20. Оптимізація недостатньої кількості ресурсів.

Для узгодження календарних термінів виконання робіт із наявними ресурсами, з метою подальшого контролю та прийняття відповідних рі­шень здійснюють також календарне планування витрат, тобто розподіл витрат по ранніх та пізніх термінах виконання.

Плануючи витрати, необхідно мати дані про щорічну потребу у фі­нансуванні, а для початку — її поквартальний і помісячний поділ. Тому процес формування бюджету проекту є розподілом кошторисної вартості в часі за календарним планом. Бюджет проекту необхідно складати так, щоб усі його компоненти (зокрема розрахунки) можна було легко аналізу­вати й перевіряти. Загальний бюджет відбиває витрати коштів на проект за роками протягом усього періоду його реалізації. При цьому бюджет із поквартальним і помісячним поділом визначають із великим ступенем точності, а бюджети наступних років можуть змінюватися зі зміною цін. На загальному бюджеті базуються плани окремих виконавців. Складовими календаря бюджету проекту є: календар витрат (включаючи дати платежів); умови платежів, принаймні для основних категорій витрат; критичні моменти реалізації проекту (наприклад, необхідність од­ночасних платежів у певний період) і засоби зниження пов'язаних із цим ризиків.

Календар реалізації бюджету має три рівні. На першому рівні послі­довно підсумовують кошторисну вартість усіх робіт календарного плану і будують інтегральну криву освоєння коштів протягом усього періоду реалізації проекту. При цьому розглядають альтернативні варіанти пла­нування витрат: за ранніх і пізніх термінів початку робіт і усереднений (найімовірніший) варіант розподілу витрат у часі.

На другому рівні визначають джерела надходження коштів для реалі­зації проекту і конкретизують терміни фінансування окремих етапів реа­лізації проекту.

На третьому рівні розраховують реальну вартість реалізації проекту для його замовника (власника) з урахуванням вартості в часі.

При визначенні планових дат, при складанні календарного бюджету необхідно враховувати також ресурсні обмеження.

Взагалі, існує три види залежності потреби в ресурсах від тривало­сті робіт:

> постійний — протягом усього циклу виконання робіт, величина запланованих ресурсів не змінюється;

> ступінчастий — протягом роботи завантаження ресурсу зміню­ється стрибкоподібно:

> трикутниковий, тобто зростає від початку роботи до максималь­ного значення, а потім спадає до кінця роботи.

Якщо ресурс лімітований або його неможливо збільшити, то потріб­но продовжити тривалість роботи, поки цей ресурс не стане доступним. Інший випадок, якщо неможливо подовжити тривалість виконання про­екту, то потреба в ресурсах задовольняється шляхом їх додаткового придбання. Якщо потреби в ресурсах відомі та встановлені дати початку та закінчення, то можливо побудувати таблицю рівнів ресурсів або ре­сурсну гістограму, тобто визначити функцію зміни потреб для кожного ішду ресурсів. Гістограма потреби в ресурсах подібна до стовпчикових діаграм, по горизонтальній осі вказуються календарні терміни, а по вер­тикалі — щоденна кількість необхідних для виконання усіх робіт ресур­сів, тобто фіксується кількість наявних ресурсів у розрізі календарного часу.

Зіставлення необхідних та наявних ресурсів дає змогу визначити не­стачу або їх надлишок, і якщо потреба в деякому виді ресурсу перевищує наявну, то, можливо, доцільно буде змінити час у календарному плані, щоб зменшити цю потребу. Це можливо зробити за рахунок використан­ня резервів часу робіт, що не лежать на критичному шляху, або можна збільшити тривалість проекту в цілому.

Покращити завантаження ресурсами можна шляхом згладжування ресурсів. Суть згладжування ресурсів полягає в зсуненні календарних термінів виконання робіт у межах запасу часу. Шляхами згладжування є зміна логічних зв'язків та зміщення некритичних робіт у межах запасу часу. Змінюють лише по одному ресурсу.

Задачі розподілу ресурсів зустрічаються в різних варіантах поста­новки. Залежно від прийнятого критерію оптимальності та характеру об­межень виділяють:

задачі мінімізації відхилень від заданих термінів або мінімізації термінів надходжень подій при дотриманні обмежень на ресурси; задачі оптимізації деяких показників якості використання ресур­сів при заданих термінах виконання робіт. Аналіз ресурсів у цілому потребує значної кількості математичних розрахунків, тому, в переважній більшості, він виконується за допомо­гою комп'ютерних програм.