Типы данных, вводимых и хранимых в ячейках электронной таблицы

В ячейки рабочего листа могут быть введены данные трех типов:

• текст – используется для описания полей рабочего листа;

• числовые значения – являются данными, предназначенными для использования в вычислениях;

• формулы – служат инструкциями, что и как следует вычислять.

Текстовое значение представляет собой последовательность буквенно-цифровых и других символов.

Текстовые значения могут иметь любую необходимую длину (теоретически существуют ограничения на длину текстового значения — она не может превышать 32 000 символов, однако на печать можно вывести не более 1024 символов для каждой из ячеек).

Если требуется выставить ширину столбца такой, чтобы он вмещал самое длинное существующее в его ячейках цифровое или текстовое значение, достаточно дважды щелкнуть на правой границе поля заголовка столбца. Другой вариант — с помощью мыши просто перетащить эту границу в желаемое положение.

Высоту строк рабочего листа можно изменять, используя ту же технологию. Дважды щелкните на нижнем крае поля заголовка строки или просто перетащите этот край в необходимое положение.

MS Excel предоставляет удобны инструменты, предназначенные для упрощения процедуры ввода текстовых значений: функции Автозавершение, Выбор из списка и Автозаполнение.

Функция Автозавершение работает следующим образом: когда вы начинаете ввод текстового значения в некоторую ячейку, программа анализирует все имеющиеся в этом столбце значения, чтобы обнаружить какой-либо текст, имеющий такие же начальные символы, как и введенные ранее. Если подобное значение будет найдено, Excel автоматически дополнит («автозавершит») введенные символы до этого значения. На рис. 1.6. показано, что при вводе в ячейку С7 первой буквы Л остальные символы (ьвов) введены автоматически, т.к в предыдущей ячейке уже было введено слово Львов.

Функция Автозавершение включена по умолчанию. Для ее отключения выполните команды меню Сервис  Параметры, активизируйте вкладку Правка и выключите флажок Автозавершение значений ячеек.

Функция Выбор из списка также предназначена для упрощения ввода текстовых значений. Если щелкнуть на ячейке правой кнопкой мыши, а затем выбрать из контекстного меню команду Выбрать из списка, Excel отобразит на экране список всех текстовых значений, которые уже были введены в ячейки этого столбца (рис. 1.7). Для помещения в ячейку одного из приведенных в списке значений достаточно просто выбрать это значение.

При вводе названий месяцев или дней недели можно использовать функцию Автозаполнения. Для этого следует заполнить названием первую ячейку, а затем перетянуть мышью в нужном направлении маркер активной ячейки (маленький черный квадрат в правом нижнем углу табличного курсора) (рис. 1.8).

Списки автозаполнения формируются пользователем на вкладке Списки (команды меню Сервис  Параметры). В окне Элементы списка через запятую вводятся нужные значения (рис. 1.9).

Числовые значения используются при проведении вычислений.

Основные правила ввода помещаемых в ячейку числовых значений:

1. Не следует вводить символы валюты, разделители тысяч и т.п. Как правило, эти символы помещаются во введенное число с помощью средств форматирования числовых значений.

2. Обязательным является ввод символа-разделителя, если вводимое число имеет дробную часть, например, $839,86.

3. Если необходимо ввести в ячейку отрицательное значение, надо ввести перед значением символ « - », например, -200.

4. Допускается использование экспоненциальной (научной) нотации, представляющей собой систему записи очень больших или очень маленьких чисел: число представляется в виде произведения его мантиссы (выраженной десятичной дробью) на число десять, возведенное в положительную или отрицательную степень, например, 1500000 = 1,510⁶, 0,000000123 = 1,2310^-7.

Внаучной нотации, принятой для вычислительных машин, группа знаков «10» заменяется на символ Е (рис. 1.10).

Если при вводе числового значения в ячейку количество значащих цифр превысит 12, Excel автоматически преобразует его в число в научной нотации. Например, если будет введено число 100000000000000000000, то программа поместит в ячейку значение1Е+20.

5. Вычисления, выполняемые в Excel, обеспечивают более высокую точность, чем это необходимо большинству пользователей. Однако следует знать, что при вычислениях Excel сохраняет только первые 15 значащих цифр от полного значения. Например, если ввести следующее 20-значное число 12345678901234567890, то реально в ячейке будет записано значение 1,23Е+19.

6. Excel расценивает выражения даты и времени так же, как числовые значения. Для ввода значений даты и времени следует просто ввести число, которое выглядит как соответствующая дата или время. Примеры допустимых форматов даты и времени:

Дата	Время
5 Февраля 2004	1:00
5 Фев, 2004	2:30:45 АМ
5 Фев. 04	05:00:10 РМ
5.2.04	16:45
05.02.04
5/2/04
05/02/04

До тех пор, пока к ячейке не будет применен конкретный тип форматирования, при вводе значения даты в первом или втором формате Excel преобразует введенное значение в третий формат. Подобным образом при вводе в любом из четырех последних форматов дата будет преобразована в пятый сверху формат.

Значение даты и времени может быть введено в виде последовательности символов установленного формата. Однако существует возможность ввести эти значения и как обычные числа, а затем отформатировать их так, чтобы они выглядели как значения даты или времени. В Excel принято, что число 1представляет дату1 января 1900 г., число2– дату 2 января 1900 г. и т.д. (рис 1.11).

Аналогично, Excel использует десятичные числа для представления значений времени. Десятичное значение 0,00 соответствует времени 00:00:00; значение 0,25 — времени 06:00:00; значение 0,5 — времени 12:00:00 и т.д. Число 0,041666667 соответствует одному часу, число 0,000694444444444444 представляет одну минуту, а число 1,15741Е-05 эквивалентно одной секунде.

Excel допускает возможность объединять целые числа и десятичные дроби для представления комбинированных значений даты и времени. Например, число 1,0 представляет временную отметку 00:00:00 часов 1 января 1900 года; значение 2,25 — отметку 06:00:00 часов 2 января 1900 года; а значение 3,5 соответствует 12:00:00 часам 3 января 1900 года.

7. В ячейку можно поместить значение в процентах. Для этого вслед за введенным числовым значением помещается символ %. Excel поместит в соответствующую ячейку десятичный эквивалент процентного значения, но отобразит его на экране как процентное отношение.

8. В ячейки можно вводить значения в виде натуральных дробей. Например, если ввести в ячейку значение 1 2/5 (между целой частью и дробью должен быть пробел), Excel предположит, что сделана попытка ввести смешанное число с натуральной дробью, и поместит в ячейку значение 1,4, а на экране отобразит его в виде натуральной дроби.

Если потребуется ввести натуральную дробь, которая не содержит целой части и, следовательно, может быть ошибочно интерпретирована программой как значение даты, достаточно указать для этой дроби целую часть, равную нулю, например, поскольку дробь 2/5 может быть воспринята как значение даты 2 мая, ее следует вводить в виде 0 2/5.

По умолчанию после создания документа все ячейки находятся в формате Общий. Этот формат имеет ряд особенностей:

• числа выравниваются по правому краю, а текст – по левому;

• если, изменяя ширину столбца, сделать ее меньше определенной, то число в ячейках заменяется на символы «#» (это не ошибка, а означает, что нужно сделать столбец пошире);

• если число очень большое (например, 6000000000000) или очень маленькое (например, 0,00000000000001), оно автоматически преобразуется в экспоненциальный (научный) формат (6E+12 и 1E-14 соответственно);

• при изменении ширины столбца округляются десятичные дроби, например, если написать 3,1415, затем изменить ширину так, чтобы цифра 5 перестала помещаться, в ячейке отобразится 3,142.

Часто нужно к числу в ячейке добавить обозначение денежной единицы, знак процента, выставить количество знаков после запятой, представить дату в определенном формате и т.п.

Не добавляйте обозначения денежных единиц вручную! После этого может выйти так, что при попытке использовать значение из этой ячейки в формуле, Excel выдаст ошибку! Есть способ указать Excel, что ячейки находятся в определенном формате, и он будет добавлять автоматически обозначения денежных единиц (и не только).

Есть три способа изменить формат представления данных в ячейках:

1. Автоматическое изменение формата ячейки после ввода данных. После ввода определенных последовательностей символов, Excel автоматически изменяет формат ячейки. После этого все в дальнейшем вводимые в эту ячейку числа Excel пытается преобразовать в этот формат.

• Дата. Если в ячейке ввести «1.2.3» или «1/2/3», Excel заменит это на «01.02.2003» (первое число второго месяца третьего года). Если ввести «1.2» или «1/2», то Excel заменит это на «01.фев». При этом формат ячейки будет автоматически преобразован в «Дата»;

• Процентный. Если в ячейке написать «1%», формат ячеки автоматически сменится на «Процентный»;

• Время. Если в ячейке написать «13:46:44» или «13:46», формат ячейки автоматически сменится на «Время».

Замечание: на разных компьютерах форматы по умолчанию представления чисел, денежных единиц, даты и времени могут отличаться. Настроить их можно так: меню Пуск  Настройка  Панель управления  Язык и региональные стандарты  вкладка Региональные параметры  выбрать территориальное расположение  кнопка Настройка  вкладки Числа, Денежная единица, Время и Дата.

2. Изменение формата ячеек с помощью кнопок на панели инструментов Форматирование. На панели инструментов Форматирование находятся 5 кнопок, с помощью которых можно быстро изменить формат выделенных ячеек:

• Денежный формат – будет использована денежная единица по умолчанию;

• Процентный формат – если в ячейке находится число, то Excel домножит его на 100 и добавит знак %;

• Формат с разделителями – в этом числовом формате будут отделяться пробелом группы разрядов (сотни, сотни тысяч и т.д.) и будет добавлено 2 знака после запятой;

• Увеличить разрядность – добавляет один десятичный разряд;

• Уменьшить разрядность – убирает один десятичный разряд.