Тема 4. Учет денежных средств

1. Учет кассовых операций

2. Учет операций на счетах в банке (расчетных, валютных)

3. Учет операций на специальных счетах в банке

1. Учет кассовых операций

"Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П

Расчеты между организациями, а также между организациями и физическими лицами могут осуществляться путем наличных и безналичных расчетов. Все свободные денежные средства организации и других юридических лиц независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности обязаны хранить в учреждениях банков.

Допускается накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера.

В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем не допускается.

Для ведения кассовых операций юридическое лицо и индивидуальный предприниматель устанавливают максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения в Кассовой книге (ф. 0310004) остатка наличных денег на конец рабочего дня, иначе говоря, лимит остатка наличных денег.

Для определения лимита остатка наличных денег юридическое лицо, индивидуальный предприниматель учитывают объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное юридическое лицо, индивидуальный предприниматель - ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги).

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

,

где:

L - лимит остатка наличных денег в рублях;

V - объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги с учетом наличных денег, принятых за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги обособленными подразделениями, за исключением случая, установленного в абзаце втором пункта 1.2 настоящего Положения);

Р - расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица, индивидуального предпринимателя);

- период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней.

(период времени между днями сдачи денежной наличности в банк)

("Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П))

То есть, если организация сдает наличную выручку в банк раз в неделю, но при этом у нее установлена пятидневная рабочая неделя, показатель N должен иметь значение 5, при шестидневной неделе - 6, ну а если организация работает без выходных - 7. Важный момент: указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней (при расположении юридического лица (ИП) в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней). При этом при определении могут учитываться местонахождение, организационная

структура, специфика деятельности юридического лица (ИП) - сезонность работы, режим рабочего времени и т.п.

Период, на который организацией утверждается лимит кассы, может быть любым. Как правило, это календарный год. При необходимости лимит кассы можно корректировать: при изменении объемов поступлений наличных денег за выполненные работы, оказанные услуги необходимость пересмотра установленного лимита остатка наличных денег определяется хозяйствующим субъектом

Обособленное подразделение (филиал, представительство) юридического лица, у которого открыт расчетный счет в банке, лимит устанавливает также в соответствии с данным положением. Этот лимит должен быть утвержден приказом, хранящимся в порядке, определенном руководителем юридического лица, предпринимателем или иным уполномоченным лицом.

Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать требованиям. Меры по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранению, транспортировке, порядок и сроки проверки фактического наличия денег организация теперь определяет сама. Это может быть:

• Изолированное помещение от других служебных и подсобных помещений;

• закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

• оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;

• иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола;

• располагать исправным огнетушителем и т.д.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации используется активный счет 50 «Касса» к которому могут быть открыты следующие субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в отечественной валюте, находящиеся в кассе организации. Однако, если организация совершает операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» необходимо дополнительно открыть соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в филиалах кассы организации, которые открываются в случае необходимости на эксплуатационных участках, остановочных пунктах, билетных и багажных кассах портов и вокзалов, в товарных конторах и т.п.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные железнодорожные и авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и др.

В организации и у предпринимателя такие операции ведутся кассовым или иным работником (кассир) с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми он должен ознакомиться под роспись. При наличии нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира. Также кассовые операции может проводить и руководитель.

Осуществляемые организацией и предпринимателем кассовые операции оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310001, 0310002).

При этом должна быть обеспечена сохранность этих и других кассовых документов в течение установленных законодательством об архивном деле в РФ сроков (не менее 5 лет). Можно вести операции и с применением программно-технических комплексов.

Руководство организации должно определить мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций и их транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия денег.

Кассовые документы организации и предпринимателя оформляются:

- главным бухгалтером;

- бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания соответствующего приказа (далее - бухгалтер);

- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Кассовые документы организации и предпринимателя оформляются:

- главным бухгалтером;

- бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания соответствующего приказа (далее - бухгалтер);

- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

В документах указывается основание для их оформления с перечислением подтверждающих документов (например, расчетно-платежные ведомости (ф. 0301009), заявления, счета), никакие исправления в них не допускаются. Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или бухгалтером, при их отсутствии - руководителем, кассиром, а расходный - руководителем и главным бухгалтером или бухгалтером, при их отсутствии - руководителем, кассиром

Если кассовые документы ведутся с применением технических средств, они должны быть распечатаны. Если Кассовая книга и Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств ведутся на компьютере, необходимо обеспечить сохранность содержащихся в них данных и исключить возможность несанкционированного их изменения. Листы в книгах нумеруются автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.

Кассовая книга, оформляемая на компьютере, распечатывается в конце рабочего дня в двух экземплярах. Распечатанные листы обеих книг подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год. Листы Кассовой книги, которая ведется в обособленном подразделении, подбираются и брошюруются отдельно. Если же книги ведутся на бумажном носителе, они брошюруются и пронумеровываются до начала их ведения. Заверительная надпись о количестве листов книг подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера - только руководителем и скрепляется печатью.

Контроль за ведением данных книг осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель организации.

Порядок приема наличных денег

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.

Приход наличных денег в кассу отражается по дебету счета 50 «Касса» на основании приходного кассового ордера (форма № КО-1).

Кассир при его получении проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (руководителя) и ее соответствие имеющемуся образцу, соответствие суммы денег, проставленной цифрами, сумме денег, указанной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в нем

Далее кассир пересчитывает деньги таким образом, чтобы вноситель мог наблюдать за этим процессом. Сверив полученный результат с суммой, указанной в приходном кассовом ордере, кассир подписывает этот документ, а также квитанцию к нему и проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. При этом квитанция к приходному кассовому ордеру выдается вносителю денег.

Например:

Поступили наличные денежные средства в кассу с расчетного счета из банка на выдачу заработной платы, пособий, премий:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 51 «Расчетные счета»

Порядок выдачи наличных денег

Расход наличных из кассы отражается по кредиту счета 50 «Касса» на основании расходного кассового ордера (форма № КО-2). Под отчет организацией и предпринимателем деньги выдаются по расходным кассовым ордерам, а для выплат заработной платы, стипендий и других аналогичных сумм: по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям.

Деньги кассир выдает непосредственно получателю, указанному в этих документах, при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, либо по доверенности и документу, удостоверяющему личность

Кассир и в этом случае проверяет наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера и их соответствие имеющимся образцам, соответствие сумм денег, проставленных цифрами, суммам, указанным прописью. При выдаче денег по Расходному кассовому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в этом документе, соответствие Ф.И.О. получателя денег, указанных в расходном ордере, данным документа, предъявляемого в качестве удостоверения личности.

Если деньги выдаются по доверенности, в ведомостях перед подписью лица, которому доверено получить деньги, кассир пишет "по доверенности". Сама доверенность прилагается к документу, на основании которого выдаются деньги

При выдаче денег по Расходному кассовую ордеру получатель денег указывает в нем получаемую сумму прописью (копейки - цифрами) и подписывает его. Деньги к выдаче кассир готовит таким образом, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями. Получатель денег должен пересчитать их под наблюдением кассира, в противном случае претензии по сумме не принимаются. После выдачи денег кассир подписывает Расходный кассовый ордер

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Для выдачи денег работнику под отчет расходный кассовый ордер организацией и предпринимателем оформляется на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме денег и о сроке, на который выдаются деньги, а также подпись руководителя и дату.

Отчитаться подотчетное лицо должно в течение 3 дней после истечения срока, на который выданы деньги, или со дня выхода его на работу, предъявив авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. В срок, установленный руководителем, главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии - руководитель) проверяют отчет, руководитель его утверждает, и по нему производится окончательный расчет. Под отчет деньги выдаются только при условии полного погашения задолженности по ранее полученной сумме.

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит 50 «Касса»

Срок выдачи денег для выплат заработной платы, стипендий и на другие цели определяется руководителем и указывается в Ведомости. Продолжительность срока выдачи денег на эти цели не может превышать 5 рабочих дней (включая день получения наличных денег на эти цели в банке). При выдаче денег работникам они пересчитываются кассиром таким образом, чтобы работник мог наблюдать за этим, в свою очередь, работник также должен пересчитать сумму под наблюдением кассира (в противном случае претензии от него не принимаются). На фактически выданные по ведомости деньги оформляется Расходный кассовый ордер, номер и дату которого кассир проставляет на последней странице Ведомости.

Выдача заработной платы работникам организации оформляется:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 50 «Касса»

В последний день выдачи денег кассир ставит в ведомости оттиск штампа или делает надпись "депонировано" напротив фамилий работников, которым не выданы деньги, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк, сверяет эти суммы с итоговой суммой по ведомости.

Депонирована не выданная в срок заработная плата

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 76/4 «Расчеты по депонированным суммам»

Кассовая книга (ф. 0310004) предназначена для учета наличных денег, поступающих в кассу юридического лица и предпринимателя и выдаваемых из кассы. Записи в ней ведутся кассиром по каждому приходному, расходному кассовым ордерам, оформляемым на полученные (выданные) наличные деньги. Данные, содержащиеся в кассовой книге, сверяются с данными кассовых документов, и в книге выводится сумма остатка денег на конец рабочего дня, подтверждаемая подписью кассира, после чего все данные сверяются и подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем). Если операций в течение дня не было, остатком денег на конец дня будет остаток, выведенный за предшествующий рабочий день.

Обособленное подразделение после выведения остатка на конец рабочего дня передает юридическому лицу за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня лист Кассовой книги. При ведении книги в бумажном виде передается отрывной второй экземпляр листа книги, а при оформлении на компьютере - распечатанный на бумаге второй экземпляр листа книги. Такая передача может осуществляться в электронном виде в соответствии с законодательством РФ. При этом передачу листа книги на бумаге следует организовать в соответствии с утвержденными юридическим лицом правилами документооборота.

Безналичные расчеты осуществляются через кредитные организации (филиалы) и (или) ЦБ РФ по счетам, открытым на основании договора банковского счета или договора корреспондентского счета (субсчета), если иное не установлено законодательством.

Для открытия счета в кредитной организации необходимо предоставить следующие документы:

• заявление об открытии счет по специальной форме;

• нотариально заверенные копии устава организации, учредительного договора и свидетельства о государственной регистрации организации;

• свидетельство о постановке организации на учет в налоговой инспекции;

• карточку с образцами подписей руководителя (первая подпись), главного бухгалтера (вторая подпись) и оттиском печати организации по установленной форме, заверенную нотариально.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте РФ на расчетных счетах организации, открытых в кредитных организациях используется активный счет 51 «Расчетные счета». Порядок совершения и оформления операций по расчетному счету регулируется ЦБ РФ.

Поступление денежных средств на расчетные счета организации отражается по дебету счета 51. Поступление и списание денежных средств с расчетных счетов может производиться наличным и безналичным способами. При взносе наличных денежных средств на расчетный счет, оформляемом объявлением на взнос наличными, банк выдает квитанцию установленного образца. Данный документ состоит из трех частей: объявления на взнос наличными, составляемом клиентом и остающимся в банке для бухгалтерского оформления поступивших денег; квитанции, выписываемой банком для выдачи клиенту; ордера, прикладываемого к выписке банка, выдаваемой клиенту.

Выдача наличных денежных средств с расчетного счета производится по чекам, сброшюрованным в чековую книжку. Чек для получения денег наличными включает в себя чек и корешок. Чеки защищены водяными знаками. Никакие подчистки и исправления в них не допускаются. Чек и его корешок заполняются только чернилами или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета. В реквизите «Сумма цифрами» свободные места впереди и после суммы рублей должны быть обязательно прочеркнуты двумя линиями. После слова «Заплатите» вписываются чернилами: на предъявительском чеке: слово «Предъявителю», а на именном чеке: фамилия, имя, отчества лица, на имя которого выписан чек. Сумма прописью должна обязательно начинаться с заглавной буквы в самом начале строки. Слово «рублей» должно указываться вслед за суммой прописью без оставления свободного места. Чек подписывается чекодателем обязательно чернилами. Подписание чека до заполнения всех его реквизитов категорически запрещено. При представлении владельцем счета специальной справки о том, что организации не разрешено иметь печать, чек принимается без скрепления его оттиском печати. Корешки оплаченных и испорченных чеков, а также испорченные чеки чекодатель обязан хранить не менее трех лет. При закрытии счета его владелец обязан представить в банк заявление и приложить к нему чековые книжки с оставшимися неиспользованными чеками и корешками, в которых указываются номера чеков.

Деньги, получаемые по чеку с расчетного счета, приходуются в кассе путем выписки приходного кассового ордера.

Списание денежных средств с расчетных счетов организации отражается по кредиту счета 51 «Расчетные счета». Кредитная организация осуществляет списание денежных средств по распоряжению владельца или без распоряжения владельца счета в случаях, предусмотренных законодательством. В бесспорном порядке банк может списать денежные средства по решению суда, по требованию налоговой инспекции об уплате налоговых недоимок и пеней, начисленных по результатам проверки. При недостаточности денежных средств для удовлетворения всех предъявленных к нему требований средства списываются по мере их поступления в очередности, установленной законодательством.

При выявлении случаев ошибочного списания (зачисления) денежных средств до выяснения причин в бухгалтерском учете делают проводку:

Дебет 76-2 Кредит 51 – отражена сумма, ошибочно списанная с расчетного счета;

Дебет 51 Кредит 76-2 – отражена сумма, ошибочно зачисленная на расчетный счет.

Операции по расчетному счету отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок кредитной организации по расчетному счету и приложенных к ним денежно-расчетных документов. Выписка представляет собой второй экземпляр лицевого счета организации, открытого ей кредитной организацией. Аналитический учет по счету 51 «Расчетные счета» ведется по каждому расчетному счету.