Тема 4. Подсистемы управления проектами

4.1 Концепция «Треугольник управления проектами»

4.2 Подсистема управления ресурсами

4.3 Менеджмента качества проекта

4.4 Управление рисками проекта

4.5 Команда проекта, ее формирование и развитие

4.6 Контроллинг проектов на основе информационных технологий

4.1 Концепция «Треугольник управления проектами»

В методологии управления проектами (УП) популярна концепция «Треугольника УП», в которой основными критериями успеха являются качество, затраты и сроки (рис. 16 ).

Критерии успеха

Рисунок 16 - «Треугольник Управления проектами (УП)»

Работа является центральным, базовым понятием теории управления проектами. Работа определяется как совокупность взаимосвязанных действий, направленных на достижение желаемого результата за намеченный (заданный) интервал времени (к определенному сроку). Работа наследует основные черты проекта – сроки, объем, бюджет, ресурсы, риски и т.д. – и является его составной частью. В этом смысле проект может быть представлен как совокупность взаимосвязанных работ.

Управление проектом основывается на разбиении проекта как целого на отдельные взаимосвязанные комплексы и пакеты работ, увязке их с возможными диапазонами сроков и продолжительностей, с потребными ресурсами с учетом всевозможных ограничений и требований по стоимости и качеству. Таким образом, нахождение оптимального баланса работ, которые требуются выполнить, с ресурсами, сроками завершения, качеством и стоимостью проекта является сутью процессов управления проектом.

4.2 Подсистема управления ресурсами

Понятие «ресурс» в методологии управления проек­тами трактуется широко – это все, чем располагает проект, т.е. трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время, информация, знания и технологии, которые являются взаимосвязанными ресурсами проекта. Основная задача управления ресурсами — обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом — формирования результата проекта с запланированными показателями (рис. 17). Поэтому управление ресурсами – одна из главных подсистем управления проектом – включает процессы планирования ресурсов, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов (обычно трудовых и материально-технических; управление финансовыми ресурсами осуществляется в рамках управления стоимостью).

.

Управление ресурсами

Регулирование

Контроль

Планирование

Разработка графиков обеспечения работ проекта ресурсами.

Обеспечение закупок ресурсов.

Регулирование поставок ресурсов по проекту.

Регулирование распределения ресурсов по работам проекта.

Регулирование запасов ресурсов.

Оценка обеспечения ресурсами работ проекта.

Оценка затрат на ресурсы.

Контроль запасов.

Контроль качества ресурсов.

Контроль выполнения запланированных показателей по срокам и стоимости.

Рисунок 17 - Направления управления ресурсами

Для эффективного управления ресурсами выделяют:

• невоспроизводимые, складируемые, накапливаемые ресурсы, которые в процессе выполнения работ расходуются полностью, не допуская повторного использования. Не использованные в данный отре­зок времени, они могут использоваться в дальнейшем. Иными словами, такие ресурсы можно накапливать с последующим рас­ходованием запасов. Поэтому их часто называют ресурсами типа «энергия». Примерами таких ресурсов являются топливо, пред­меты труда, средства труда однократного применения, а также финансовые средства;

• воспроизводимые, нескладируемые, ненакапливаемые ресурсы, которые в ходе работ сохраняют свою натурально-вещественную форму и, по мере высвобождения, могут задействоваться на других работах. Если эти ресурсы простаивают, то их неиспользованная способность к функционированию в данный отрезок времени не компенсирует­ся в будущем, т.е. они не накапливаются. Поэтому ресурсы второго типа называют еще ресурсами типа «мощности». Примерами ре­сурсов такого типа являются люди и средства труда много­кратного использования.

Понятие ресурсов взаимосвязано с понятием «работа», по­скольку ресурсы соотносятся не с проектом в целом, а с опре­деленными работами, выполняемыми в запланированной последо­вательности, соответствующей календарному плану работ по про­екту.

Потребность работы в складируемом ресурсе описывается функцией интенсивности зат­рат, показывающей скорость потребления ресурса в зависимости от фазы работы, либо функцией затрат, показывающей суммарный, накопленный объем требуемого ресурса в зависимости от фазы.

Потребность работы в нескладируемом ресурсе задается в виде функции потребности, показывающей количество единиц дан­ного ресурса, необходимых для выполнения работ, в зависимос­ти от фазы.

В общем виде алгоритм ресурсного планирования проекта вклю­чает в себя три основных этапа:

1. определение ресурсов;

2. назначение ресурсов задачам, т.е. указание для каждой работы требуемых ресурсов и определении их необходи­мого количества;

3. анализ расписания и разрешение возникших противоречий между требуемым количеством ресурса и количеством, имеющимся в наличии.

Ресурсное планирование при ограничении по времени предполага­ет фиксированную дату окончания проекта и назначение на про­ект дополнительных ресурсов на периоды перегрузок.

Планирование при ограниченных ресурсах предполагает, что пер­воначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением проекта. При данном подходе наличное количество ресурса остается неизмен­ным, а разрешение конфликтных ситуаций производится за счет смещения даты окончания работ.

Планирование и организация закупок и поставок — первый этап в управлении ресурсами проекта. Планирование и организация осуществляются на основе данных проектно-сметной докумен­тации в увязке с общим планом проекта и учитывают длитель­ность цикла закупок и доставки грузов.

Управление закупками включает пла­нирование материально-технического обеспечения, выбор поставщиков, заключение контрактов и их ведение, обеспече­ние поставок, завершение контрактов.

Управление поставками выделяется наряду с управлением закупками в качестве самостоятельной подсистемы и включает в себя: планирование поставок; организацию бухгалтерского учета; доставку, приемку и хранение товара; учет и контроль доставки.

Контроль за поставками осуществляется на основе специ­альных графиков; организуется по каждому из видов поставок; основы­вается на общем плане проекта; все изменения вносятся в общий график проекта; основывается на стандартных формах отчетности.

Реализация логистического подхода к обеспечению оптимальности материальных потоков полностью соответствует системному подходу в управлении проектами в области ресурс­ного обеспечения. Проект, как система функционирует в преде­лах жизненного цикла, имеет: «вход», в качестве которого выступают все ресурсы проекта, включая и рассматриваемые в настоящей главе материально-технические и трудовые, а также финансовые и временные ресурсы, команду проекта, информацию, знания, техноло­гии и разнообразные ограничения по входным параметрам; комплекс взаимосвязанных процессов обработки этих ресур­сов с учетом ограничений и критериальных показателей с целью обеспечить их оптимальное использование для дости­жения конечной цели управления проектом — формирова­ния результата проекта с запланированными показателями; «выход», являющийся собственно результатом проекта. В рамках управления проектом функционируют материальные потоки ресурсов и сопровождающие потоки информации, кото­рые отражают эффективность процессов управления проектом или сигнализируют о нарушениях в запланированном ходе работ. Таким образом, логистика, имея целью повышение эффек­тивности функционирования системы управления проектом, яв­ляется его неотъемлемой частью и занимается управлением по­токами материальных ресурсов.

При управлении материально-техническими ресурсами серьезными проблемами являются:

1) оптимизация размера запаса. Система управления запасами решает следующие основные задачи: контроль и учет уровня запасов; определение размера резервного запаса для каждого ресур­са, зависящего от необходимости непрерывного обеспече­ния работ проекта; расчет оптимального размера заказа ресурса; определение интервала времени между заказами.

Контроль уровня запасов ведется по всем группам ресурсов и состоит в учете наличия ресурсов и отслеживания момента, ког­да следует осуществить заказ очередной партии ресурсов.

Одним из наиболее известных методов контроля уровня за­пасов является АВС-метод — способ учета и контроля за состоянием запасов, заключающийся в разбиении номенкла­туры ресурсов на три подмножества по степе­ни важности отдельных видов ресурсов в зависимости от их удельной стоимости:

• категория А включает в себя ограниченное количество наи­более ценных видов ресурсов, которые требуют постоянного подробного учета и контроля. Для этих ресурсов обязателен расчет оптимального размера заказа;

• категория В составлена из тех видов товарно-материальных запасов, которые в меньшей степени важны для проекта и которые оцениваются и проверяются при ежемесячной инвентаризации. Для этой категории ресурсов также приемлемы методики определения оптимального размера заказа;

• категория С включает в себя широкий ассортимент оставших­ся малоценных видов ресурсов, закупаемых обычно в большом количестве.

Из ABC-метода вытекает, в частности, правило 20/80: в большинстве случаев 75% стоимости запасов oxватывает около 10% наименований номенклатуры ресурсов (под­множество А), 20% стоимости, соответственно, 25% наимено­ваний (подмножество В), 5% стоимости — 65% наименований (подмножество С). Во многих случаях оказывается, что 20% наиболее потребляемых ресурсов составляют около 80% стоимости запасов.

2) оптимизация размера заказа. Наиболее распространенным инструментом в управлении за­пасами, направленным на минимизацию суммарных затрат, традиционно признается модель оптимального размера заказа. Проблема управления запасами в данной модели сведена к определению объема заказа и частоты выполнения заказов за планируемый промежуток времени, что, в свою очередь, рассчитывается посредством балансирования между затратами, связанными с выполнением одного заказа, и затратами на хранение единицы запасов. Размер заказа следует увеличивать до тех пор, пока снижение затрат на заказ перевешивает увели­чение затрат на хранение.

Эффективное планирование и информационное логистическое обслуживание позволяют снять противоречие между необходимостью бесперебойного снабжения реализации проекта и минимизацией складских запасов.