1. Сутність організаційної діяльності
Організаційна діяльність – це функція управління, що спрямована на формування в системі відповідних відносин, підтримання їх на відповідному рівні. Вона здійснюється за допомогою проектування організаційних структур, створення системи інформації, підбору, навчання та виховання кадрів, координування діяльності матеріального, технічного, фінансового та інших видів забезпечення [3, с.63].
Відомо, що формальна організаційна структура може успішно функціонувати тільки за наявності цілої низки документів, що регламентують відносини, зв'язки та процедури управління, на яких будується організаційний механізм. Їх можна поділити на нормативно-правові акти і положення, що визначають відносини між працівниками апарату управління в процесі виконання поставлених завдань, і нормативно-технологічні регламенти, що визначають процедурну бік виконання окремих управлінських робіт, операцій і процесу управління в цілому.
До першого виду документів належать статути підприємств і організацій та їх самостійних в правовому відношенні виробничо-господарських ланок, положення про ланках виробничого та управлінського апарату (цехах, відділах тощо), про посади. До другого виду відносяться спеціальні інструкції, правила, маршрутні і операційні технологічні карти, матриці повноважень щодо прийняття рішень, органами управління.
Найбільш важливу роль у регламентації організаційної діяльності а саме в системному розподілі відповідальності і повноважень, що визначає суть управління, грають положення про посади (в основі розробки яких повинні лежати нормативно-технологічні регламенти, які визначають процедурну сторону процесу управління). Вони є основним і універсальним документом, за допомогою якого будуються організаційно-економічні відносини між керівниками, фахівцями й технічними виконавцями.
В залежності від застосовуваних методів формування організаційних структур використовуються і різні правила побудови положень про посади. Розглянемо вітчизняну практику, яка, на думку автора, більшою мірою, ніж закордонна, відповідає системно-цільового підходу до формування структури та організації процесу управління. Всі посади діляться на різні категорії за їх місцю і ролі в процесі управління: керівники організації, її підсистем, виробничих і функціональних ланок, внутрішніх підрозділів; функціональні спеціалісти; технічні виконавці. Для кожної категорії посад існують загальні права й відповідальність, обумовлені трудовим законодавством і господарським правом, організаційними завданнями, виробничою й технологічною дисципліною, особливими умовами діяльності підприємства.
Загальна частина посадової регламенту розробляється для всієї системи і, як правило, не повинна мати індивідуальних відхилень. У той же час вирішення конкретних задач управління вимагає виділення специфічної відповідальності й прав кожного посадовця. У зв'язку з цим вводяться чотири регламентованих і контрольованих параметри, які забезпечують цільову орієнтацію кожного працівника і умови його ефективної діяльності: сфера відповідальності, завдання, критерії ефективної діяльності (досягнення цілей), права[4, с.48].
При цьому основними принципами розробки положень про посади є:
конкретність кожного що регламентується параметра, можливість його однозначного розуміння виконавцем і відповідного контролю керівником; персональне розподіл всіх завдань управління, виключення дублювання відповідальності за їх виконання; достатність прав, що надаються для вирішення поставлених завдань і реальність цих прав, тобто незалежність працівника при їх реалізації від зовнішніх впливів і умов.
Незважаючи на те, що технологія виконання управлінських функцій вторинна по відношенню до об'єктивних цілей, розподіл відповідальності й прав між працівниками відповідно до попередньо розробленими матричними класифікаціями, повинно повністю відповідати сформованій і регламентованої технології та організації процесів управління [5, с.137].