II. Организация доступа к архивным документам

Также из принципа публичности следует, что у любого физического или юридического лица, независимо от его пола, профессии и образования, вероисповедании, партийной принадлежности, взглядов и убеждений есть следующие возможности:

- получение свободного доступа в любой архив;

- получение в архиве доступа к НСА;

- копирование архивных документов;

- различных форм использования архивных документов (кроме специально оговоренных случаев) с обязательным соблюдением требования сообщения в работах (статьях) сведений об архиве, документы которого использованы.

Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов. Порядок работы пользователей с открытыми документами Архивного фонда Российской Федерации и использования справочно-поисковых средств к ним в читальных залах (просмотровых залах, комнатах прослушивания фонодокументов и т.д.) определен «Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации».

В целях оперативного учета и розыска документов разработана система НСА (научно-справочного аппарата), включающая перекрестные справочники, используемые как главный инструмент в работе архивной службы. Автоматизация архивной службы заключается в переводе всей системы НСА на работу в автоматизированном режиме, создании автоматизированной системы НСА к «бумажному» архивному фонду.

С целью облегчения доступа к архивным документам создаются электронные архивы. Это база документов на электронных носителях и соответствующее ей программное обеспечение для поиска. Основными задачами при разработке программного обеспечения являются хранение и обработка огромных информационных ресурсов, хранение документов в определенных форматах, их реквизитов и удостоверений, разграничение прав и защита доступа к базам.

Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов (система научно-справочного аппарата (НСА) архива) включает обязательные для ведения в архиве архивные справочники (опись дел, документов, путеводитель, систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель, обзор).

Правовое регулирование доступа к информации в соответствии с нормами демократического общества является необходимым условием существования архивов в современной информационной среде. Доступ к государственным архивам и документной информации, хранящейся в них, является частью прав гражданина, а в широком смысле соблюдаемых в мире демократических ценностей – частью прав человека.

2.1 Предоставление открытых документов

Архив предоставляет пользователю открытые документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда. Архив обеспечивает доступ пользователя к секретным делам, делам, содержащим конфиденциальную информацию, базам данных с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации, и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив.

Однако архив вправе ограничить доступ пользователя к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, к документам Архивного фонда, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии. Он осуществляется в исключительных случаях (в том числе для проведения работ по изучению палеографических особенностей текстов архивных документов) с письменного разрешения руководителя архива. Пользователю предоставляются копии указанных документов (фонд пользования) или документальные публикации, содержащие данные документы.

Архив не вправе ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом платных услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.

При наличии фонда пользования архив вместо подлинных архивных документов, как правило, выдает их копии. Подлинники документов могут выдаваться с разрешения руководителя архива в исключительных случаях, в том числе: для проведения специальных работ по изучению палеографических особенностей текстов документов; при наличии у пользователя медицинских противопоказаний для работы с микрокопиями; в случаях неисправности технического оборудования для работы с микрокопиями; для изготовления высококачественных копий с документов; для экспонирования.

Аудиовизуальные документы предоставляются пользователям только в виде копий.

В ряде случаев архив может временно отказать пользователю в выдаче архивных дел. Причинами отсрочки являются:

- неудовлетворительное физическое состояние документов;

- отсутствие научного описания и технического оформления архивных дел;

- выполнение служебного задания сотрудниками архива с использованием затребованных пользователем дел;

- выдача дел во временное пользование юридическим и физическим лицам, по запросам органов государственной власти, органов местного самоуправления, судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия и дознания;

- экспонирование документов на выставке;

- выдача дел другому пользователю в читальный зал.

Сотрудник читального зала архива информирует пользователя о причинах отсрочки и возможных сроках выдачи ему требуемых дел.

Для информирования пользователей о рассекреченных документах, находящихся в составе секретных дел, архив готовит перечни рассекреченных документов в традиционном или автоматизированном режиме. Руководитель архива организует проведение работы по контролю за сроками секретности архивных документов, имеющих гриф секретности, и информирует руководителе государственных органов, наделенных полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, а также руководителей организаций о наличии в архиве секретных документов, со сроками секретности содержащихся в них сведений свыше 30 лет, их составе и объемах. Запросы пользователей о рассекречивании архивных документов рассматриваются архивом в установленный законодательством срок.