Создание шаблона документа на основе созданного документа
Откройте документ, на основании которого будет создаваться шаблон.
Выполните команды меню Файл Сохранить как….
В открывшемся диалоговом окне Сохранение документа:
в поле Имя файлазадайте имя, под которым будет сохранен шаблон;
в раскрывающемся списке поля Тип файлавыберите опциюШаблон документа(*.dot);
в раскрывающемся списке поля Папкавыберите папку, в которой будет сохранен шаблон (целесообразно согласиться с тем, кудаMSWordпредлагает поместить шаблон по умолчанию – это папкаШаблоны);
нажмите кнопку Сохранить.
После того, как шаблон создан, для подготовки нового документа на его основе необходимо:
выполнить команды меню Файл Создать;
в открывшейся области задач Создание документовв группеШаблонывыбрать ссылкуНа моем компьютере;
в появившемся диалоговом окне Шаблонына вкладкеОбщиевыбрать созданный шаблон (рис. 1.2);
в
ключить
переключательСоздать документи
нажать кнопкуОК.
После этого откроется документ, содержащий текст шаблона с уже готовым форматированием. Нужно ввести в него содержательную информацию, которая автоматически будет отформатирована по шаблону, а затем сохранить результат как документ (шаблон при этом останется неизменным).
Убрать форматирование проще всего так:
выделить весь текст (команды меню Правка Выделить все или нажать комбинацию клавиш CTRL+A);
раскрыть список Стиль(
)
и выбрать опциюОчистить формат.
Если
текст готовил неопытный пользователь,
то в документе могут присутствовать
лишние символы табуляции, пробелы и
концы абзацев, которыми часто пытаются
сделать отступы и интервалы. Включите
режим визуализации специальных символов,
чтобы проверить, что эти символы
форматирования действительно не нужны.
Это можно сделать, либо нажав кнопку
Непечатаемыезнаки
на стандартной панели инструментов,
либо выполнив командыСервис
Параметрыи установкой значения
параметраВсев группеЗнаки
форматирования на вкладкеВид.
Теперь ненужные символы можно убрать с помощью глобальной замены. Например, все символы табуляции можно убрать выполнив команды ПравкаЗаменить…, в открывшемся диалоговом окненайти и заменить на вкладкеЗаменить нажимаем кнопкуБольше,а затем кнопкуСпециальный… и в открывшемся перечне выбираемзнак табуляции потомЗаменить все иЗакрыть.После того, как все эти манипуляции проделаны, мы имеем «голый» текст. Вот с ним-то мы и будем работать.
Второй совет состоит в том, что прежде, чем форматировать отдельные абзацы, следует определиться с общей номенклатурой стилей документа. В разных документах используются разные номенклатуры стилей, а одноименные стили в разных номенклатурах могут быть оформлены по-разному. Стили абзацев должны быть согласованы друг с другом и с типом документа. Искусство такого согласования является предметом технического редактирования, которое представляет собой один из видов дизайна.
В конструировании собственного набора стилей нет необходимости: MSWord содержитБиблиотеку стилей, которая вызывается командами менюФормат Тема. Щелкнув по кнопкеБиблиотека стилей, откроем диалоговое окноБиблиотека стилей, где можно выбрать любой шаблон в котором хранятся образцы стилей (рис. 1.3).
Можно настроить стили Библиотеки стилейв соответствии с пожеланиями или требованиями пользователя. Для этого нужно открыть соответствующий шаблон, изменить определения стилей и сохранить шаблон под тем же или другим именем.
Для организации автоматического переноса слов в документе выделяем весь документ (Правка Выделить все) и выполняем команды менюСервис Язык Расстановкапереносов. В открывшемся диалоговом окнеРасстановка переносов(рис. 1.4):
в
ключаем
флажок Автоматическая расстановка
переносов;выключаем флажок Переносы в словах из ПРОПИСНЫХ БУКВ(обычно слова из прописных букв используются в названиях заголовков, а в них не принято переносить слова);
устанавливаем Ширину зоны переноса словв пределах от 0,25 см до 0,5 см;
выбираем Максимальное число последовательных переносовв пределах 2-5 (при большем количестве текст справа может выглядеть как «гребенка»);
нажимаем кнопку ОК.