2.5. Облік розрахунків з дебіторами та кредиторами.

Облік розрахунків з дебіторами та кредиторами ведеться в розрізі договорів.

Попередня оплата за матеріальні цінності, що придбаваються, виконані роботи і надані установі послуги допускається строком на один місяць, якщо інше не передбачено договором.

Апарат комітету як розпорядник бюджетних коштів, який перебуває на казначейському обслуговуванні здійснює реєстрацію зобов'язань в органах Державного казначейства відповідно до наказу Держказначейства України «Про затвердження Порядку обліку зобов'язань розпорядників бюджетних коштів в органах Державного казначейства України» від 09.08.2004 р. № 136.

При реєстрації в органах Державного казначейства зобов'язань застосовується єдиний порядок подачі документів, незалежно від того, були зобов'язання взяті в минулих періодах або поточному році, а саме: спочатку для реєстрації зобов'язань подається реєстр зобов'язань з підтвердними документами, а потім для реєстрації фінансових зобов'язань - реєстр фінансових зобов'язань разом з оригіналами документів або їх копій, засвідчених у встановленому порядку, що підтверджують факт узяття зобов'язань та фінансових зобов'язань.

Згідно зі статтею 51 Бюджетного кодексу України здійснення платежів проводиться після отримання товарів, робіт та послуг, тобто після завершення місяця надходять рахунки за отримані послуги з тепло-, водо-, енергопостачання і зв'язку, та проводиться нарахування та відображення в бухгалтерському обліку цих господарських операцій.

Підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій є первинні документи, які містять відомості про господарську операцію та підтверджують факт її здійснення (акти виконаних робіт, звіти про результати здійснення процедур закупівель товарів, робіт та послуг за державні кошти, накладні, товарно-транспортні накладні та рахунки до них, рахунки-фактури тощо).

Відділ бухгалтерського обліку та звітності відображає в бухгалтерському обліку господарські операції з використання тепло-, водо-, енергопостачання та послуг зв'язку у тому звітному періоді, в якому були отримані відповідні первинні документи, які підтверджують фактичне здійснення таких операцій.

Водночас необхідно вживати заходів щодо своєчасного отримання первинних документів, обумовлюючи в договорах, угодах терміни надання постачальниками товарів, робіт або послуг первинних документів (накладні, товарно-транспортні накладні та рахунки до них, рахунки-фактури тощо), що підтверджують виникнення фінансового зобов'язання.

Якщо сума та умови зобов'язання передбачають застосування процедур закупівель, Відділ бухгалтерського обліку та звітності при реєстрації таких зобов'язань подає до Державного казначейства України реєстр зобов'язань, договір про закупівлю та документи, що підтверджують проведення процедури закупівлі відповідно до частини другої статті 17 Закону України "Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти", не пізніше ніж у триденний термін з дня їх отримання від відповідальних управлінь, відділів, секторів .

З метою своєчасного нарахування та виплати заробітної плати згідно вимог вищенаведеного Порядку, керівникам забезпечити подання табелів обліку робочого часу для перевірки у Сектор кадрового забезпечення щомісяця у терміни до 15 та 29 числа.

Меморіальні ордери № 4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами» ф. № 408, № 6 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами» ф. № 409 формуються в одному ордері по всіх КПКВ.

Інвентаризацію розрахунків з дебіторами та кредиторами проводити щокварталу, розрахунків у порядку планових платежів та з депонентами — один раз на місяць.

Створити комісію щодо списання дебіторської та кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув (додаток 4). Списання заборгованості зі строком позовної давності, що минув, провадити згідно з наказом Держказначейства від 08.05.2001 р. № 73 щокварталу.