприятия организовать делопроизводство так, чтобы это была не традиционная канцелярия, в которой бумаги «дозревают», а современный офис, в основу функционирования которого положены следующие принципы:

оперативность (быстрая и четкая работа с документами);
современное техническое оснащение (персональные компьютеры, факсы, ксероксы, сканеры и всевозможные средства малой оргтехники, облегчающие работу с документами: нумераторы, степлеры и т.п.);
целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной конечной целью);
умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составлением документов только в том случае, когда это действительно необходимо или установлено государственными нормативными актами).

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций (см. рис.1). Степень совершенства технологической схемы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Прием Предварительное Доклад руководителю

входящих рассмотрение Регистрация и рассмотрение

документов (разметка) документов документов

секретарем руководством