1.5.Понятие унифицированной системы документации

Система документации – это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом.

В неавтоматизированных системах системы документации, как правило, содержат большое количество разных типов документов. Типичными недостатками таких систем являются:

- чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

- избыточное дублирование одних и тех же данных в разных документах;

- работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

- имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих перед разработчиками системы документации.

Для упрощения системы документации используют два подхода:

- проведение унификации и стандартизации;

-введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых технологий их обработки.

Унифицированная система документации – это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления некоторым экономическим объектом.

Унифицированная система документации должна обеспечивать сопоставимость показателей различных сфер общественного производства. Разработка систем документации должна осуществляться в соответствии со стандартами, в которых устанавливаются требования: к унифицированным системам документации; к унифицированным формам документов различных уровней управления; их составу и структуре реквизитов и показателей, а также к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

1.6.Понятие электронного документооборота

С развитием информационных технологий появилось понятие электронного документа.

Электронный документ - это информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным Законом.

Электронные документы бывают структурированными, и тогда они находятся в базах данных, и неструктурированными, содержащими тексты на естественном языке.

Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления. Формой внутреннего представления является запись информации на машинном носителе. Формой внешнего представления электронного документа является его воспроизведение на экране дисплея или на бумажном носителе в доступном для визуального обозрения виде.

В создании документа могут принимать участие исполнители разных подразделений.

Документооборот – это путь прохождение документа с момента появления в нем первой записи до сдачи его в архив.

Электронный документ может появиться либо в результате ввода бумажного документа с помощью клавиатуры или сканера, либо получен по сети. В его создании могут принимать участие исполнители разных подразделений. Поэтому система электронного документооборота должна быть распределенной, т.к. ввод и работа с документом происходит на территориально-распределенной организации.

Функциями систем электронного документооборота являются:

• хранение электронных документов;

• организация поиска документов;

• защиты документа от несанкционированного доступа;

• маршрутизация документов и контроль исполнения.

Маршрутизация – это схема информационной потоков, которая отражают маршруты движения документов и их объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации.

Построение схем информационных потоков является важным при проектировании информационного обеспечения ИС. Анализ структуры подобных схем зачастую позволяет выработать меры по совершенствованию всей системы управления.