9. Значення знання функцій документу для працівників бібліотек архівів

Документ виконує багато функцій. Державний стандарт 16.487-83 визначає документ як матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі та просторі, визначає загальну функцію документа як носія інформації. Ця функція документа особливо важлива в оперативному управлінні. Після використання документа у поточній роботі він виконує ще одну важливу функцію - виступає як історичне джерело. Ці особливості привертали увагу працівників управління і архівістів. Органи управління, інститути влади повинні взаємодіяти у своїй роботі. У період перебудови системи управління документ виконує ряд теоретичних функцій, які застосовуються у рамках наукових дисциплін документознавства та архівоведення.

У сфері управління головним чином працюють з інформацією і документами, які виступають її носіями. Документ—об'єкт і результат праці в сфері управління. Робота з інформаційно-документаційного забезпечення складається з однакових операцій. Тільки одними суб'єктами вона виконується традиційними методами (вручну), іншими - за допомогою засобів механізації та автоматизації. Але всі етапи роботи з документами залишаються. Тому будь-який елементарно грамотний працівник управлінського апарату повинен не тільки правильно складати і оформляти документи, але й знати, які види робіт виконуються з ними

 10.Інформаційна складова документа

1.Документна інформація - вся інформація документа. 2.Документована інформація - зафіксована на матеріальному носії інформація з певними ознаками, що дозволяють її ідентифікувати. 3.Інформація про документ - дані про носія та способи закріплення повідомлення. 4.Інформація на документі - автографи, різні помітки авторів або видатних особистостей на документі, резолюції підписи, відбитки печаток, штемпелів, бібліотек, архівів, музеїв тощо. 5.Документальна інформація - інформація, що базується на документі, підтверджена документом.

1 Класифікація інформації

Інформацію, що використовується в управлінні, класифікують за різними ознаками:

1) за формою відображення - візуальна (графіки, таблиці, табло та ін.), аудіо інформація (сприймається на слух завдяки звукозапису), аудіовізуальна (поєднує інформацію у формі зображення і звуку);

2) за формою подання - цифрова, буквена і кодована;

3) за порядком виникнення - первинна і похідна;

4) за характером носіїв інформації - документована і недокументована;

5) за призначенням - директивна (розпорядча), звітна і довідково-нормативна;

6) за напрямом руху - вхідна і вихідна;

7) за стабільністю - умовно-перемінна, умовно-постійна;

8) за способом відображення - текстова (алфавітна, алфавітно-цифрова) і графічна (креслення, діаграми, схеми, графіки);

9) за способом обробки - що піддається і що не піддається механізованій обробці.

Залежно від функції, яку виконує інформація в управлінському циклі, вона буває розпорядчою, зворотного зв´язку, запам´ятовуючою та ін.

У процесі управлінської діяльності використовують науково-технічну, адміністративно-правову, метеорологічну, агробіологічну та інші види інформації. Наукову інформацію, у свою чергу, поділяють на економічну, соціально-політичну, ідеологічну та ін. Найбільшу питому вагу у загальній кількості інформації мають економічні дані.

2 Соціальна інформація

З позицій інформаційного підходу до соціальної інформації слід відносити інформаційні моделі, які визначають хотіння, побоювання, наміри, інформаційні та реальні дії окремих людей по відношенню до людського (соціального) оточенню; інтеграція цих моделей в соціальних системах різної величини і складності; відображення інтегрованої складності суспільної моделі в індивідуальній свідомості. Далі слід корекція соціальних моделей, як на нижньому, так і на верхньому, рівнях інформації - люди змінюють свою поведінку залежно від зміни ідей, законів, правил, а зміна ідей, законів, правил відбувається з урахуванням зміненого поведінки людей.Соціальна інформація нижчого рівня являє собою моделі хотіння, побоювання, наміри, інформаційного та реальної дії однієї людини по відношенню до іншої людини. Те, що хоче одна людина передати іншій людині, яким чином це передати і виконання намірів інформаційним і реальною дією - це тільки одна сторона обмінних процесів, що відбуваються між двома людьми. Інша сторона обмінних процесів буде являти собою інформацію про те, що чекає цей чоловік від іншої людини в якості його хотіння, його побоювання, його наміри, його інформаційного та реальної дії. Такий обмін соціальної інформації, тобто управління людиною людини (в явній чи неявній формах).Оскільки люди об'єднані в групи, то існує групова соціальна інформація - соціальна інформація сім'ї, нації і загальнолюдська соціальна інформація. Відповідно існує хотіння, побоювання, намір інформаційне та реальна дія сім'ї, нації, людства в цілому.Власне хотіння, побоювання, намір, інформаційне та реальна дія є соціальною інформацією в описі за допомогою тих чи інших інформаційних засобів. У своєму реальному бутті ці феномени отримують інший і різний статус як інформаційний акт виду: «модель - реальність - відповідь (ТАК чи НІ)».Так хотіння є психологічний феномен, як деяка властивість індивіда, як відчуття якоїсь «потреби» окремою людиною. Побоювання є відчуття можливої ​​небезпеки з боку зовнішнього середовища, що загрожує життю і свободі особистості, сім'ї, нації, всьому людству.Намір являє собою також психологічний феномен, але більш оформлений у вигляді «потреби», коли ясна і мета, і можливий набір засобів реалізації мети для окремої людини.Інформаційне дію це оголошення про намір. А реальна дія це реалізація наміри, реалізація моделей перетворення соціального середовища для досягнення мети всі тим же окремою людиною у вигляді інформаційного акту. На цьому рівні індивідуального (Я) психологічна інформація вивчається психологами і описується специфічною мовою психології. Наскільки психологія це робить адекватно дійсним мотивами людської діяльності, відбиватися буде на рівні розгляду соціальної інформації.

На рівні соціальної інформації психологічна інформація трансформується у взаємодію багатьох, принаймні, - двох індивідів, і отримує інші позначення величин соціальної дії, іншу розмірність і інша мова опису, хоча «на стику» цих різних наук можливо взаємопроникнення термінів. Більшість людей керується в соціальних взаємодіях «здоровим глуздом», у складі якого наукова соціальна інформація займає дуже скромне місце. Власне «здоровий глузд» і слід розуміти як справжню соціальну інформацію, оскільки все плин життя людей визначається нею, а не ступенем прилучення до наукового знання, навіть там, де наукове знання становить значну компоненту «здорового глузду».

Усередині кожної групи соціальна інформація має різний потенціал «напруженості» інформаційних процесів - члени сім'ї мають різний статус та субординацію з різною мірою відповідальності; нація ділиться на соціальні верстви зі своєю специфічною інформацією; загальнолюдська інформація виявляється інтегрованої, складеної з національних інформаційних блоків; та вся ця конструкція пронизана індивідуальної людської інформацією з індивідуальним потенціалом хотіння, побоювання, наміри і дії.

Соціальна інформація, таким чином, виявляється дуже складним конструктом, складність якого пояснюється не тільки складністю відносин між, кажучи словами Гегеля, приватним і загальним, коли приватне з загальним має різне вимір, в залежності від рівнів цього загального, але і від самого характеру соціальної інформації - чи буде вона носити гранично ентропійний характер, як, наприклад, неоформлена суспільна ідея (чи відсутність такої), коли потреба в ідеї виражена як «згорьована лінь», як неясне хотіння; або буде носити гранично негентропійної характер у вигляді теоретичної концепції, наміри по реалізації цієї концепції, вказівки, вимоги, технологічної карти і самого технологічного процесу в дії.

Соціальна інформація, що знаходиться в інформаційних центрах різних за рівнями загального, є «зліпком» з інтегрованою інформації, що включає в себе всі нижележащие рівні соціальної інформації, і одночасно підлягає впливу загальнолюдського рівня соціальної інформації. Цей зліпок може бути самою різною мірою «чіткості».

Окрема людина володіє своїм власним соціальним досвідом, тобто індивідуальним масивом інформації, і відомостями про соціальний досвіді групи, до якої він належить, нації, до якої він належить, відомості про соціальний досвіді всього людства. Індивідуальний соціальний досвід може бути оцінений як ентропія, як культурний феномен, і виміряно, тобто, оцінений як кількість інформації більший чи менший в порівнянні з соціальним досвідом іншої людини в групі, нації, у всьому людстві. Оцінка культурного (інформаційна ентропія) потенціалу окремої людини відбувається без деталізації, інтуїтивно, - результат виражається у вигляді полярної оцінки: «свій-чужий».Основою для вимірювання кількості інформації (цивілізаційного потенціалу) є наявність оформлених і усвідомлюваних моделей наміри і дії людини по відношенню до того чи іншого інформаційного центру (людині, групі або соціальному інституту). Такі моделі прийняті в соціумі за угодою як необхідні, і складають у своїй завершеній формі поняття права. Всі моделі соціальної поведінки - і культурні, і цивілізаційні, - поляризовані по відношенню до загальної мети «ЖИТИ» за ознакою «ДОБРО-ЗЛО».Культурні (ентропійні) моделі не структуровані (континуально), і являють собою, так звані, «загальні» поняття, як, наприклад, «краса-неподобство», «високе-низьке», «справедливість-несправедливість» та ін У силу своєї загальності ці моделі консервативні (вічні), і ніколи до кінця не можуть бути наповнені конкретним змістом, по відношенню до якого вони опиняються «інформаційним полем», поляризуючим конкретну поведінку соціальної одиниці за ознакою ДОБРО-ЗЛО в конкретному історичному просторі-часі (тут-зараз ), але продовження в минуле і майбутнє і в інший простір. В силу своєї загальності ці моделі і сприймаються із зовні, і передаються в соціум інтуїтивно (чуттєво), оскільки відновлення логічної конструкції, що зв'язує дану подію з іншим часом і з іншим простором, виявляється найчастіше неможливим.

Цивілізаційні (негентропійної) моделі являють собою директивну інформацію про належне і не належному поведінці в конкретному історичному просторі-часі і в конкретному просторі-часі даної соціальної одиниці, представлену у вигляді повторюваних (постійних) вимогах, дій (у родині, в неформальній групі) або у вигляді документів у соціальних інститутах (правила, інструкції, закони)

«Інформаційний підхід» передбачає наявність подвійності у всякій одиничної суті. Тому соціальна інформація може бути (а іноді і повинна бути) представлена ​​як єдність соціальної ентропії і соціальної негентропії. Теоретичні основи застосування інформаційного підходу до соціальних явищ були розроблені в рамках Брюссельської школи на чолі з бельгійським вченим російського походження І. Пригожиним. [1]

3

Документна інформація-основу документа складає документна інформація-це інформація яка міститься в документі.

Документальна інформація-це інформація,яка основана на документах і підтверджена документом.

Інформація на документі-автографи,різні помітки авторів,підписи,штампи.

Інформація документа-вся інформація яку можна отримати від документа.

4

Матеріальна складова забезпечує можливість багатократного використання та довготривалого зберігання документа.

Також матеріальну складову обумовлює способи розстановки і розміщення та зберігання документів. Під матеріальною складовою розуміють:

1)матеріальну основу документа.

2)форму носія інформації.

3)спосіб документування або запису інформації.

5

Матеріальна основа документа-це сукупність матеріального,що складає носій інформації яка використана для запису повідомлення.

Види матеріальної основи документа. Інформація в цілому не виступає достатньою ознакою документа. Матеріальна складова - одна з двох необхідних і обов'язкових складників документа, без якого він не може існувати. Матеріальна складова документа - його речовинна (фізична) сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати та передавати інформацію у часі та просторі. Матеріальна складова документа визначає носій інформації - матеріальний об'єкт, спеціально створений людиною, посередництвом якого можна зберігати та передавати інформацію. Призначеність документа для зберігання та передачі інформації у часі і просторі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, газет, буклетів, мікрофіш, фільмів, дисків, дискет та ін. Ця специфічна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення у просторі, стійкими для зберігання інформації у часі, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлення. Інформація, закладена в документі, обов'язково закріплена, на якому-небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно-, фотоплівка і т. п.), що має визначену форму носія (стрічка, лист, картка, барабан, диск, нитка і т. д.). Крім того, інформація завжди фіксується будь-яким способом запису, передбачає наявність засобів (фарба, туш, чорнила, барвники, клей і т. п.) та інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер, т. п.). Таким чином, під матеріальним складником документа мають на увазі: 1) матеріальну основу документа;  2) форму носія інформації;  3) спосіб документування або запису інформації. Матеріальна основа документа (МОД) - сукупність матеріалів, що використовується для запису повідомлення (тексту, звуку, зображення) і складових носія інформації. В залежності від матеріальної основи документи поділяються на природні та штучні. Штучні в свою чергу поділяються на паперові документи та документи на непаперовій основі - полімерні документи (полімерно - плівкові та полімерно - пластикові).

6. 

Носі́й інформа́ції  — матеріальний об'єкт або середовище, призначений для зберігання даних. Останнім часом носіями інформації називають переважно пристрої, призначені для зберігання файлів даних у комп'ютерних системах, відрізняючи їх від пристроїв для введення-виведення інформації та пристроїв для обробки інформації.

Класифікація

Цифрові носії інформації - компакт-диски, дискета, карти пам'яті

Аналогові носії інформації - магнітофонна та бабінна касети

За формою сигналу, який використовується для запису даних, розрізняють аналогові та цифрові носії. Для перезапису інформації з аналогового носія на цифровий чи навпаки необхідно застосовувати аналогово-цифровечи цифро-аналогове перетворення сигналу.

За призначенням розрізняють носії

• Для використання на різних пристроях

• Вмонтовані у певний пристрій