лб.бизнес-интернет / Access-3

Работа 5. Сортировка и отбор данных

Задание 1.22. Сортировка данных в таблице

Выполнить различные виды сортировки данных в таблицах и в формах в соответствии с приведенными ниже критериями.

Критерии сортировки

1. Отсортируйте по алфавиту названия континентов. Какой континент занимает третью строку после сортировки?

2. Отсортируйте по возрастанию данные поля Площадь в таблице Континенты. Какой континент самый большой (маленький)?

3. Отсортируйте по алфавиту названия в таблице Страны. Ка­кая страна первая в этом списке? Можно ли по результатам сортировки ответить, какая страна первая по алфавиту в Южной Америке?

4. В таблице Континенты откройте подчиненную таблицу Страны. Отсортируйте названия стран по алфавиту. В этом случае страны каждого континента будут расположены по алфавиту.

5. Выполните указанные выше виды сортировки в формах. Просмотрите результаты. Где лучше выполнять сортировку: в формах или в таблицах?

Технология сортировки

1. Щелкнуть на любой записи в том поле, которое надо отсортировать.

2. Выбрать команду Сортировка и фильтр ► Сортировка или щелкнуть на соответствующей кнопке на панели инструментов.

Задание 1.23. Бланк расширенного фильтра

Инструмент Расширенный фильтр позволяет провести как отбор, так и сортировку по нескольким критериям. При использовании расширенного фильтра все условия отбора и сортировки записываются в специальном бланке (рис. 1.10).

Технология работы

1. Выполните команду Сортировка и фильтр ► Расширенный фильтр. Откроется бланк расширенного фильтра.

2. Отберите населенные пункты, названия которых начинаются на букву «н».

3. Отберите населенные пункты, названия которых заканчиваются на букву «н».

4. В таблице Страны отберите страны, у которых денежная единица содержит слово «доллар».

5. Щелкните на кнопке Применить фильтр и посмотрите результаты отбора.

Все представленные выше виды фильтров называются фильтры по маске. В табл. 1.15 приведены примеры и назначение фильтров по маске.

Таблица 1.15. Примеры фильтров по маске

Условие	Назначение
Like "*доллар"	Значение заканчивается на слово доллар
Like "H*"	Значение начинается на букву «н»
Like "*н"	Значение заканчивается на букву «н»
Like "*н*"	Значение содержит букву «н» (в начале, в середине или в конце)
Like "*доллар*"	Значение содержит слово «доллар» (в начале, в середине или в конце)

Рис.1.10

Работа 6. Создание запросов

Задание 1.24. Создание запроса на выборку

Создать запрос, отбирающий страны, у которых государственное устройство включает слово «монархия».

Технология работы

1. Во вкладке Создание окна базы данных активизируйте окно Другие.

2. Выберите создание запроса в режиме конструктора. Откроется бланк запроса и окно Добавление таблицы. Бланк запроса на­поминает бланк расширенного фильтра.

3. Добавьте таблицы Континенты и Страны. Закройте окно До­бавление таблицы.

4. Двойным щелчком выберите из таблицы Континенты поле НазваниеКонтинента, из таблицы Страны — поля НазваниеСтраны и ГосударственноеУстройство. Эти поля появят­ся в столбцах в нижней части бланка запроса.

5. Задайте сортировку для полей НазваниеКонтинента и НазваниеСтраны.

6. Задайте условие отбора для поля ГосударственноеУстройство: Like "*монархия*".

7. Выполните запрос, выбрав команду Тип запроса ► Запуск или нажав кнопку Запуск на панели инструментов, и посмотрите результаты.

8. Перейдите в режим конструктора.

9. Закройте окно запроса. Сохраните его с именем Монархия.

10. Убедитесь, что в главном окне базы данных появилось имя созданного запроса.

11. Введите в таблицы новые данные, удовлетворяющие запросу.

12. Двойным щелчком запустите запрос еще раз и посмотрите результаты.

13. Закройте запрос.

Задание 1.25. Условия отбора и сортировка в запросах

Создать запросы на выборку по критериям, представленным в табл. 1.16. Для проверки работы запросов убедитесь, что в базе данных есть записи, удовлетворяющие условиям отбора. Если таковых записей нет, введите соответствующие данные.

Таблица 1.16. Запросы на выборку

Назначение запроса	Имя запроса	Поля	Условие отбора и сортировка
Отобрать страны Европы с населени­ем менее 10 млн человек. Отсортировать страны по возрастанию населения	Население	НазваниеКонтинента из таблицы Континенты
		НазваниеСтраны из таблицы Страны	«Европа»
		Население из таблицы Страны	< 10 000 000 Сортировка по возрастанию
Отобрать населен­ные пункты, распо­ложенные в южном полушарии. Отсортировать пункты по расстоянию до эк­ватора, начиная от самого ближнего	Южное полушарие	НазваниеКонтинента из табли­цы Континенты
		НазваниеСтра­ны из таблицы Страны
		НазваниеПункта из таблицы Населенные пункты
		ГеографическаяШирота из таблицы Насе­ленные пункты	<0 Сортировка по убыванию

Задание 1.26. Создание запроса с параметрами

Создать запрос с параметром, в котором на этапе выполнения за­проса вводится условие отбора (страна) и выводится список всех населенных пунктов указанной страны, отсортированный по ал­фавиту. Применить запрос с различными условиями отбора.

В запросах с параметром условие отбора указывается неявно в виде фразы-подсказки. Фраза-подсказка записывается в квад­ратных скобках. Само условие формирует пользователь во время выполнения запроса. Таким образом, один и тот же запрос позволяет каждый раз задавать конкретное условие отбора.

Технология работы

1. Создайте новый запрос в режиме конструктора.

2. Вставьте в запрос таблицы Страны и Населенные пункты.

3. Включите в запрос поля НазваниеСтраны и НазваниеПункта.

4. Задайте сортировку для поля НазваниеПункта.

5. Запишите условие отбора для поля НазваниеСтраны в виде фразы [Введите название страны] (фразу надо записывать в квадратных скобках).

6. Сохраните запрос с именем Населенные пункты страны.

7. Закройте запрос. Убедитесь, что в списке запросов появилось имя созданного запроса.

8. Двойным щелчком запустите запрос.

9. В появившемся диалоговом окне введите название страны.

10. Просмотрите результаты выполнения запроса и закройте окно.

11. Вновь выполните запрос и укажите другую страну. Просмот­рите результаты выполнения запроса.

Задание 1.27. Условия отбора в запросах с параметром

Создать запрос с параметром, который отбирает страны с заданным государственным устройством, при этом условие отбора по­зволяет ввести не точное значение, а только некоторое буквосочетание.

Технология работы

1. Создайте новый запрос в режиме конструктора.

2. Вставьте в запрос таблицу Страны.

3. Включите в запрос поля НазваниеСтраны и ГосударственноеУстройство.

4. Запишите условие отбора для поля НазваниеСтраны в следующем виде: LIKE "*" & [Введите один или несколько символов для поиска: ] & "*".

5. Сохраните запрос с именем Государственное устройство.

6. С помощью запроса отберите страны, у которых государствен­ное устройство содержит слово «республика». Просмотрите результаты запроса. Закройте окно.

7. С помощью запроса отберите страны, у которых государственное устройство содержит слово «федерация» или «федеративная».

Работа 7. Создание отчетов

Задание 1.28. Создание отчета

Создать отчет, в котором представлена информация о странах, сгруппированная по континентам.

Технология работы

1. В главном окне базы данных перейдите в окно Отчеты.

2. Двойным щелчком запустите режим создания отчета с помощью мастера.

3. На первом шаге из таблицы Континенты выберите поле НазваниеКонтинента, из таблицы Страны — поля НазваниеСтраны, Денежная единица, ГосударственноеУстройство.

4. На следующем шаге выберите вид представления данных. По умолчанию вам будет предложено представление в виде груп­пировки по континентам. Посмотрите, как выглядит другой вид представления — по странам, и выберите тот, который, на ваш взгляд, отвечает требованию задания.

5. На следующем шаге можно добавить дополнительные уровни группировки, но в нашем случае этого не требуется.

6. На следующем шаге задайте сортировку данных по названи­ям стран.

7. На следующем шаге выберите вид макета отчета. Чтобы по­нять различие в предлагаемых макетах, полезно сделать не­сколько отчетов с разными макетами.

8. На следующем шаге выберите стиль оформления отчета.

9. На последнем шаге введите имя отчета Континенты и страны-отчет и нажмите кнопку Готово.

Задание 1.29. Редактирование отчета

При просмотре полученного отчета могут быть выявлены сле­дующие недочеты:

• Не все заголовки полей видны полностью.

• Не все данные отображаются полностью.

• Названия столбцов сформированы по названиям полей и, со­ответственно, имеют слитное написание слов.

Отредактировать отчет Континенты и страны-отчет.

Технология работы

1. Для редактирования отчета перейдите в режим конструктора. Откроется бланк отчета. Одновре­менно подключается панель инструментов Мастер автоматического форматирования во вкладке Упорядочить.

2. Найдите на бланке отчета области отчета: Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Область данных, Примечание группы, Нижний колонтитул, Примечание отчета.

3. Найдите объекты отчета — надписи и поля. Для их внешнего различения используется разный шрифт. Весь список объек­тов отчета можно раскрыть и просмотреть на панели инстру­ментов.

4. Найдите автоматически сформированные объекты отчета — вычисляемые поля даты и номера страницы.

5. Найдите на бланке графические объекты — линии, используемые для отделения областей. Их также можно редактировать.

6. Редактирование объектов отчета выполняется аналогично ре­дактированию объектов формы.

7. В отчете часто требуется оформить надпись в виде заголовка столбца таблицы. Если надпись состоит из нескольких слов, то можно увеличить размер объекта по вертикали так, чтобы надпись располагалась на двух строках.

Задание 1.30. Отчет Визитная карточка страны

Создать отчет Визитная карточка страны, в котором информа­ция по каждой стране располагалась бы на бланке определенно­го размера.

Технология работы

1. Запустите режим создания отчета с помощью мастера.

2. Включите в отчет все поля из таблицы Страны (кроме поля КодСтраны).

3. Выполните шаги мастера отчета.

4. Посмотрите отчет.

5. Удалите из отчета ненужные объекты из областей Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Нижний колонтитул, Примечание отчета. Уменьшите размеры этих областей до нуля.

6. В области данных расставьте поля в соответствии с образцом.

7. Создайте прямоугольную рамку, ограничивающую объекты.

8. Измените параметры оформления: шрифт, размер, начертание и пр.