4. Создание деловых документов

Каждый документ Microsoft Word основан на шаблоне. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа. К настройкам относятся элементы автотекста, шрифты, назначения сочетаний клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили. Существует два вида шаблонов – общие шаблоны ишаблоны документов.

Общие шаблонысодержат настройки, доступные для всех документов.

Шаблоны документасодержат настройки, доступные только для документов, основанных на этом шаблоне. В Word имеется набор шаблонов документов.

Можно самостоятельно создавать шаблоны пользователя.  Файлы шаблонов, сохраняемые в папкеШаблоны, будут доступны в диалоговом окнеСоздание документа –пункт менюФайл. Любой документ (файл с расширением .doc), сохраняемый в папкеШаблоны, также используется как шаблон.

Ш

Рис. 21.7.

аблоны, сохраняемые в папкеШаблоны, отображаются на вкладкеОбщие. Если нужно создать пользовательские вкладки для шаблонов, тогда в диалоговом окнеСоздание документасоздайте новую вложенную папку в папкеШаблоныи сохраняйте шаблоны в этой папке. Имя, назначенное этой новой вложенной папке, будет отображаться на новой вкладке. При сохранении шаблона Word автоматически выбирает папкуШаблоны пользователя. Эту папку можно выбрать через пункт менюСервис – командаПараметры, вкладкаРас­по­ло­жение. При сохранении шабло­на в другой папке шаблон не будет отображаться в диалоговом окнеСоз­дание документа.

В одном документе можно использовать несколько шаблонов. Чтобы присоединить другой шаблон к активному документу, нужно:

1. Выбрать команду Шаблоны и надстройкив менюСервис.

2. Нажать кнопку Присоединить, а затем выбрать нужный шаблон.

3. Нажать кнопку Открыть.

Чтобы использовать стили из вновь присоединенного шаблона надо установить флажок Автоматически обновлять стили документа в диалоговом окне Шаблоны и надстройки (рис. 21.7). Стили из этого шаблона, будут автоматически добавлены в документ. Если стили документа и шаблона имеют одинаковые имена, стили документа будут автоматически изменены так, чтобы полностью соответствовать стилям шаблона.

Чтобы изменить шаблон документа, необходимо:

1. Выбрать команду Открытьв менюФайл, а затем найти и открыть шаблон, который требуется изменить.

2. Е

   

   Рис. 21.8.

   сли в диалоговом окнеОткрытие документа нет списка шаблонов, выберите значение Шаблон документа в списке Тип файлов.

3. Нажать кнопку Сохранить.

Внесенные в шаблон изменения не влияют на содержимое существующих документов, основанных на этом шаблоне. Измененные стили обновляются при открытии существующих документов, толь­ко если установлен флажок Автоматически обновлять стили. Чтобы установить этот флажок, перед открытием существующих документов выберите в меню Сервис команду Шаблоны и надстройки.

На основе существующих шаблонов можно создавать различные деловые документы.

Чтобы создать резюме, необходимо:

1. В меню Файлвыбрать командуСоздать.

2. В открывшемся окне выбрать вкладку Другие документы (рис. 21.8).

3. Дважды щелкнуть значок Мастер резюме и следовать указаниям мастера.

Мастер резюме оказывает также помощь в создании сопроводительного письма и отправке его вместе с резюме по электронной почте или факсу, для чего соответствующие службы должны поддерживаться данным компьютером.