Модель проведения и условия эффективности деловых совещаний.

Большая доля рабочего времени руководителей уходит на посещение собраний и совещаний.

Деловое совещание — способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии.

Виды совещаний:

По периодичности (частоте) проведения: разовые; регулярные; периодические.

По количеству участников: узкий состав (до пяти человек); расширенные (до двадцати человек); представительные (свыше двадцати человек)

По степени стабильности состава участников: с фиксированным составом; с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания; комбинированные.

По назначению: вырабатывающие и принимающие решения; разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений; подводящие итоги; оперативные (диспетчерские).

Этапы проведения деловых совещаний:

1. Постановка цели, повестка дня (итоги за прошлый период, постановка задач на следующий)

какая информация должна быть обсуждена

какой результат должен быть в итоге

(Данный этап желательно выносить за рамки совещания)

2. Оговорить процедуру, выбор секретаря и ведущего, установление регламента (время совещания, высказывания, порядок высказывания, обсуждения)

3. Выяснение и прояснение ситуации

основной доклад

постановка цели

4. Принятие решения

выбор стратегии: отбор идей, критика, комбинирование идей и разработка стратегии

проработка тактики: выяснение средств реализации решений, последовательность действий

распределение обязанностей и ответственности: определение критериев исполнения и ответственных

5. Завершение

подведение итогов

составление официального документа

договоренность о следующем совещании

6. Анализ подготовки и проведения совещания

Эффективность собраний определяется теми же факторами, что и эффективность работы группы. Леланд Брэдфорд предлагает следующие рекомендации для повышения эффективности собраний.

1. Подготовка: составление конкретной повестки дня собрания просмотр ее перед началом собрания.

2. Обеспечение свободного обмена информацией между членами группы.

3. Полное использование потенциала членов группы (компетентность, опыт, информация и идеи всех членов группы должны быть привлечены для решения общей задачи).

4. Создание атмосферы доверия, с тем, чтобы члены группы не стеснялись открыто и тактично комментировать точки зрения и идеи» которые они не разделяют.

5. Управление конфликтом и рассмотрение его как положительного фактора.

6. Подведение итогов по окончании совещания: кратко суммируйте проведенное обсуждение и определите будущие мероприятия, которые планируется осуществить в свете принятых решений.

Совещание может быть успешным только при условии, что на нем не проявится единомыслие. Чтобы уменьшить вероятность проявления единомыслия, председательствующий должен:

1. Внушить членам группы, что они могут свободно сообщить любую информацию, выражать любые мнения или сомнения по поводу любого обсуждаемого вопроса.

2. Назначьте одного члена группы на роль «адвоката дьявола» — человека, защищающего явно неправое дело.

3. Сумейте выслушать различные точки зрения и критику так же спокойно, как и конструктивные комментарии.

4. Отделите усилия по генерированию идей от их оценки: сначала соберите все предложения, а потом уж обсудите плюсы и минусы каждого из них.

5. Если на собрании присутствуют подчиненные, выслушайте сначала их идеи.

Так же с целью повышения эффективности совешаний:

Начинайте вовремя (время – вторая половина дня, не дольше часа, если дольше, то с перерывом) и четко соблюдайте регламент, все выступления должны заканчиваться резюме, участники должны быть подготовлены (приглашены и оповещены о теме и цели совещания заблаговременно) и вести записи. Обеспечьте свободный обмен информацией между членами группы.

В повестке дня как правило должно быть не более 2-3 основных и 3-4 второстепенных вопросов.

Создайте обстановку деловой непринужденности.

Неприятные темы обсуждайте в конце.

Отпускайте участников по мере решения проблем

Рассматривайте конфликт как положительный фактор.

Заканчивая собрание, кратко суммируйте проведенное обсуждение и определите будущие мероприятия, которые планируется осуществить в свете принятых решений.