Учебный материал / Кафедра экономики и менеджмента / Основы информационных технологий. Курс лекций

Использование надстрочных и подстрочных знаков

Для оформления надстрочных и подстрочных знаков (верхних и нижних индексов) используют соответствующие кнопки группы Шрифт вкладки Главная (рис. 6.12).

Рис. 6.12. Надстрочные и подстрочные знаки

1.Выделите фрагмент текста.

2.Нажмите на кнопку.

Обе кнопки работают в режиме переключателя, то есть после того, как будет установлено оформление фрагмента, кнопка так и останется нажатой. Чтобы убрать оформление, следует еще раз нажать на соответствующую кнопку.

К дополнительным относятся параметры шрифта, для установки которых необходимо использовать диалоговое окно Шрифт.

Для отображения диалогового окна Шрифт во вкладке Главная щелкните по значку группы Шрифт или по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Шрифт.

Диалоговое окно Шрифт имеет две вкладки. Во вкладке Шрифт (рис. 6.14) устанавливаются параметры, определяющие внешний вид символов. Многие из них (шрифт, начертание, размер шрифта и т.д.) доступны в группе Шрифт вкладки Главная или мини-панели инструментов (см. рис. 6.1), но некоторые видоизменения доступны только в это вкладке.

Рис. 6.14. Вкладка Шрифт диалогового окна Шрифт Во вкладке Интервал (рис. 6.15) устанавливаются интервалы между символами в строке,

ширина символов и смещение. Все эти параметры доступны только здесь.

Рис. 6.15. Вкладка Интервал диалогового окна Шрифт

Видоизменение шрифта

Видоизменения шрифта (шрифтовые эффекты) устанавливаются флажками группы Видоизменение вкладки Шрифт диалогового окна Шрифт (см. рис. 6.14). Некоторые из них

(зачеркнутый, надстрочный, подстрочный) можно установить в группе Шрифт вкладки

Главная (см. рис. 6.12, рис. 6.13).

Двойное зачеркивание отличается от просто зачеркнутый только двойной линией зачеркивания.

Видоизменения с тенью и контур (рис. 6.16) обычно используют в декоративных целях, например, для заголовков. Видоизменения можно использовать совместно. Настроить параметры тени или контура невозможно.

Рис. 6.16. Видоизменения с тенью и контур Для изменения ширины символов используется раскрывающийся список Масштаб вкладки

Интервал диалогового окна Шрифт (см. рис. 6.15). Можно выбрать любое значение из этого списка или, не открывая списка, щелкнуть левой кнопкой мыши в его поле и ввести требуемое значение. Увеличение масштаба используют обычно для заголовков; уменьшение масштаба (до 80…85%) можно применять для "подгонки" длины строк (рис. 19). Допустимый диапазон масштабирования символов – от 1 до 600%. Точность установки масштаба – 1%.

Рис. 6.19. Масштабирование шрифтов

Изменение интервалов между символами

Применяя раскрывающийся список Интервал вкладки Интервал и рядом расположенный счетчик на диалогового окна Шрифт (см. рис. 6.15), можно изменять интервалы (расстояние) между символами в строке текста.

В раскрывающемся списке Интервал можно выбрать Разреженный или Уплотненный, а в счетчике на установить требуемое значение разрежения или сжатия интервалов. Величина изменения интервалов между символами по умолчанию устанавливается в пунктах (пт), но, при желании, значение можно указать и в сантиметрах или миллиметрах. Для этого следует в поле счетчика на ввести число и через пробел – сокращение см или мм: например, 0,5 см или 3 мм. Расстояние между символами можно изменять с точность до 0,05 пт или 0,01 мм. Разреженный интервал применяют при оформлении заголовков или для выделения отдельных слов в тексте

(рис. 20).

Рис. 6.20. Использование разреженного интервала шрифта

Уплотненный интервал используется в основном для "подбора" текста: удаления коротких последних строк абзацев (рис. 6.21). Уменьшать интервалы рекомендуется не более чем на 0,1…0,3 пт., что почти не заметно. Большее уплотнение затрудняет восприятие текста.

Переход текста на новую страницу происходит автоматически. Однако, во многих случаях при оформлении заголовков, а также и основного текста, следует принудительно задать положение абзаца на странице и порядок его разделения при переходе к новой странице. Для этого используется вкладка Положение на странице диалогового окна Абзац. Для отображения окна щелкните по значку группы Абзац в любой из вкладок (Главная или Разметка страницы). Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту документа и в контекстном меню выбрать команду Абзац.

1.Выделите абзац документа.

2.В разделе Положение на странице установите флажок требуемого параметра

(рис. 7.17).

Рис. 7.17. Настройка положения абзаца на странице Установка флажка запрет висячих строк запрещает такое разделение абзаца при переходе к

новой странице, при котором первая строка абзаца остается на одной странице, а вся остальная часть абзаца переходит на новую страницу. В этом случае на новую страницу будет перенесен весь абзац. Запрещается и такое разделение абзаца, при котором на новую страницу переходит только последняя строка. В этом случае на новую страницу перейдут последняя и предпоследняя строки абзаца. Такой режим разделения абзацев обычно устанавливают для всего текста документа.

Установка флажка не отрывать от следующего обеспечивает размещение абзаца всегда на той же странице, что и следующий за ним абзац. Применяют этот режим для любых заголовков и

названий: при этом исключаются случаи, при которых заголовок находится на одной странице, а следующий за ним текст – на следующей.

Флажок не разрывать абзац запрещает всякое разделение абзаца между страницами. Применяют такой режим нечасто.

Флажок с новой страницы устанавливают для крупных заголовков (главы, разделы и т. п.). При этом независимо ни от чего указанный абзац всегда будет находиться наверху страницы.

При создании документов может потребоваться различная нумерация абзацев.

Нумерация с использованием клавиатуры приводит к существенным затратам времени на перенумерацию при изменении количества нумеруемых элементов. Гораздо рациональнее использовать возможности автоматической нумерации, которые предоставляет Word.

Внекоторых случаях список требуется не пронумеровать, а отметить какими-либо значками

–маркерами. Часто такое оформление применяется не только к спискам, но и к обычным абзацам текста.

Помимо нумерованных и маркированных списков есть еще один способ оформления текста – многоуровневые списки. В них можно использовать и нумерацию, и маркеры, либо и то, и другое одновременно. Чаще всего применяют такое оформление к заголовкам, но можно оформлять и обычный текст. При этом вид нумерации и маркеров определяется уровнем текста.

Примеры различных списков приведены на рис. 8.1.

При работе с документом часто приходится к однородным фрагментам, например, заголовкам, названиям рисунков и таблиц, основному тексту документа и т. п., применять одинаковое оформление. Конечно, можно для каждого фрагмента устанавливать требуемые параметры шрифтов, абзацев и др. Но это, во-первых, долго и утомительно, а во-вторых, трудно запомнить, где и какие установлены параметры оформления. Облегчить единообразное оформление документов поможет использование стилей.

Стилем называется набор параметров форматирования, который применяется к абзацам текста, таблицам, спискам и знакам (символам), чтобы быстро изменить их внешний вид. Стили позволяют одним действием применить сразу всю группу параметров форматирования.

Стиль абзаца определяет внешний вид абзаца, то есть параметры шрифта, выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы.

Стиль списка применяет одинаковое выравнивание, знаки нумерации или маркеры и шрифты ко всем спискам.

Стиль знака задает форматирование выделенного фрагмента текста внутри абзаца, определяя такие параметры текста, как шрифт и размер, а также полужирное и курсивное начертание.

Стиль таблицы задает вид границ, заливку, выравнивание текста и шрифты.

-3-

Табличные процессоры. Электронные таблицы.

Решение ряда экономических задач часто приводит к обработке прямоугольных таблиц данных разных типов (текстовых, числовых).

Применение для таких задач средств алгоритмических языков высокого уровня оказалось во многих случаях не эффективно. Текстовые процессоры дают возможность ведения и форматирования таблиц, но они плохо приспособлены для вычислений. Вышеуказанные причины вызвали появление программ, называемых электронными таблицами, объединяющими в себе возможности:

•текстовых процессоров по созданию и форматированию таблиц;

•математической обработки табличных данных;

•визуализации результатов в форме таблиц, диаграмм, графиков.

История развития программ обработки электронных таблиц насчитывает около двадцати лет, налицо огромный прогресс в этой области программного обеспечения. Примерами программ электронных таблиц являются Lotus 1-2-3 (Lotus), Microsoft Excel. В настоящее время наибольшее распространение получил программный комплекс Microsoft Excel. Далее мы подробно рассмотрим его. Современные программные продукты этого вида имеют:

•калькуляционный (вычислительный) модуль, с помощью которого происходит обработка данных (текстовых или числовых) в таблицах;

•модуль диаграмм для создания презентационной графики, который позволяет на основе числовых данных, полученных с помощью калькуляционного модуля, создать диаграммы различных типов;

•модуль базы данных, реализующий доступ к внешним базам данных.

Электронные таблицы можно использовать для решения задач учета, составления бланков, планирования производства, расчета налогов и заработной платы, учета кадров и др. Благодаря мощным математическим функциям, имеющимся в электронных таблицах, с их помощью можно решать множество задач в области естественных и технических наук.

Таблица – это совокупность данных, которые систематизированы и разнесены по строкам и столбцам. Столбцы имеют имена A, B, C и т.д., строки 1, 2, 3 и т.д. На пересечении строк и столбцов находятся ячейки. Имя (адрес) ячейки состоит из имени столбца и имени строки: A1, B2, D3 и т.п.

При запуске редактор создает Книгу, состоящую из листов. По умолчанию имя книги Книга 1, количество листов – 3. Имя книги и количество листов можно менять.

Окно EXCEL можно перенастроить. Для этих целей используется вкладка Вид и кнопка

Параметры EXCEL окна OFFICE. Вкладка Вид содержит 5 групп: Режимы просмотра книги, Показать или скрыть, Масштаб, Окно и Макросы. Режим просмотра книги содержит кнопки режимов: обычный (выводится по умолчанию), режим разметки (видны начало и конец страницы, колонтитулы), разметки страницы ( используется для предварительного просмотра разрывов страницы перед печатью), Представление (для сохранения набора параметров отображения и печати) и полноэкранный режим ( увеличивается размер рабочего листа за счет скрытия строки формул, строки состояния, строки заголовка окна и групп).

Перемещение листа в пределах рабочей книги осуществляется путем протаскивания выделенного листа вдоль ряда ярлычков. Над ярлычком появится значок стрелки, позволяющий определить место вставки листа.

Добавление листа осуществляется несколькими способами: кнопка Вставить лист, находящаяся справа от ярлычков листов; команды Вставить – Лист из контекстного меню листа;

вкладка Главная – группа Ячейки – команда Вставить – команда Вставить лист.

Ввод данных в таблицу

При вводе данных в таблицу для перехода по столбцам использовать клавишу TAB, для перехода по строкам – клавишу ENTER.

Ввод формул

Установить курсор в ячейку G6 - ввести знак =, щелкнуть на ячейке D6, нажать клавишу [+], щелкнуть на ячейке Е6, нажать клавишу [-], щелкнуть на ячейке F6. В строке формул будет следующая формула: =D6+E6-F6.

Формула может быть представлена функцией: =СУММ(D6;E6;-F6).

Копирование формул: выделить ячейку G6 и протащить за маркер вниз таблицы. Аналогично скопировать формулу из ячейки Н6.

Ввод формулы с абсолютным адресом

В задаче предусматривается уменьшение стоимости товаров на 3%. Для этого в ячейку А1 введем текст Скидка, установим в ячейке В1 формат Процентный (вкладка Главная – группа Число – кнопка %) - введем число 3. В ячейке В1 появится 3%. В ячейку I6 надо ввести формулу, задав для ячейки В1 абсолютный адрес. Формула должна иметь вид: = H6-H6*$B$1. Абсолютный адрес позволит при копировании формулы сохранить значение ячейки. Абсолютный адрес представляется в формуле со знаком доллара: $B$1. При вводе формулы: = Н6-Н6*В1 после щелчка на ячейке В1 надо нажать в позиции курсора клавишу F4. В адресе ячейки появятся знаки доллара: =Н6-Н6*$В$1. Скопировать формулу в другие строки. Ячейке В1 можно присвоить имя Скидка. Для этого надо установить курсор на ячейку В1, в область Имя поля (левее строки формул) ввести слово Скидка. Формула будет иметь вид: =Н6-Н6*скидка.

Подсчет итогов по столбцам

1-ый способ. Выделить ячейки D6:I11 – вкладка Главная – группа Редактирование – кнопка Сумма.

2-ой способ: выделить эти же ячейки - вкладка Формулы – группа Библиотека функций –

кнопка Автосумма – Сумма.

Редактирование данных в ячейке

Установить курсор на нужную ячейку – нажать клавишу F2 – внести изменения или выполнить двойной щелчок мыши на ячейке – внести изменения.

Ориентация текста в шапке таблицы

1-ый способ. Выделить ячейки, в которых надо задать ориентацию, отличную от горизонтальной – вкладка Главная – группа Выравнивание- кнопка Ориентация – выбрать тип ориентации, например Повернуть текст вверх – По центру.

2-ой способ. Большие возможности по ориентации и выравниванию текста предоставляет окно Формат ячеек, позволяющее выводить текст под углом (в области Ориентация протащить красный квадратик слова Надпись под нужным углом или непосредственно задать угол поворота).

Ввод данных из списка

EXCEL предоставляет возможность выводить данные списков. Ряд списков уже имеется в EXCEL, например месяцы года, дни недели. В ячейку ввести слово Январь и протащить мышь за маркер заполнения в нужную сторону. Если протаскивание мыши выполнять при нажатой клавише CTRL, то списка не образуется, а копируется месяц Январь. Напомню, что при создании числового списка протаскивание мыши выполняется при нажатой клавише CTRL, а без нее выполняется копирование.

Создание пользовательского списка

Кнопка Office – кнопка Параметры EXCEL - раздел Основные – область Основные параметры работы с EXCEL – кнопка Изменить списки. В открывшемся окне будут выведены встроенные списки. Для создания нового списка надо щелкнуть мышью на строке Новый список и в поле Элементы списка ввести значения списка. После каждого значения нажимать клавишу ENTER, после ввода всего списка щелкнуть на кнопке Добавить.

Задание. Составить список студентов своей группы.

Транспонирование списка

Транспонирование – это копирование списка, выведенного по строкам в столбцы и наоборот.

Выделить список, расположенный по строке – вкладка Главная – группа Буфер обмена – кнопка Копировать. Установить курсор на ячейку, начиная с которой список будет выводиться в столбикиз контекстного меню этой ячейки выбрать команду Специальная вставка – включить опцию Транспонировать – ОК.

Добавление строк/столбцов в таблицу

Установить курсор на ячейку строки/столбца перед которой (которым) нужно осуществить вставку – выбрать команду Вставить… из контекстного меню - указать что вставляется: строка или столбец. Если надо вставить сразу несколько строк/столбцов, то столько же строк/столбцов надо выделить.

Создание примечания

К ячейке можно сделать одно примечание, которое содержит пояснения, комментарии. На ячейке, к которой сделано примечание, появляется красный крестик. При подведении к нему курсора появляется текст примечания.

Выделить ячейку – вкладка Рецензирование – группа Примечания – кнопка Создать примечание – ввести текст примечания – нажать клавишу ENTER. Для удаления примечания можно выбрать команду Удалить примечание из контекстного меню ячейки или выбрать команду Удалить в группе Примечания.

Работа с формулами

Ссылка в формуле на значение с другого листа: имя листа! Адрес ячейки. Например,

Лист1!В5

Ссылка в формуле на значение из другой книги: [имя книги]имя листа! Адрес ячейки.

Например, [финотчет.xls]Лист1!В5

Использование в формуле функции. Например, В2*100/Сумм(D2:D6)

Функции в EXCEL

Функции в Excel представляют собой стандартные формулы и используются для определенных вычислений.

Для каждой функции открывается окно, в которое надо ввести аргументы функции. В строке формул аргументы функции показываются в круглых скобках и разделяются знаком точка с запятой. Аргументы функции можно задать вручную, например, непосредственно в ячейку ввести: =Сумм(А2:D2). В этом случае надо учитывать, что между названием функции и открывающейся скобкой не должно быть пробела. Кроме того, надо хорошо знать синтаксис функции. Чаще аргументы вводятся через окно Мастера функций. В качестве аргумента функции может быть использована другая функция (она называется вложенной) .Excel допускает до 64 вложений.

Например, надо сложить округленные до одного знака после запятой значения ячеек А1 и В1. Используемая функция видна на рисунке.

Функции Сумм и Округл имеют простой синтаксис, поэтому формулу с функциями можно ввести вручную, не прибегая к Мастеру функций.

Функции разбиты на категории: математические, статистические, логические, даты и времени, финансовые и другие.

Вызов Мастера функции

1-ый способ. Вкладка Формулы – группа Библиотека функций – выбрать категорию функции – выбрать из списка функцию. Кнопка Автосумма, расположенная в этой группе, выводит список наиболее часто употребляемых функций (Макс, Мин, Среднее, Сумм, Число).

2-ой способ. Щелкнуть в строке формул на кнопке Вставить функцию – в открывшемся окне выбрать категорию функции – выбрать функцию внутри категории.

Функция ЕСЛИ

Рассмотрим действие функции на конкретных примерах

Пример 1. Определить размер премии в соответствии со стажем работы. Если стаж работы > или = 10 годам, то размер премии равен двум окладам, в противном случае одному окладу.

Решение задачи

Щелкнуть на кнопке Вставить функцию на строке формул

Из категории математические функции выбрать функцию ЕСЛИ. Откроется окно ЕСЛИ

По строке логическое выражение щелкнуть на ячейке В2 – ввести >=10

По строке Значение_если_истина щелкнуть на ячейке С2 и ввести :*2

По строке Значение_если_ложь щелкнуть на ячейке С2

ОК

Пример 2. Определить размер премии. Если стаж работы > или =10 годам, то премия равна двум окладам. Если стаж работы < 5 лет, то премия равна половине оклада, в остальных случаях – премия равна окладу.

На Значение_если_ложь используется вторая функция Если. Ее называют вложенной. Для вывода второго окна функции ЕСЛИ надо открыть список, щелкнув на кнопке со стрелкой, расположенной левее кнопки Вставить функцию.

Пример 3. Создать формулу для следующей задачи: если среднее значение чисел диапазона J15:J18 больше 15, то в ячейку J19 заносится сумма чисел диапазона К15:К18, в противном случае – 0.

В ячейку J19 надо будет ввести следующую формулу:

=ЕСЛИ(СРЗНАЧ(J15:J18)>15;СУММ(K15:K18);0)

Ввод такой сложной формулы, в которой в функцию ЕСЛИ вложены две функции (СРЗНАЧ и СУММ) выполняется следующим образом:

Установить курсор на ячейку J19, щелкнуть в строке формул на кнопке Вставить функцию и выбрать функцию ЕСЛИ. Откроется окно функции ЕСЛИ.

Установить курсор в поле Логическое выражение – в строке формул щелкнуть на кнопке списка функции ЕСЛИ, расположенной левее кнопки Вставить функцию – выбрать функцию СРЗНАЧ. Откроется окно функции СРЗНАЧ. Автоматически, в данном примере, будет выделен

нужный нам диапазон – нажать ОК. Появится окно с сообщением об ошибке, нажать ОК. В строке формул добавить >15.

Для ввода второго аргумента функции ЕСЛИ надо опять открыть ее окно. Для этого в строке формул щелкнуть на кнопке Вставить функцию. Откроется окно функции Если.

Установить курсор в поле Значение_если_истина. Аналогично выбрать из списка функцию, в данном случае функцию СУММ (ранее мы выбирали функцию СРЗНАЧ). Откроется окно функции. Для поля Число 1 выделить диапазон чисел К15:К18, нажать ОК.

Опять открыть окно функции ЕСЛИ. В поле Значение_если_ложь ввести 0, нажать ОК. Создание диаграмм Для составления диаграммы прежде всего необходимо задать диапазон данных, которые

следует отображать на диаграмме. Это можно сделать по-разному, в зависимости от того какая шапка таблицы. Если названия столбцов выводятся на одной строке, то для задания диапазона таблицы можно установить курсор на любую ячейку таблицы или же выделить всю таблицу с названиями столбцов и строк таблицы. В нашем примере это диапазон: А3:С7.

Далее выполнить: вкладка Вставка – группа Диаграммы – выбрать тип диаграммы. Сразу же ( в отличии от EXCEL 2003) появится диаграмма как на представленном рисунке.

Из диаграммы видно, что названия строк левого столбца таблицы образуют подписи оси Х, названия столбцов (кроме левого), образуют так называемые легенды. Легенда определяет заголовки рядов данных с указанием цвета их изображения.