3.Организация и осуществление процесса контроля

Процесс контроля, в общем случае, состоит в следующих этапах:

• установление стандартов;

• измерение фактических результатов ;

• проведение корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов;

Необходимость контроля объясняется неопределенностью в поведении внутренней и внешней среды организации и, как следствие, возможность отклонений фактического хода планируемых процессов от желаемых (запланированных). Поэтому, в случае, если фактические результаты существенно отличаются от показателей, установленных планом, необходимо вмешательство в ход управляемого процесса. Это, с одной стороны, дает возможность своевременного предупреждения возникновения кризисных ситуаций. С другой, позволяет поддерживать успех, если ситуация развиваются в благоприятном для организации направлении.

Следовательно, для организации эффективного контроля необходимо:

а). Установление стандартов, т.е. конкретных целей, которые необходимо достичь в определенное время. Показатели устанавливаются в процессе планирования.

Классификация:

• по степени их важности в достижении целей организации ;

• по степени их влияния на жизнедеятельность организации (несоблюдение условий кредитного договора может привести к банкротству предприятия);

Требования к стандартам:

• реалистичность. Стандарты должны быть жесткими, но достижимыми

• измеримость и привязка к определенному времени;

• соответствие показателям результативности. Показатели результативности устанавливают то, что должно быть получено для достижения поставленных организацией целей;

• воспринимаемость сотрудниками;

б). Получение информации о ходе реализации подконтрольного процесса.

Требования к информации:

• сопоставимость с установленными стандартами и показателями результативности ;

• своевременность получения информации;

• достоверность информации;

в). Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. Очевидно, что для каждого стандарта необходимо установить масштаб (предел) допустимых отклонений. При нахождении значений показателей процесса в установленных пределах, процесс можно считать нормальным.

Метод управления по принципу исключения – система контроля должна срабатывать лишь в том случае, если имеются значительные отклонения от стандартов.

г). Принятие решений. В результате сопоставления менеджер может принять одну из альтернатив:

Ничего не делать (The Do Nothing alternative) означает, что процесс протекает в рамках установленных планом пределах и не требуется оперативного вмешательства в ход его реализации. Это, однако, не исключает необходимости продолжения контроля.

Устранить отклонения от хода реализации процесса. Для этого менеджер устанавливает причину негативных отклонений от стандартов и принимает необходимые, оперативные меры, направленные на устранение этих расхождений.

Пересмотреть стандарты. Необходимость пересмотра может быть связана с существенными изменениями во внутренней и внешней среде организации, которые не были учтены в планировании процесса. В этом случае необходимо внести изменения в планы организации, может быть и существенные, скорректировать ее цели, и пересмотреть действующие стандарты.

Виды контроля по времени их проведения:

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала контролируемых процессов. В организациях ведется в трех ключевых областях:

• человеческие ресурсы;

• материальные ресурсы;

• финансовые ресурсы;

Предварительный контроль персонала – анализ деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения установленных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных работников. Включает процедуры:

• установление должностных инструкций (образование, стаж работы, рекомендации);

• материальное стимулирование (выплаты и компенсации), тестирование, собеседование;

• обучение;

Предварительный контроль поступающих материальных ресурсов (входной контроль). Производится на основе установленных стандартов минимально допустимых уровней качества и проверки соответствия поступающих материалов этим требованиям.

Предварительный контроль финансовых ресурсов – бюджетирование как метод установления предельных затрат по каждому подразделению организации.

Текущий, оперативный контроль производится в ходе реализации процесса (выполнения работ). Обратная связь как способ осуществления текущего контроля в биологических и организационных (социальных) системах.

Все системы с обратной связью:

• имеют цели;

• используют внешние ресурсы;

• преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования;

• следят за значительными отклонениями от намеченных целей;

• корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей;

В отличие от автоматических систем управления, организационные системы способны кардинально менять программу действий при существенных отклонениях при изменении внутренних и внешних факторов.

Заключительный контроль производится после выполнения работы.

Задачи контроля:

• получение исходной информации для планирования аналогичных работ в будущем;

• измерение результативности и принятие мотивирующих воздействий;

Процесс контроля, в общем случае, состоит в установлении стандартов, измерении фактических результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Необходимость контроля объясняется неопределенностью в поведении внутренней и внешней среды организации и, как следствие, возможность отклонений фактического хода планируемых процессов от желаемых (запланированных). Поэтому, в случае, если фактические результаты существенно отличаются от показателей, установленных планом, необходимо вмешательство в ход управляемого процесса. Это, с одной стороны, дает возможность своевременного предупреждения возникновения кризисных ситуаций. С другой, поддерживать успех, если ситуация развиваются в благоприятном для организации направлении.

Характеристики эффективного контроля:

• стратегическая направленность контроля;

• ориентация на результаты;

• своевременность;

• гибкость;

• простота и экономичность;