Методические указания

Как удалить документ

Если документ больше не нужен, удалите его с помощью Проводника.

Создание документа

Вы можете создать документ с нуля, использовать шаблон или вызвать мастера.

1. В меню Файл выберите команду Создать.

2. Если Вы хотите основать новый документ на определенном шаблоне или использовать мастера, задайте его имя в поле с шаблоном. По умолчанию для нового документа назначается шаблон Нормальный.

Убедитесь, что в группе Создать установлен переключатель Документ, нажмите кнопку ОК.

Новому документу присваивается временное имя до тех пор, пока Вы не сохраните его под уникальным именем.

Используя стандартную панель инструментов, Вы можете быстро создать новый документ, основанный на шаблоне Нормальный, нажав кнопку Создать.

Замечание

Для того чтобы изменить шаблон документа, в меню Файл выберите команду Шаблон. Подробнее о подключении другого шаблона см. раздел Подключение другого шаблона к документу.

Открытие документа, закрытого последним

Последовательность работы с документами запоминается и выводится в нижней части меню Файл. Это позволяет быстро открыть документ, с которым работали в последний раз.

Список файлов внизу меню Файл может содержать до девяти имен файлов. Для того чтобы изменить размер списка, в меню Сервис выберите команду Параметры, выберите вкладку Общие. Задайте нужный размер списка в поле Помнить файлов и нажмите кнопку ОК.

Открытие существующего документа

Команда Открыть из меню Файл позволяет начать работу с документом, уже записанным на диск.

1. Выполните одно из действий:

Нажмите кнопку Открыть стандартной панели инструментов.

В меню Файл выберите команду Открыть.

2. Задайте имя документа в поле Файл. Если Вы не нашли нужный файл в списке файлов, установите диск и выберите каталог, содержащий файлы и/или выберите другой тип файла в списке Тип.

3. Нажмите кнопку ОК.

Для того чтобы найти документ в последнем пути, установленном в диалоге Поиск, в диалоге Открыть нажмите кнопку Найти.

Вставка второго документа в уже открытый

Вы можете вставить другой документ в уже открытый. Как вставить второй документ в уже открытый?

1. Поместите курсор в то место документа, куда Вы хотите вставить второй документ.

2. В меню Вставка выберите команду Файл.

3. В поле Файл введите имя вставляемого документа.

Если в списке файлов Вы не нашли нужный, установите диск и выберите каталог, содержащий Ваши файлы и/или выберите другой тип файла в списке Тип.

4. Нажмите кнопку ОК.

Указанный документ будет вставлен целиком в выбранное место. Остаток первого документа располагается сразу за концом вставленного.

Переключение в другой открытый документ

Вы можете отобразить на экране несколько документов одновременно. Для того чтобы начать работу с определенным документом, щелкните мышью где-нибудь в окне этого документа или выберите его имя в меню Окно.

Выполните одно из действий:

Если Вам видна часть окна с интересующим Вас документом, щелкните мышью где-нибудь в этом окне.

В меню Окно выберите имя документа, с которым хотите начать работу.

Документ, в который Вы переключились, становится активным и отображается поверх остальных в рабочей области Word.

Открытие файла, созданного в другом приложении

Система Word распознает форматы файлов многих приложений и автоматически преобразует документ, когда Вы открываете его. Если формат файла не распознается, то на экран выводится диалог Преобразовать файл, так что Вы можете выбрать соответствующий конвертор. Список конверторов, поставляемых с Word, см. Форматы файлов, которые Word может преобразовывать.

1. Нажмите кнопку Открыть стандартной панели инструментов

2. В поле Тип выберите тип файла, который Вы хотите открыть. Если Вы не знаете тип документа или формат файла, выберите Все файлы.

3. В поле Файл напечатайте или выберите документ, который Вы хотите открыть. Если документ, который Вы хотите открыть, не появляется в списке Файл, выберите другой диск или каталог.

Если Вы хотите подтвердить тип конвертора, который будет использоваться при открытии файла, созданного в текстовом процессоре, отличном от Word, выберите переключатель Подтверждение преобразования.

4. Чтобы преобразовать документ в формат документа Word, нажмите кнопку ОК. Если необходимый Вам конвертор не был установлен программой установки Word, можно добавить его сейчас. См. Установка и удаление отдельных компонентов Word для Windows.

Сохранение существующего документа

Если документ уже был записан ранее, Вы можете быстро сохранять свою работу, нажимая кнопку Сохранить стандартной панели инструментов либо используя команду Сохранить. Можно пользоваться возможностями автоматического сохранения. Об этом см. раздел Автоматическое сохранение документа в процессе работы.

Выполните одно из действий:

Нажмите кнопку Сохранить стандартной панели инструментов .

В меню Файл выберите команду Сохранить.

Если Вы не сохраняли документ ранее (т.е. он имеет одно из временных имен), на экране появится диалог Сохранить как. О том, как с ним работать, см. раздел Команда Сохранить как (меню Файл).

Сохранение нового, неименованного документа

До тех пор пока Вы не присвоите документу имя, он будет носить имена временные. Первому новому документу будет присвоено имя ДОКУМЕНТ1; второму – ДОКУМЕНТ2 и т.д.

1. Выполните одно из действий:

Нажмите кнопку Сохранить стандартной панели инструментов.

В меню Файл выберите команду Сохранить как.

2. Выполните одно из действий:

Чтобы сохранить, сделайте следующее: в текущем каталоге введите имя в поле Файл. На другом диске и/или в другом каталоге установите нужные каталог и диск или задайте полный путь доступа к файлу, включая его имя в поле Файл.

3. Нажмите кнопку ОК.

Сохранение всех открытых документов

Если Вы работаете одновременно с несколькими документами, Вы можете сохранить их сразу, одновременно с их шаблонами, словарями, макрокомандами и элементами автотекста.

В меню Файл выберите команду Сохранить все.

Если какой-либо документ еще не был ни разу сохранен, на экране для этого документа появится диалог Сохранить как, в котором Вы сможете задать имя этому документу. О работе с этим диалогом см. раздел Команда Сохранить как (меню Файл).

Сохранение копии активного документа

Если Вы изменили документ, но хотите оставить и первоначальную его версию, и сохранить новую его редакцию, запишите его под другим именем или на другом месте.

1. В меню Файл выберите команду Сохранить как.

2. Введите новое имя документа в поле Файл.

Если Вы хотите сохранить документ на новом месте, выполните одно из действий:

В поле Файл введите полный путь документа, например, a:\reports\sales

Установите другой диск и/или каталог.

3. Нажмите кнопку ОК.

Если Вы ввели имя файла, который уже существует, на экране появится запрос на подтверждение замещения существующего файла активным документом.

Сохранение документов, созданных в различных форматах

Вы можете открыть документ, созданный в другом файловом формате, работать с ним в Word и затем сохранить документ как в формате Word, так и в исходном формате.

1. Нажмите кнопку Сохранить стандартной панели инструментов.

На экране появится диалог Сохранить формат.

2. Нажмите кнопку того формата, в котором Вы хотите сохранить документ.

Сохранение документов Word в файлах различных форматов

Вы можете сохранить документ Word в файловом формате, который читается более ранними версиями Word или другими приложениями. Когда Вы сохраняете документ Word в ином файловом формате, желательно сохранить его под другим именем, чтобы у Вас остался резервный документ в формате Word. Список форматов файлов, поставляемых с Word, см. в Форматы файлов, которые Word может преобразовывать. Как сохранить документ в файлах различных форматов?

1. В меню Файл выберите Сохранить как.

2. В поле Файл напечатайте новое имя документа.

3. В поле Тип выделите нужный формат файла и затем нажмите кнопку ОК.

Если формат, в котором Вы хотите сохранить документ, не появляется в поле Тип, Вы можете добавить необходимые Вам конверторы. См. Установка и удаление отдельных компонентов Word для Windows.

Обзор преобразования форматов файлов

Система Word распознает форматы файлов многих текстовых процессоров, электронных таблиц, баз данных и программ. Когда Вы открываете документ, созданный в другом приложении, Word преобразует его в формат Word, сохраняя, по возможности, его первоначальное содержание и оформление. Вы также можете сохранить документ Word в другом файловом формате, при этом его оформление будет сохранено так же, как это могут сделать другие приложения. Если Вы хотите переслать документ между Word и приложением, для которого нет специального конвертора, Вы можете импортировать и экспортировать документ в формате обычного текста. Формат обычного текста оставляет документ без большей части особенностей оформления. Этот формат также пригоден для отправления и получения документа в системе электронной почты. Подробнее о преобразованиях, использующих возможности специальных конверторов и применяющих вспомогательные конверторы, см. Параметры и ограничения для преобразования файлов.

Сохранение документов, созданных в различных форматах

Вы можете открыть документ, созданный в другом файловом формате, работать с ним в Word и затем сохранить документ как в формате Word, так и в исходном формате. Как сохранить документы, созданные в других форматах?

1. Нажмите кнопку Сохранить стандартной панели инструментов. На экране появится диалог Сохранить формат.

2. Нажмите кнопку того формата, в котором Вы хотите сохранить документ.

Редактирование документа

Работа со списками. Автоматическая нумерация и маркирование списков.

Списки.Правила оформления различных документов иногда требуют наличия в документах списков. Принято выделять три типа списков:

• Маркированные спискииспользуются при перечислении или выделении отдельных фрагментов текста. В качестве примера можно использоваться данный фрагмент текста, оформленный с помощью средств маркированного списка.

• Нумерованные спискиполезны в тех случаях, когда нужно определить порядок изложения.

• Многоуровневые(илииерархические) списки, т.е. имеющие несколько уровней. В таких списках допустимы как нумерованные элементы, так и символы маркера.

Создание маркированных и нумерованных списков

Маркированный (нумерованный) список можно создать с помощью окна диалога Список и панели Форматирование.

Для создания списков на панели инструментов Форматирование предназначены две кнопки:

Кнопка	Название	Назначение
	Маркированный список	Создает маркированный список
	Нумерованный список	Создает нумерованный список

Для создания маркированного списка с помощью окна диалога Список необходимо выполнить следующие действия:

1.  Выделить несколько абзацев текста, предназначенных для создания списка.

2.  Выбрать команду Формат – Список. Откроется окно диалога Список.

3.  Перейти на вкладку Маркированный  (Нумерованный) (рис. ).

4.  Выбрать список из представленных образцов. Нажать ОК.

Для продолжения списка необходимо поместить курсор в конце последнего абзаца списка и нажать клавишу Enter.

•

Окно диалога Список. Вкладка Маркированный.

При создании списков с помощью кнопок панели инструментов Форматирование параметры их будут заданы по умолчанию.

Для завершения списка необходимо установить курсор в пределах абзаца, начиная с которого нужно отменить список, и нажать кнопку, соответствующую списку (нумерованный или маркированный).

Изменение формата маркированного списка

С помощью окна диалога Список можно изменить следующие параметры маркированного списка:

• Символ маркера на любой символ из шрифтов, установленных на компьютере.

• Величину выступа.

• Расстояние между символом маркера и текстом.

• Выравнивание.

Для этих целей необходимо войти в меню Формат – Список и нажать кнопку Изменить, после чего откроется окно диалога Изменить маркированный список, представленное на следующем рисунк:

Рис. Окно диалога Изменить маркированный список

Ниже приведен состав его опций:

Опции	Назначение
Символ маркера
Шрифт	Предлагает варианты различных шрифтов для выбранного символа
Маркер	Позволяет осуществить выбор варианта символа маркера
Положение маркера
Отступ	Определяет выравнивание и положение маркера относительно левой границы текста
Положение от текста
Отступ	Устанавливает величину отступа от правого края маркера до начала текста
Образец	Позволяет визуально оценить, как будет выглядеть список после внесения в него изменений

Изменение формата нумерованного списка

Нумерованные списки создаются на вкладке Нумерованные . Если предложенные форматы нумерованного списка не подходят для оформления конкретного документа, можно создать собственный формат списка, нажав кнопку Изменить в диалоговом окне Список на вкладке Нумерованный. При этом откроется окно диалога Изменение нумерованного списка:.

Рис. Окно диалога Изменить нумерованный список

Ниже приведены опции этого окна диалога, с помощью которых осуществляется изменение формата нумерованного списка.

Опция		Назначение
Формат номера
Нумерация	Осуществляет выбор стиля номеров для списка
Начать с	Задает номер, с которого должна начаться нумерация в списке
Шрифт	Позволяет выбрать шрифт для номеров в списке и для любого текста до и после номеров Открывает вкладку Шрифт
Положение номера
Выравнивание	Устанавливает выравнивание списка
На	Определяет выравнивание и положение номера
Положение текста
Отступ	Устанавливает расстояние от правого края номера до начала текста
Образец	Дает возможность увидеть все проводимые изменения до внесения их в документ

Создание многоуровневых списков

Во многих видах документов встречаются более сложные типы списков. Это так называемые многоуровневые списки. В них также используется либо маркировка, либо нумерация, а иногда и сочетание того и другого. Но главное их отличие от предыдущих типов списков – наличие нескольких уровней. В зависимости от уровня для каждого абзаца устанавливается символ или номер.

Рис. Вкладка Многоуровневые окна диалога Список.

Многоуровневые списки отличаются от обычных наличием отступов. Определенный отступ принимается за уровень такого списка.

Создание многоуровневого списка возможно только с помощью окна диалога Список. Причем уровни задает сам исполнитель, устанавливая определенные отступы. Word анализирует отступы и, в зависимости от их величины, нумерует, создавая уровни.

Можно создавать измененные форматы нумерации для различных уровней многоуровневого списка, однако в одном документе допустим только один формат многоуровневого списка.

Для создания многоуровневого списка необходимо выполнить следующие действия:

1.  Определить фрагмент документа, который предполагается оформить в виде списка.

2.  Создать отступы каждого абзаца, воспользовавшись кнопкойУвеличить отступ на панели инструментов Форматирование (при создании отступов нельзя использовать табуляцию).

3.  Выделить выбранный фрагмент текста.

4.  Выбрать команду Формат – Список. В окне диалога Список перейти  на вкладку Многоуровневый (рис. 4.27).

5.  Выбрать нужный тип многоуровневого списка из предложенных вариантов. Нажать ОК.

Форматирование текста: изменение типа, стиля и размера шрифта.