Студентам ИТ / 3 ЛП_ИТ / ИТ_автоматизир / ИТ_автоматизир_Access / Лаб. работа № 6

1

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ТЕХНОЛОГИЙ И УПРАВЛЕНИЯ

им. К.Г. Разумовского

Кафедра информационных технологий

Лабораторная работа № 6 -БД

на тему: MS Access 2000 – система управления базами данных (часть 3).

Технология загрузки таблиц базы данных. Изучение особенностей кнопочных форм и отчетов базы данных DEKANAT

Задание 1. Откройте базу данных1 Dekant_1. Изучите структуру главной кнопочной формы базы данных Dekant_1

Используя Помощника и справочную систему MS Access 2000, изучите общие сведения, методы создания и модернизации кнопочных форм

Задание 2. В окне кнопочной формы нажмите кнопку Форма студенты. Используя открывшуюся форму Студенты, введите 2 записи в таблицу Студенты_ДФ. Чтобы перейти на новую запись и с целью ввода данных в запись, нажмите кнопку Новая запись. Для перехода на следующее поле используйте клавишу Tab. Введите свой учебный шифр, код специальности2, курс, ФИО, дату рождения (краткий формат даты) и др. данные. Закройте форму Студенты.

Задание 3. Изучите порядок загрузки учебных графиков в учебную карточку студента.

С этой целью в окне кнопочной формы нажмите кнопку Загрузка учебных графиков и ввод оценок. Затем изучите инструкции в окне открывшейся формы.

Задание 4. Загрузите учебные графики, например, для 2-го курса специальностей 270100

или 2703003.

Порядок загрузки учебных графиков

1.Активизируйте экранную форму Ввод учебных графиков

2.Нажмите кнопку № 1 и в окне диалога нажмите кнопку, ДА и затем укажите требуемые реквизиты учебного графика. Завершите диалог нажатием кнопки ДА.

3.Нажмите кнопку № 2 и в окне диалога нажмите кнопку, ДА и затем укажите шифр студента и год приема (зачисления) курса или потока.

4.Завершите диалог нажатием кнопки ДА.

Задание 5. Введите свои предполагаемые оценки на втором курсе, даты оценок и ФИО

преподавателей

Для ввода оценки, даты оценки и ФИО преподавателя следует использовать экранную форму Ввод оценок. Для ввода оценок необходимо:

1.Активизировать экранную форму Ввод оценок. Для этого необходимо нажать кнопку № 3 или открыть эту форму из окна базы данных.

2.В окне открывшейся формы ВВОД ОЦЕНОК выполните команду Записи, Фильтр,

Изменить фильтр или нажмите кнопку Изменить фильтр панели инструментов Стандартная. На экране откроется окно диалога для выбора параметров фильтра. В верхней части окна расположены все

1 Для входа в базу данных введите пароль. Для получения дополнительных сведений обратитесь к преподавателю.

2Для других специальностей записи в таблице Учебные планы отсутствуют.

3См. сноску 2.

2

поля главной формы, значения которых можно изменить. В нижней части окна находятся ярлыки Найти

иИли. Указания по выбору требуемых значений параметров фильтра изложены ниже (см. п. 2.1)

2.1.Для выбора параметров фильтра установите указатель в поле Код_спец, щелкните мышью на кнопке раскрывающегося списка и затем из раскрывающегося списка выберите требуемое значение. Действуя аналогично, выберите требуемые значения полей Код набора (потока), Курс оценок. Для отображения в форме требуемых записей нажмите кнопку Применение фильтра на панели инструментов Стандартная. В результате применения фильтра название кнопки изменится на Удалить фильтр. Для отмены фильтрации нажмите эту кнопку еще раз.

2.2.Для задания значения фильтра в поле Фамилия можно использовать подстановочный символ. Так, например, для отображения записей оценок студентов, фамилия которых начинается на

определенную букву, в поле Фамилия введите Like [Введите букву или ничего] & “*”. Этот параметр следует ввести при выполнении пункта 3.1. Затем нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов Стандартная. В окне формы появится диалоговое окно Введите значение параметра. В ответ на запрос диалога введите с клавиатуры первую букву фамилии или не вводите ничего и завершите диалог нажатием кнопки ОК. Если в диалоге введена буква, то в окне формы будут отражены только записи, соответствующие студентам, фамилии которых начинаются с введенной буквы.

3.Для отображения записей оценок других студентов нажмите кнопку Примен(ить), расположенную в правой верхней части формы Ввод оценок. Затем опять в окне диалога Введите значение параметра введите требуемую букву, завершив диалог нажатием кнопки ОК. Если же требуется отражение записей для всего выбранного контингента студентов, то необходимо или изменить параметры фильтра, или же опять нажать кнопку Примен(ить), а в окне диалога Введите значение параметра, ничего не вводя, нажать только кнопку ОК.

4.Используя раскрывающийся список, введите оценку, дату оценки и ФИО преподавателя. Чтобы исключить ошибки, все другие поля формы заблокированы4.

С целью оперативного получения дополнительных сведений о студентах нажмите кнопку Информация о студентах, расположенную в верхнем правом углу формы.

Задание 6. Определите результаты сессии и выполните перевод на следующий курс

После ввода оценок необходимо определить значение поля Результаты сессии таблицы Студенты ДФ. Значение этого поля зависит от полученных студентом экзаменационных и зачетных оценок. Поле Результаты сессии может принимать следующие значения: «отл», «отл+1», «хор», «хор+1», «уд», «уд+1», и «неуд». Если студент имеет право на льготы, то значения поля принимают вид: «*+1», где символ «*» замещает соответствующие значения поля для студента, не имеющего прав на льготы. Так, например, если студентом--льготником сданы все зачеты и на экзаменах им получены только отличные оценки, то значение поля Результаты сессии принимает значение «отл+1», а при общем положительном результате сдачи сессии и наличии хотя бы одной удовлетворительной оценки поле принимает значение «уд+1».

Значением поля Результаты сессии определяется вид стипендии (обычная, повышенная, льготная и др.). Значение этого поля определяется системой автоматически с помощью кнопок

Результаты 1-ой сессии или Закрыть курс, расположенных в области заголовка формы Результаты сессии и перевод. Однако значение поля Результаты сессии можно изменить по решению стипендиальной комиссии. Для этой цели служит раскрывающийся список (см. также таблицу Критерий ректората).

Задача подведения итогов сессии или курса для заданного контингента студентов может быть решена путем запуска на выполнение ряда запросов в определенной очередности. Для автоматизации

4 Значения заблокированных полей вводятся автоматически в процессе загрузки учебных

графиков (см. форму Учебные графики).

3

этого процесса предусмотрены макросы Результаты 1-ой сессии и Закрыть курс, запускаемые одноименными кнопками из формы Результаты сессии и перевод.

Если требуется определить итоги первой сессии, то необходимо нажать кнопку Результаты 1-ой сессии, а для получения итогов курса следует нажать кнопку Закрыть курс. Нажатие кнопки запуска макроса вызывает появление на экране в определенной очередности диалоговых окон. В процессе диалога следует правильно указать запрашиваемые параметры, такие как, например, № специальности, закрываемый курс, год набора курса (код потока) и число сдаваемых экзаменов и зачетов. Для завершения каждого из диалогов следует нажать кнопку ОК.

Число сдаваемых в сессию экзаменов и зачетов определяется учебным графиком студента. Согласно учебному плану от 1993 года студенты 2-го курса дневного факультета должны сдать в первой сессии 8 экзаменов и зачетов, а во второй - 11 (см. также справку Общее число экзаменов и зачетов в

экранной форме Документы и отчеты).

В процессе выполнения макроса Закрыть курс определяются результаты (общая оценка) сдачи студентами второй экзаменационной сессии или (в зависимости от формы организации учебного процесса) - итоги закрываемого курса в целом, производится перевод сдавших на следующий курс обучения, а результаты этого перевода отражаются в таблице Динамика студентов. При этом соответствующие поля Код движения, Дата движения, Результаты сессии (последней), Перевод с курса и Курс учебы таблицы Студенты ДФ обновляются автоматически. Значения полей Дата движения и Код движения отражают дату последнего перевода (движения) студента и причину или основание для этого перевода соответственно.

Задание 7. Изучите структуру таблиц Динамика студентов, Практика, и Гос/Гэк и выполняемые ими функции.

Введите в эти таблицы информацию, соответствующую записям, внесенными Вами в таблицу Студенты_ДФ. С этой целью Вы можете воспользоваться соответствующими запросами на добавление.

Задание 8. Изучите структуру формы Документы и отчеты

АС ДЕКАНАТ имеет удобный, понятный для пользователя графический интерфейс и не требует подробного предварительного изучения.

Интерфейс системы построен таким образом, что позволяет приступить к работе с ней любому пользователю, имеющему даже поверхностное знакомство с любым из продуктов MS Office 2000. Ошибки пользователя блокируются. При этом появляются всплывающие подсказки или диалоговые окна с вариантами решения проблемы. Все экранные формы снабжены краткими инструкциями пользователю.

Для просмотра любого из вышеперечисленных документов необходимо выполнить команду или нажать соответствующую кнопку.

Проверьте, созданы ли изучаемым приложением учебная карточка и приложение к диплому для студентов, введенных Вами в базу данных. С этой целью просмотрите соответствующие отчеты.

АСУ ДЕКАНАТ автоматически формирует и выводит на печать более 20 различных отчетов и документов. Основными из них являются следующие

Состав контингента студентов по возрасту и полу (3-нк).

Распределение студентов по курсам, направлениям и специальностям (3-нк).

Численность студентов из стран СНГ, а также иностранных граждан (3-нк).

Учебная карточка студента.

Итоги экзаменационной сессии по курсам и специальностям.

Движение контингента студентов (восстановление)

Движение контингента студентов (отчисление)

Например, для просмотра и вывода на печать учебной карточки студента необходимо в главной кнопочной форме нажать кнопку Документы и отчеты. Затем в открывшейся форме Документы и отчеты необходимо нажать кнопку Учебная карточка студента.

Предъявите выполненную Вами работу преподавателю.