8.13. Управлінські заходи адміністративного контролю мають забезпечувати таке:

регулярне (щоденне, щотижневе або щомісячне) визначення рівня фактичних ризиків та їх відхилення від установлених лімітів. Управлінську звітність має складати особа, на яку не покладається відповідальність за укладення договорів, пов'язаних з фінансовими інструментами;

систематичну підготовку інформації про укладені договори відповідно до контрагентів і встановлених лімітів;

регулярну і своєчасну підготовку та надання управлінської інформації керівництву з різних питань, у тому числі про:

- дотримання правил щодо надання кредитів;

- оцінку кредитного портфеля (якості окремих кредитів та їх забезпечення) з метою своєчасного виявлення сумнівних або прострочених кредитів та їх впливу на фінансовий стан банку;

- депозити та ймовірність їх вилучення;

- реалізовані прибутки і збитки від активів, що використовуються банком для здійснення операцій;

- перевіряння звітів, що містять інформацію про фактичні фінансові результати діяльності банку, їх порівняння з результатами попереднього звітного періоду;

аналіз дотримання вимог, визначених законодавством України;

аналіз стану розрахунків та заборгованості за податковими платежами банку тощо.

8.14. До функцій, що підлягають обов'язковому розподілу, належать такі: санкціонування операцій, їх оформлення, виконання, облік, звіряння, зберігання, розроблення та експлуатація автоматизованих систем обліку.

З метою уникнення помилок під час здійснення операцій слід забезпечувати належне виконання кожним працівником своїх функцій, а також не допускати того, щоб одна особа виконувала операцію від її ініціювання до завершення. { Абзац другий пункту 8.14 глави 8 із змінами, внесеними згідно з Постановою Національного банку N 280 ( z0472-10 ) від 15.06.2010 }

За наявності відповідного програмного забезпечення з належними рівнями контролю окремі операції можуть виконуватись від їх ініціювання до відображення в обліку та/або звітності однією особою за умови здійснення подальшого контролю за цими операціями. { Абзац третій пункту 8.14 глави 8 із змінами, внесеними згідно з Постановою Національного банку N 280 ( z0472-10 ) від 15.06.2010 }

8.15. Банки мають забезпечувати обмежений доступ до активів, документів, облікової інформації, робочих місць програмно-технічних комплексів, ключів тощо. Активи не мають бути доступними для відповідальних виконавців, які відповідно до своїх функціональних обов'язків не розпоряджаються ними.

Відповідальність за організацію збереження активів має покладатися на осіб, які не здійснюють бухгалтерський облік та не мають доступу до активів банку, а саме: прямого (фізичного) або непрямого (документи, робочі місця програмно-технічних комплексів). ( Абзац другий пункту 8.15 із змінами, внесеними згідно з Постановою Національного банку N 56 ( z0305-04 ) від 18.02.2004 )

Банки повинні забезпечувати захист:

готівкових коштів, цінних паперів (у документарній формі) та інших цінностей і документів, засобів захисту інформації від фізичного пошкодження (випадкового знищення, псування або неправильного зберігання) шляхом використання відповідно обладнаних сховищ, вогнетривких сейфів;

облікової інформації про виконання операцій протягом строку дії договору і після його закінчення відповідно до вимог законодавства України.

У разі звільнення, перебування у відпустці або відсутності відповідального виконавця з інших причин документи та цінності передаються іншому виконавцю, а доступ до інформації з робочих місць програмно-технічних комплексів для цих відповідальних виконавців має бути закритим, а засоби захисту інформації знищені або передані на зберігання адміністратору захисту інформації з належним їх оформленням відповідно до нормативно-правових актів Національного банку.

Передавання документів та цінностей здійснюється в присутності особи, яка раніше забезпечувала їх збереження, або уповноваженої особи на підставі акта про приймання-передавання. Якщо під час передавання справ виявлено порушення, то цей факт має бути зафіксований у відповідному документі.

Фізичні заходи контролю банки мають застосовувати як до власних активів, так і до тих, що розміщені в банку від імені клієнтів.