2 Цель, задачи и функции проектируемой информационной системы «Склад» для центрального продовольственного склада

1. Перечень функций информационной системы «Склад»

Создаваемая система по характеру своего функционирования является информационной. Информационной системой называется комплекс, состоящий из информационного фонда и процедур его обслуживания, позволяющий накапливать, хранить, корректировать и выдавать информацию.

Целью создания информационной системы является устранение имеющихся недостатков в деятельности центрального продовольственного склада АО «ПНХЗ». Исходя из анализа недостатков, можно сделать вывод, что одним из основных недостатков является отсутствие комплекса программных средств, в достаточной мере автоматизирующих деятельность отдела и предоставляющих необходимую для принятия эффективных решений оперативную информацию. Следовательно, основными функциями ИС будут функции, связанные с управлением и обработкой информации.

Для реализации цели и основных задач информационной системы и в соответствии с оценкой важности используемых документов, предлагается автоматизировать выполнение следующих функций:

• внесение и изменение реквизитов поставщиков и информации о договорах с ними в базу данных;

• внесение и изменение структуры складов АО «ПНХЗ» с указанием материально ответственных лиц;

• внесение и изменение информации о товарах и группах товаров, имеющихся на центральном складе АО «ПНХЗ»;

• внесение информации о приходе и расходе товара (приходные ордера и расходные накладные);

• внесение и редактирование информации о заявках на поставку товара с центрального склада на склады цехов АО «ПНХЗ»;

• отображение текущего количества товара;

• предоставление необходимой информации в форме, удобной для поддержки принятия управляющих решений.

2. Выбор перечня задач, решаемых информационной системой «Склад»

Осуществление перечисленных функций предлагается в виде автоматизированного решения задач, объединенных в следующие подсистемы (комплексы задач):

• ввод и редактирование информации, касающейся поставщиков;

• ввод и редактирование информации о структуре цехов и складов;

• ввод и редактирование информации о товарах;

• ввод и редактирование заявок на поставку товаров;

• ввод и удаление информации о приходных ордерах и расходных накладных;

• ввод и редактирование заявок на поставку товара на склад цеха;

• система безопасности и контроля доступа пользователей к различной информации;

• составление отчетов о приходе и расходе товара;

• составление отчетов, отображающих необходимую персоналу информацию в форме, удобной для поддержки принятия решений на основе полученных данных.

3. Краткое описание процессов функционирования модулей информационной системы «Склад»

Для устранения перечисленных в пункте 1.8 недостатков необходимо разработать информационную систему, обладающую необходимыми свойствами. Внедрение соответствующего программного обеспечения будет иметь следующие преимущества:

• предоставление оперативной информации в удобном для поддержки принятия решений виде;

• сокращение количества рабочего времени, требуемого для ввода, редактирования и поиска необходимой информации;

• оперативное отражение изменений количества товара на центральном складе;

• предоставление оперативного доступа к статистической информации.

Программное обеспечение информационной системы состоит из:

• общего (системного) обеспечения, включающего операционные системы семейства Microsoft Windows, а также альтернативные операционные, предоставляющие возможность запуск программ для Microsoft Windows;

• функционального (прикладного) обеспечения, включающего набор программных модулей, обеспечивающих автоматизированное выполнение основных операций;

• системы управления базами данных Microsoft SQL Server 2005.

Основной единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, счет-фактура, доверенность и др. Вся остальная информация (например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.

Основные операции в системе подразделяются на две группы: товарные и расчетно-денежные операции.

При выполнении товарных операций, как правило, изменяется количество товаров на складах. К ним относится Продажа товаров, Закупка товаров, Перемещение товаров.

Отчет по остаткам на складах. Он может быть сформирован на конкретную дату и по конкретной продукции.

Также можно сформировать отчет по приходным, расходным документам и банковским выпискам за определенный период времени, который показывает общую сумму по этим документам за какой-то период времени.

Любой оформленный ранее документ должен быть вызван из базы данных и распечатан, отредактирован (кроме расходных накладных и приходных ордеров) или удален.