Основы деловой переписки

С сожалением сообщаем, что товар, полученный по контракту № 7733 сильно поврежден. Крышка одного из ящиков (А-98) сломана.

41

b. I am writing to you to complain about the shipment of jackets we received yesterday against the above order.

c. You will find a list of the damaged and missing articles attached, and

the consignment will be put to one side until we receive your

instructions.

о

г

о

d. The boxes in which the jackets were packed were damaged, and

к

с

в

looked as if they had been broken open in transit. From your invoice No.

е

17890 we estimate that twenty garments have been stolen to theшvalue of

ы

150$. And because of the rummaging in the boxes, quite a fewн other

р

е

garments were crushed or stained and cannot be sold as new articles in

Ч

our shops.

.

Г

.

Yours sincerely,

Н

и

н

е

Richard Cliff

м

и

т

е

т

Упражнение 2. Составьте предложенияи .

с

р

е

в

1. having / report / have / received / goods / we / that / regret / not / We /

и

н

to / on / ordered / the / May 26.

у

2. consignment / customersй / deliver / this / essential / we / on / our /

ы

time / that / is / It / to.н

н

/ the / next / days / cancel / order / place / five /

3. components / withinе

в

т

we / the / elsewhere / receive / we / Unless / the / will / and / it.

с

р

4. legal / anyа/ inform / loss / like / results / action / because / would / if /

д

/ We / to / you / that / of / this / will / we / take.

late / deliveryу

с

5. will /оlook / into / matter / once / be / if / We / glad / you / the / at.

г

й

и

к

Упражнение 3. Переведите пример 6.2. на русский язык

с

в

о

т

Упражнение 4. Переведите письмо на английский язык.

а

р

а

С

Уважаемые господа!

Мы осмотрели коробки и обнаружили, что товар не подлежит

продаже.

Мы настаиваем, чтобы Вы заменили некондиционный товар в

течение 2-х недель. Надеемся, что Вы займетесь этим вопросом со

своей стороны, так как контракт был заключен на условиях сиф. В

противном случае нам придется подать иск.

о

г

о

к

С уважением,

с

в

Николаева Оксана

е

ш

р

ы

Упражнение 5. Напишите жалобу Вашим поставщикам.нСообщите

е

Ч

им, что фотоаппараты, полученные по заказу № К5667 , оказались

.

Г

неисправны. Попросите заменить некачественный товар или

.

возместить его стоимость.

Н

и

н

е

м

и

т

е

т

и

с

р

е

в

и

н

у

й

ы

н

н

е

в

т

с

р

а

д

у

с

о

г

й

и

к

с

в

о

т

а

р

а

С

42

7. Ответ на письмо-жалобу (Adjustment letter)

Письмо-ответ на жалобу или претензию следует начать с

извинений и выражения сожаления по поводу сложившейся

ситуации. Обязательно развернуто объясните, как вы намерены

решить

проблему

(примеры 7.1,

7.2,

7.4).

Если

жалоба

необоснованна,

выразите

сочувствие

по

поводу

о

возникшихг

о

к

с

неудобств, и объясните, что не готовы возмещать ущерб (пример

в

7.3).

ы

е

Помните,

что цель

вашего письма

–

урегулировать

конфликтш

с

р

заказчиком,

тон

письма

должен

быть вежливым,

нбезличным,

е

дружелюбным. Если претензии очень серьезны,

Ч

то ответ лучше

.

отправить

официальным

письмом. Если

Г

носят

частный

они

.

Н

характер, то ответ можно выслать по факсу или электронной почте.

и

н

е

Пример 7.1

м

и

т

е

Dear Mr Tompson,

т

и

с

р

е

в

и

Allow me to apologize for shipping you our electric heater without

н

у

including any documentation. I am enclosing the missing manual with

ы

this letter.

н

й

в

н

I am certain you willеbe pleased with the heater. We appreciate your

т

с

orders and look forward to dealing with you in the future.

р

а

д

Sincerely,у

с

о

г

и

L. Neesonй

к

с

Manager

в

о

т

а

р

С

Вот примерный план ответов на жалобы.

а

1. Дайте ссылку на письмо-жалобу.

Thank you for your letter of 23 July informing us that…

We are replying to your letter of 7 September in which you told us that…

43

We would like to thank you for informing us of our accounting error in your letter of 20 February.

2. Объясните, что вызвало проблему.

The mistake was due to a fault in one of our machines.

о

There appears to have been some in our system/ database, but this hasг

о

к

been sorted out.

с

в

е

I apologize for the errors. These were due to a software fault which has

ы

now been fixed.

н

ш

р

е

Ч

Или вежливо попросите время на выяснение обстоятельств.

.

Г

.

Н

While we cannot give you an explanation at present, we are looking into

и

the problem and will contact you again shortly.

н

It is unusual for this type of error to arise, butеthe problem has now been

dealt with.

м

и

т

е

т

и

3. Сообщите, какие меры предпр няты или будут предприняты,

чтобы исправить ошибку.

е

с

в

р

и

н

у

This has now been corrected and replacement fabric will be sent to you.

ы

We will ask the shippingйcompany to inspect the damage so that they

н

can arrange compensation.н

е

в

т

с

Если жалоба необоснованна, объясните, что причиненные

р

не по вашей вине, и вы не готовы возмещать

неудобства произошлиа

ущерб.

д

у

с

о

г

и

4. Принеситей

свои извинения за принесенные неудобства.

к

с

в

оPlease accept our apologies for the inconvenience.

т

р

In closing we would like to apologize for the inconvenience, and also

С

а

а

point out that this type of fault rarely occurs in …

Thank you for your patience in this matter.

44

Пример 7.2

Dear Ms. Emma Linney,

Thank you for your letter of 25 May. You are absolutely correct; please

allow me to apologize for issuing you an incorrect invoice. I will

о

immediately nullify that invoice PHK-000252801 and issue you a

г

о

к

correct one, as follows:

с

в

е

4 Cameras 0810

x $ 115,00

$ 460,00

ы

р

ш

Tax 5,75%

$ 26,45

е

н

Total

$ 486,45

Ч

.

Г

.

Н

и

Let me assure you that I will personally inspect our invoices to you in

н

the future to ensure that there will be no furtherе errors. Feel free to

м

contact me at 633-4464 if there are any otherи issues you wish me to

т

address.

е

т

и

Sincerely,

е

с

в

р

и

н

Colin Atkinson

у

ы

Senior Manager

н

й

н

е

в

т

Пример 7.3

с

р

у

а

Dear Ms. Baum,д

с

о

г

й

Please accept my apologies for the damaged jackets shipped to you on

и

17кAugust. I want you to know I understand that this is unacceptable to

с

вyou.

о

т

а

р

а

I urge you to file a damage claim with the shipping company, Lake

С

Express. As we have mentioned to you, one of the reasons we are able to

offer you reasonable and competitive prices is by stipulating in our terms of sale that we are not responsible for goods damaged while in shipment.

45

a. I want you to know that I also feel this matter has been poorly handled. You have been inconvenienced and frustrated by a representative of our company, and that should not have happened.

46

If you require any additional documents or information to aid you in your claim against Lake Express, let me know. In the meantime, I am ready to re-ship your order immediately, at your request.

Yours sincerely,

Peter Simpson

о

г

о

Sales Manager

к

с

в

е

ш

Пример 7.4

ы

н

р

е

Ч

Dear Mr Ross,

.

Г

.

Н

I want you to know that we value your business greatly. Please accept

и

н

my apologies for our incorrect shipment to youе on Monday.

м

и

т

I will immediately ship the balance of your order and arrange for the

е

т

incorrectly-shipped items to be pickedи up on delivery. Your order should

arrive this Friday.

с

р

е

в

и

н

Once again let me say how much I regret the inconvenience this mistake

у

has caused. Thank you forйyour patience in this matter, and we look

ы

forward to hearing fromнyou.

н

е

в

Sincerely,

т

с

р

а

Mr Eliot

д

у

с

Sales Managerо

г

й

и

к

Упражнение 1. Расположите части письма в соответствии с

с

в

общепринятой структурой (см. план письма стр. 43).

т

а

р

Dear Mr James,

а

С

b. I will cancel all late fees charged to your account at once and release your new order immediately after your payment is processed.

c. I am deeply distressed that you are unpleased with the manner in which our department handled your account.

о

d. I would like to apologize for the inconvenience you have been causedг

о

к

and to thank you for your understanding.

с

в

е

e. Please allow me to handle this matter for you.

ы

н

ш

р

е

Ч

.

Sincerely,

Г

.

Н

Martin Collins

и

н

Managing Director

е

м

и

т

е

Упражнение 2. Закончите предложения, используя выражения в

рамке.

т

и

с

р

е

в

for bringing

и

for this billing error

for any inconvenience

н

у

for your understanding

your patience and understanding

й

н

ы

__________this delay might have caused.

1. Please accept my apologiesн

е

в

2. We would like to thank you once again ________this matter to our

attention.

т

с

р

_________________in this matter.

3. I greatly appreciateа

с

д

____________in this embarrassing situation.

4. Thank youу

о

5. We гwould like to apologize______________.

й

и

к

3. Переведите примеры 7.2 и 7.3 на русский язык.

Упражнениес

в

о

т

р

Упражнение 4. Переведите письмо на английский язык.

а

а

С

Уважаемая г-жа Воронова,

Благодарим за письмо от 13 мая, в котором Вы сообщаете, что вместо 22 коробок груза Вы получили 19.

47

Разобравшись в сложившейся ситуации, мы выяснили, что 3 коробки были забыты на складе. Мы немедленно отправляем вам оставшуюся часть товара, который Вы получите в начале следующей недели. Мы примем необходимые меры, чтобы в будущем это не повторилось.

Примите наши извинения за предоставленные неудобства.

о

г

о

к

с

в

С уважением,

е

ы

Питер Грин

н

ш

р

е

Ч

Упражнение 5. Напишите ответ на жалобу на стр. 39 в примере 6.3.

.

Г

.

Н

и

н

е

м

и

т

е

т

и

с

р

е

в

и

н

у

й

ы

н

н

е

в

т

с

р

а

д

у

с

о

г

й

и

к

с

в

о

т

а

р

а

С

48

49

John Lilley

Archivist Reagan Library

Looking forward to your visit,

Dear Mr Jeffrey Robson,

Пример 8.1 Приглашение

Деловая переписка чрезвычайно разнообразна и представлена различными видами писем: приглашение, бронирование отеля или билетов, подтверждение брони, уведомление о получении информации, выражение благодарности, поздравление и др. В

данном разделе будут рассмотрены только некоторые из них. го о к Строятся они все по сходному плану, представленному в вводномс

параграфе. Большинство писем простые и лаконичныеев ,

пересылаемые по электронной почте. Более строгий официальныйыш н стиль выдерживается в приглашениях на торжественные

мероприятия и письмах-приветствиях. Такие письмаЧе, как правило, . пишут на фирменных бланках предприятия. Г .

тимениН е т We have been informed that you mayсиbe interested in conducting

research at the Reagan PresidentialерLibrary and Museum, and would like to take this opportunity toивextend an invitation to visit our

facilities in January, 2010. ун нный We have over 50 million pages of presidential records (of which

approximately 20вmillionе pages are open for research), 1.5 million т photographs, 10,000рс videotapes, and approximately 20,000 audiotapes

available forдаresearch. If you have any questions regarding business

hours, or inventoriesу please visit our website at гос http://www.reagan.utexas.edu/archives/research.html . ий к вIfсyou have any questions please call me at [phone], or email me

оat [e-mail] . т Сара

8. Другие виды деловых писем (Miscellaneous correspondence)

Many thanks for submitting your article to the journal PHYSICS. Your work is being sent to two confidential referees who will assess its

50

Пример 8.2 Письмо-приветствие

Dear Ms. Joanne Evans,

We are pleased to present you with your local program, which has been

о

implemented according to your interests and requests. We hope that youг

о

к

are able, through these meetings, not only to increase your technical

с

в

knowledge of the particular issues for which you have come to San

е

Francisco, but also to deepen your understanding of the dynamicш

ы

political, social and economic contexts in which these issuesнexist.

р

е

Ч

.

The Institute of International Education/West Coast Center (IIE/WC)

Г

.

is a private non-profit organization that welcomes foreign leaders

Н

to the Bay Area and administers a variety of international educational

и

н

exchange and professional education programsе locally and worldwide.

м

We are committed to arranging high qualityиprofessional appointments

for all of our international visitors.

т

е

т

и

с

Enclosed you will find your localрprogram, as well as maps and guides

е

в

to the city with sightseeing, dining and shopping suggestions to assist

и

н

you during your brief stay. If you have any questions, please call the

у

IIE office at [phone].й

ы

н

н

I truly hope you willеenjoy your visit to San Francisco.

в

т

с

Sincerely,

р

а

д

у

с

Gary Andersonо

г

Programй

Manager

и

к

с

в

о

т

Пример 8.3 Письмо, подтверждающее получение статьи

а

р

а

С

Dear Mr Stephen Harris,