2.3 Организация копирования архивных документов и справочно-поисковых средств по заказам пользователей

Пользователи могут оформить заказ на изготовление архивом копий открытых документов архивного фонда Российской Федерации. Копии могут быть сделаны также:

- с рассекреченных документов в составе секретных дел; копирование таких дел проводится в специальном помещении сотрудником, имеющим допуск к работе с секретными документами;

- с аудиовизуальных документов, в отношении которых истек 50-летний срок действия авторского права или смежных прав;

- с архивных документов, приобретенных у физических/юридических лиц (если в документе не содержатся сведения, относящиеся к охраняемым законодательством Российской Федерации тайнам).

С разрешения руководителя архива осуществляется копирование:

• особо ценных документов, в том числе уникальных документов;

• документов, содержащих результаты в научной, научно-технической и производственно-технической сферах, в отношении которых истек установленный Российским законодательством срок действия права;

• документов, созданных в деятельности ликвидированных негосударственных организаций.

В отдельных случаях архив может провести копирование архивных документов, содержащих сведения, составляющие служебную, коммерческую и иную тайну. Копирование таких документов производится для определенного круга лиц.

С разрешения руководителя архива и в исключительных случаях производится:

• копирование дел или документов, требующих расшивки единицы хранения и ее последующего переплета (при полной невозможности копировать переплетенное дело);

• копирование техническими средствами пользователей (фотоаппаратами, видеокамерами, сканерами) при отсутствии их у архива; при этом копирование, как правило, производится в помещении архива под контролем сотрудников архива с целью обеспечения сохранности архивных документов.

Копирование архивных документов для сотрудников государственных органов, судов, органов прокуратуры или предварительного следствия и дознания – по делам, находящимся в их производстве, производится в объеме, оправданном этой целью.

Архив может отказать пользователю в изготовлении копий с подлинных архивных документов. Причинами могут стать: неудовлетворительное физическое состояние документа и возможность нанесения ущерба физическому состоянию дела, документу при изготовлении копии.

2.4 Обслуживание пользователей в читальном зале

Архив предоставляет пользователям возможность ознакомиться в читальном зале со справочно-поисковыми средствами (в традиционном и автоматизированном режиме) к открытым архивным документам – архивными описями, каталогами, путеводителям, обзорами, указателями, историческими справками, автоматизированным научно-справочным аппаратом (НСА).

Все пользователи заполняют анкету установленного образца. Разрешение на право работы в читальном зале дается руководством государственного архива. Пользователи, причинившие ущерб документам Архивного фонда

Российской Федерации, лишаются права заниматься в читальном зале государственного архива и несут ответственность в соответствии с российским законодательством.

Пользователи несут ответственность за использование документов, точность воспроизведения текстов, а также соответствие проводимой информации содержанию использованных документов.

Отсрочка в предоставлении архивных документов и научно-справочного аппарата допускается в случаях работ по реставрации и микрофильмированию, использования их в выставочных экспозициях, передачи дел во временное пользование другим учреждениям и организациям. Пользователь имеет право получать консультации специалистов архивов по составу документов и научно-справочному аппарату. Он может обращаться с информационными запросами в автоматизированные архивные системы, заказывать копии документов (при наличии соответствующих технических возможностей архива).

При изучении архивных материалов пользователь имеет право использовать технические приборы и устройства, облегчающие его работу (микрокалькулятор, персональный компьютер и т.д.), если они не могут повредить документы или помешать работе других пользователей. Пользование диктофонной техникой разрешается при наличии в читальном

зале необходимых условий. При получении заказанных материалов пользователь обязан расписаться в бланке заказа, проверив сохранность и физическое состояние документов. Подпись пользователя удостоверяет, что он принимает на себя ответственность за сохранность документов на время пользования.