Лекція 6 – 7 Довідково-інформаційні документи План
Призначення і склад довідково-інформаційних документів
Службові листи. Вимоги до їх оформлення
1. Призначення і склад довідково-інформаційних документів
Анкета – документ, текст якого складається із запитань та обмеженої кількості однозначних, несуперечливих відповідей. Анкета (біографічна) застосовується під час оформлення на роботу. У формі анкети заповнюються особові листи з обліку кадрів, характеристики, довідки. Приклади заповнення таких документів наведені в другій частині посібника.
Анотація – короткий виклад змісту книги, статті, посібника, розробки, звіту. Розміщується за титульною обкладинкою. Мета анотації ознайомити із завданнями та результатами роботи. Може бути подана двома мовами: мовою тексту та однією з іноземних. Анотація допомагає в реферуванні та рекламуванні наступних видань, доборі та вивченні літератури з тих чи інших питань, скорочує час на ознайомлення із самою розробкою. У кінці анотації називаються категорії читачів, для яких рекомендовано анотовану книгу. Взірець анотації на другій сторінці цього посібника.
Відгук – документ, у якому висловлюється обґрунтована точка зору спеціаліста щодо наукових та дослідницьких праць. На відміну від рецензії складається на рукописи до їх публікації і підписується безпосередньо виконавцем. Супроводжувальний лист до відгуку, якщо він складений, підписує керівник установи. Відгук складається з найменування виду документа, заголовка та тексту. Текст включає вступ, де дається загальне уявлення про матеріал, короткий виклад змісту праці та висновки з оцінкою, пропозиціями та критичними зауваженнями. Колективний відгук підписують спеціалісти, посадові особи, після чого ставиться дата.
Висновок – документ, який містить думку про той чи інший предмет, питання, підбиває підсумок його розгляду. Надсилається установою у вищий орган для розгляду та затвердження. У галузі науки, техніки та виробництва висновок (наприклад, на розробку агрегату) робить головна організація.
Протокол – це службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засідань колегіальних органів. Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Протоколи можна оформляти від руки в спеціальному прошнурованому журналі або за допомогою друкарської машинки чи іншої оргтехніки. Оформлюють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації установи.
Реквізити протоколу:
- назва виду документа;
- дата;
- індекс;
- місце складання або видання;
- гриф затвердження;
- заголовок до тексту;
- текст.
Текст протоколу поділяють на дві частини: вступ та основну частину. Основну частину тексту поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Протоколи бувають стислі та повні.
Витяг з протоколу – це певна частина (уривок) протоколу, оформлена належним чином. Витяги з протоколів оформляються на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу.
Реквізити витягу з протоколу:
- назва виду документа;
- дата;
- індекс;
- місце складання;
- гриф затвердження;
- заголовок до тексту;
- текст;
- підпис;
- позначка про завірення копії.
Звіт – це службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи. Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи. Розрізняють статистичні й текстові звіти. Статистичні звіти оформляють від руки або машинописним способом на трафаретних бланках, текстові – на загальному бланку чи на чистому аркуші паперу (формат А4) машинописним способом або за допомогою оргтехніки. Звіти мають бути конкретними, тобто давати стислу відповідь на запитання схеми.
Реквізити звіту:
- назва виду документа (ЗВІТ);
- дата;
- індекс;
- заголовок до тексту;
- текст;
- підпис;
- відбиток печатки;
Як правило, проект текстового звіту готує секретар-референт.
Довідка – це службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій. Довідки поділяються на дві групи: ті, що містять інформацію про факти й події службового характеру; засвідчують якийсь юридичний факт. Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, досить типові, використовують уніфіковані трафаретні бланки. Текст починають із зазначення в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку йдеться. В останньому абзаці тексту іноді зазначають, куди подаватиметься довідка, що видається.
Реквізити довідки:
- назва виду документа (довідка);
- дата;
- індекс;
- місце складання чи видання;
- адресат;
- заголовок до тексту(зазначають у разі потреби);
- текст;
- позначка про наявність додатків;
- підпис (якщо довідка має фінансово-матеріальний характер);
- відбиток печатки;
- позначка про виконавця (оформляють у разі потреби);
Довідки, що направляються за межі установ, як правило, оформляють на загальних бланках, а ті, що подаються в межах установ, - на чистих аркушах паперу формату А4 або А5.
Доповідна записка – це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої організації, у якому автор інформує про ситуацію, що склалася.
Текст доповідної записки чітко поділяється на дві частини: у першій – констатуючій (описовій) – наводять факти або описують ситуацію, а в другій – викладають пропозиції, прохання.
Внутрішні доповідні записки оформляють на чистому аркуші паперу від руки. Зовнішні доповідні записки оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4 або А5.
Реквізити зовнішньої доповідної записки:
- назва структурного підрозділу;
- адресат;
- назва виду документа;
- дата;
- індекс
- місце видання;
- заголовок;
- текст;
- додаток;
- підпис.
Пояснювальна записка – це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа чи причини якихось подій.
Прес-реліз – це документ, в якому установа подає інформацію про певну подію або захід до засобів масової інформації.
Під час написання дотримуються таких вимог:
обсяг – 1 – 2 сторінки;
простий за формою;
перевага надається дієсловам активного стану4
уникати жаргону;
не використовувати скорочень;
не зловживати малозрозумілими та вузько науковими термінами;
Реквізити прес-релізу:
дата подання;
назва виду документа;
контактна особа;
заголовок;
текст;
назва логотипу установи.
Телеграма – це службовий документ, що становить буквено – цифрове повідомлення, передане за допомогою телефонного зв’язку. Особливості телефонного зв’язку полягають у швидкості передавання повідомлень та їхній документальності.
Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони мають бути стислими й не двозначними. Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь – які виправлення.
Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу у двох примірниках.
У телеграмах-відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а вкінці - вихідний номер, після чого наводять назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби),прізвище особи, котра підписала телеграму. Ту частину телеграми, яку передають телеграфом, друкують великими літерами через два інтервали. Зворотню адресу друкують малими літерами (перше слово - з великої).
Оформляючи службову телеграму, зазначають:
назву виду документа (ТЕЛЕГРАМА);
категорію телеграми (термінова, міжнародна, урядова);
види телеграми ( дві адреси, відповідь оплачено, тощо);
телеграфну адресу одержувача;
Номер документа, на який дають відповідь;
Текст;
Вихідний номер;
Скорочену назву підприємства, що надсилає телеграму;
Посаду особи, яка підписала телеграму;
Поштову адресу й назву підприємства;
Підпис;
Дату підписання телеграми;
Відбиток печатки;