Основы деловой переписки

We'll be working with our Moscow representative over the next couple of months in order to create a promotional plan for Russia, and your feedback will form part of this. We hope to be in contact in order to let you know how we've integrated your ideas and suggestions, and what support we can offer.

г

With very best regards,

о

о

к

с

Jane Badger

в

е

Sales Manager

ш

ы

н

р

Пример 1.3

е

Ч

.

Г

.

Dear Mr Brieger

Н

и

н

е

м

It is our great pleasure to inform you that our new product line is ready

и

for your inspection.

т

е

т

р

и

surprised to see some of our

We believe that you will be delightfullyс

в

latest innovations in both conceptеand design and invite you to call for

и

н

an appointment to visit our display room. Our representative will be

у

й

happy to arrange a demonstration time for you at your convenience.

ы

е

н

We will look forwardнto seeing you soon.

в

т

с

Yours sincerely,р

а

д

о

у

Amelia Doveс

г

й

Sales Manager

и

к

с

в

о

а

р

тПример 1.4

а

С

Dear Sir/Madam,

Before the hot summer is upon us, we are recommending that our customers call us to arrange to have one of our service representatives perform a thorough and complete inspection of their air-conditioning systems.

11

12

d. If you are interested in having your students participate in any of our programs, please contact us so that we can make the necessary arrangements.

Throughout our many years of experience we have learned that by

taking certain preventative measures such as correcting a minor

electrical problem, costly repairs and replacement of parts can often be

avoided. Another reason we have for suggesting this inspection at this

time is the fact that invariably it is during the hottest period of the

о

summer that we are inundated with service requests. When this occurs,г

о

к

we are unable to provide quick service to all of our valued customers

с

such as yourself.

в

е

ш

Won't you give us

a

call so

ы

we can ensure youнof a cool

р

and comfortable summer?

е

Ч

.

Г

Yours faithfully,

.

Н

и

James Trevor

н

е

Sales Manager

м

и

т

е

т

и

с

письма в соответствии с

Упражнение 1. Расположите частир

е

в

общепринятой структурой (см. план письма стр. 9).

и

н

у

Dear Mr Waisell

й

ы

н

н

to hearing from you.

a. We are looking forwardе

в

т

с

р

our brochure which consists of various programs

b. We have enclosedа

д

which willуgenerate funds for your school while exposing your students

с

of selling products.

to the experienceо

г

й

и

к

c. I am writing to you to introduce our company “New Ways”. Our firm

с

в

оsupplies products and programs which are designed primarily for

т

а schools.

р

а

С

e. These programs have been successfully tested in both public and private schools throughout the country. Our magazine subscription program has been implemented in over 1000 schools. We have discovered that campaigns carried out in the early fall and in the spring have a somewhat stronger success ration than others.

Yours faithfully,

о

г

о

к

с

Jack Mason

в

е

Sales Manager

ш

ы

н

р

Упражнение 2. Составьте предложения.

е

Ч

.

Г

.

1. pleased / introduce / software / cooperation / company / to / products /

Н

and / our / possible / I / you / for / am / very / its.

и

н

2. from / I / interested / that / learned / you / theе

/ in / Business Weekly/

м

representing / are / United States / Russianи/ in / companies / the.

т

3. recommended / have / your / been / by / firm / You / and / John Tyler

е

of Fore, Inc.

т

и

с

/ you / to / will / an / I / 10 days

4. within / schedule / the / next / contactр

е

/ appointment.

в

и

н

5. like / expand / into / to / would / the / We / Middle Eastern Market.

у

й

ы

пример 1.3. на русский язык.

Упражнение 3. Переведитен

н

е

в

т

Упражнение 4. Переведите письмо на английский язык.

с

р

а

д

Уважаемый Алексей!

у

с

о

г

В продолжение нашего разговора, я рад сообщить, что наш центр

й

готови провести для Вашей фирмы технический тренинг. Этот

к

с

втренинг может служить заменой корпоративного тренинга Voice

о

тIgnite. У Вас будет возможность получить технические знания, не

а

выезжая в Германию.

р

а

С

Мы готовы организовать для Вас два вида тренингов:

1)Технический тренинг на 4 дня. Рекомендуемое количество участников – 4-5 человек.

13

2)Однодневный тренинг для менеджеров по продажам (демонстрация продуктов, ключевые особенности). Рекомендуемое количество участников 10-20 человек.

Мы будем рады сотрудничать с Вами. Пожалуйста, дайте нам

знать, если Вам потребуется дополнительная информация.

о

г

С уважением,

к

о

с

Соколов Олег

в

е

ш

Упражнение 5.

Вы

работаете

в фирме,

р

ы

занимающейся

е

изготовлением

Ч

рекламной продукции. Напишите письмо,

.

представляющее

Вашу

компанию.

Г

преимущества

Укажите на

.

Н

вашей продукции и предложите выгодные условия для

сотрудничества.

и

н

е

м

и

т

е

т

и

с

р

е

в

и

н

у

й

ы

н

н

е

в

т

с

р

а

д

у

с

о

г

й

и

к

с

в

о

т

а

р

а

С

14

With reference to your advertisement (ad) in...

Regarding your advertisement (ad) in ...

15

Письма-запросы оформляются в соответствии со следующим планом.

1. Дайте ссылку на источник информации об адресате.

Dear Sirs,

Пример 2.1

Как и большинство деловых писем, письма-запросы должны быть простыми и короткими. Отправитель письма начинает письмо с краткого представления его компании и может дать ссылку на источник, из которого получил информацию о продукте и

компании поставщика. го о к Потенциальный покупатель четко и ясно запрашиваетс

необходимую ему информацию (каталог продукции, рекламныеев образцы, дополнительную информацию о товаре и услугахыш, условия получения скидок, возможность доставки и т.д.). рн

В заключение письма желательно высказать намерениеЧе разместить . заказ и выразить надежду на дальнейшее сотрудничествоГ . .

тимениН е т We are a large book store in the centreси of St. Petersburg and would like

to know more about the audio booksер you advertised in this month’s

edition of “Cool English”. ив ыйун Could you tell us if the CD books are leading brand names, or made by

small independent companies?нн Are there MP3 books available? It would

be helpful if you couldве send us some samples and if they are of the т standard we require,рс we will place a substantial order. We would also

like to knowдаif you are offering any trade discounts. у гос We look forward to hearing from you. ий к вYoursс faithfully,

оPaul Smirnov т Сара

2. Запрос (Enquiry)

16

You were recommended to us by…

We were advised by…

2. Представьте себя и свою компанию (данная информация может

быть включена в первый абзац вместе со ссылкой на источник

о

информации).

г

о

к

с

I am writing on behalf of our principals in Italy.

в

е

We are one of the main producers of …

ш

Our company is a subsidiary of …

ы

н

р

We specialize in …

е

Ч

.

Г

.

3. Обозначьте свой интерес и сформулируйте цель письма.

Н

и

I am writing to inquire about …

н

е

м

I am writing to request more information иon…

I would like to know more about…

т

е

т

и

с

4. Объясните, что бы Вы хотелирполучить от адресата.

е

в

и

н

Would (Could) you please send me your current price-list?

у

Would you please provideйus with your latest catalog?

ы

Could you tell me whether…н

н

We would appreciateеit if…

в

т

Would you be kind enough to supply the information requested below.

с

р

provide an extended warranty (American English)/

Does your companyа

д

a guaranteeу(British English)?

с

Can youоplease detail what guarantee you offer.

г

й

и

к

5. Закончите письмо стандартной вежливой фразой.

с

в

о

т

I would appreciate a prompt reply.

а

р

Thank you for your (anticipated) cooperation in this matter.

а

С

Please call me back at your earliest convenience.

I (will) look forward to hearing from you/ your early response.

Yours sincerely, Mr Conor Dunlop Managing Director

Пример 2.2

Dear Mr Gayle

Our firm, KellySearch, is interested in opening an account with your

establishment. We carry an extensive line of computer hardware and

о

software and service the greater part of Central Arizona.

г

о

к

с

в

We were impressed by the selection of tools displayed on your stand at

е

this year’s New York Exhibition. Would you please provide usшwith a

ы

current catalog, price list, information regarding your billingнprocedures

р

and a credit application?

е

Ч

.

Г

.

We would be grateful if you could reply at your earliest convenience.

Н

и

Sincerely,

н

е

Mr Crane

м

и

т

е

Пример 2.3

т

и

с

р

е

Dear Ms. Julia Evans

в

и

н

у

Our firm manufactures Pantaй

Cola. We are interested in investigating the

ы

possibility of nationalнadvertising.

н

е

в

т

We would be very appreciative if you would provide us with your rates

с

р

information you may have on potential users for

and any demographicа

д

our productsу which we feel primarily fall into the following category:

с

о

г

sex andй marital status;

и

к

age range;

с

в

оethnicity.

т

а

р

Thank you for your prompt attention to our request. We will be looking

а

С

forward to hearing from you.

17

18

Yours sincerely, James Fox Sales Director

e. Would you please send us your current sales literature and price list?

Dear Mr Lilley

Yours faithfully, James Morris Director

We hope to hear from you soon.

We are a chain of retailers based in Edinburgh and are looking for a manufacturer who can supply us with a wide range of polo-necked о

jumpers for the If these conditions interest you, and you can meet ordersг о к of over 700 garments at one time, please send us your current catalogueс

and price list. ев

.Черныш .Г

имениН Упражнение 1. Расположите части письма в соответствии с т общепринятой структурой (см. планеписьма стр. 15). т иверси

a. Since the IRIC Pen allowsунus to scan small graphics including logos, signatures and hand-writtenый notes, and connects to the computer’s USB port without the needннfor an external power supply, it is an ideal solution

for us. ве т арс b. We look дforward to hearing form you.

c. Of course,у we will be glad to provide the usual credit and trade гос references if we decide to order from your company. ий к вd.сWhen we attended the International Electronics Trade Fair in Dubai

оlast month, we visited your stand and saw a very interesting т ра demonstration of your text recognition pen scanner IRIC Pen. Са

Пример 2.4 Dear Sir/Madam

Упражнение 2. Составьте предложения.

1. let/ you/ you/ cash discounts/ us/ know/ if/ Could/

allow ?

2. the/ the/ is/ we/ you/ satisfactory/ If/ place/ further/ product/ will/

orders/ with/ in/ future.

о

3. if/ could/ We/ you/ send/ appreciate/

samples/ would/ material/ some/г

о

к

the/ of.

с

в

е

4. catalog/ please/ price list/ and/ for/ Could/ exhibition stands/ you/

ы

your/ send/ current ?

р

ш

5. grateful/ an/ We/ for/ early/ be/ would/ reply.

е

н

Ч

.

Г

Упражнение 3. Переведите пример 2.2 на русский язык.

.

Н

и

Упражнение 4. Переведите письмо на английский язык.

н

е

Уважаемый г-н Джонс,

м

и

т

е

т

Наш колледж готовит специалистови

по специальности «Сервис и

с

е

в покупке учебной

туризм», поэтому мы заинтер сованыр

в

и

литературы на английском языке для специальных целей к началу

н

учебного года.

у

й

н

ы

Будем признательнын, если Вы вышлите каталог и прайс-лист. Мы

в

также хотим знатье, какие скидки вы предоставляете и есть ли у Вас

т

доставка?

с

р

а

д

ждем ответа.

С нетерпениему

с

о

г

и

С уважениемй

,

к

с

Ва ильев Алексей Владимирович

в

о

т

р

Упражнение 5. Напишите письмо-запрос.

а

а

С

Вы хотели бы приобрести компьютер, поинтересуйтесь, какие

модели есть в наличии и попросите выслать прайс-лист. А также уточните, есть ли доставка и каков срок гарантии.

19

3. Ответ на запрос (Reply)

Ответ на письмо-запрос, как и любое деловое письмо, следует

начинать с приветствия. Помните, что в приветствии

предпочтительнее использовать имя адресата, нежели безликое

Dear Sir/ Madam.

о

Необходимо

как

можно

раньше

в письме

сообщить

адресатуг

о

можете ли Вы выполнить его запрос,

к

или посоветуйте, куда он

с

может обратиться

(возможно,

другой

отдел

в

или

вашей фирмы

е

партнерскую организацию).

ш

Следует

убедиться в

том, что Вы предоставили

ы

всю

адресатун

р

е

запрашиваемую им информацию (каталог, прайс-лист, проспект). В

Ч

.

некоторых ситуациях необходимо выслать образцы, выпускаемой

Г

Вами продукции.

В ряде

случаев,

.

если требуется демонстрация

предлагаемого Вами

товара,

следует

Н

приезде

договориться о

и

н

оборудования.

Вашего представителя и установке необходимогое

Отвечая

на

первичный

запрос,

м

,

что

Ваше

письмо

помнитеи

т

формирует у адресата представление о Вас и Вашем предприятии,

е

т

поэтому будьте предельно вежливы и не забудьте поблагодарить

адресата за обращение к Вам.

с

р

е

Пример 3.1

в

и

н

у

Dear Mr Black

й

ы

н

н

Thank you for yourеenquiry of 14 April. We have pleasure in enclosing

в

т

our Summer Catalogue and current price list quoting CIF prices

с

Moscow.

р

а

д

у

с

We wouldо like to draw your attention to the trade and quantity discounts

г

we areйoffering in our Special Purchases section on pp. 19-26, which

и

к

may be of particular interest for you.

с

в

о

т

All our products are fully guaranteed, and backed by our worldwide

а

р

reputation.

а

С

We would be pleased to supply any further information you require.

Yours sincerely,

Natalia Petrova

20