Введение

Применение информационных технологий в настоящее время невозможно без рациональной организации информации и обеспечения эффективного доступа к ней пользователей. Этой цели служат базы данных. Они нашли применение в информационных системах практически всех типов и уровней.

Неоспорима важность сохранности и умелого использования информации предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию и все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано хранение и использование информации. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация — это, прежде всего, потерянные возможности. Вследствие этого, везде, где ведется активная работа с различной информацией, рано или поздно возникает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации.

В настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн различных документов. В то же время в мире ежегодно появляется около 6 млрд новых документов, а среднестатистический служащий тратит каждый год до 150 часов на поиск утерянной информации. Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. Существуют оценки, что секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия — до 30% времени.

Следует отметить, что потоки корпоративной бизнес-информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. По форме хранения их можно условно классифицировать на электронные и бумажные. Существует мнение, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (в структурированном виде — в базах данных, или в неструктурированном виде). Вся остальная информация (около 70%) хранится в бумажных документах, создавая немалые трудности при ее поиске. Однако, это соотношение меняется в пользу электронной формы хранения. Объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. Маловероятно, что все документы станут только электронными, однако, неоспоримо, что электронная форма хранения информации будет преобладать.

1. Информационное обеспечение информационных систем

1.1.Понятие информационной системы и ее структура

Согласно Федеральному закону Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» информационная система (ИС) - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств [1]. Информационными технологиями являются процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов. К техническим средствам относятся вычислительные и телекоммуникационные средства.

Информационная система обеспечивает поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей и для принятия решений.

Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Подсистема — это часть системы, выделенная по какому-либо признаку. В структуре ИС можно выделить:

- функциональные подсистемы, обеспечивающие автоматизацию либо функций управления (например, таких как планирование, учет, анализ, регулирование и т.д.) либо бизнес-процессов управления;

- подсистемы, обеспечивающие функционирование ИС.

В настоящее время существует два подхода к построению информационных систем: позадачный и процессный. Первый подход основан на традиционной функциональной модели управления предприятием. Функциональные подсистемы ИС состоят из комплексов функциональных задач, предназначенных для автоматизации функций управления конкретных структурных подразделений предприятия. Второй подход ориентирован на представлении модели управления предприятием в виде модели управления бизнес-процессами, связывающими воедино деятельность определенных структурных подразделений, предназначенных для производства конкретного продукта или услуги.

Состав обеспечивающих подсистем ИС, как правило, является постоянным.

Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методологии построения баз данных.

В состав технического обеспечения входит комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

К математическому обеспечению относят математические методы и модели для реализации целей и задач информационной системы.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация. К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователя и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят программы и программные комплексы, реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта. Техническая документация на разработку программных средств содержит описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольные примеры.

Организационное обеспечение представляет собой совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

Правовое обеспечение включает в себя совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации. На этапе функционирования ИС правовое обеспечение информационной системы включает статус информационной системы, права, обязанности и ответственность персонала, порядок создания и использования информации и т.д.