3. Розробка внутрішніх регламентів управління організацією
Для багатьох вітчизняних організацій посадова інструкція – практично єдиний регламентуючий (організаційно-розпорядчий) документ, що визначає завдання, на вирішення яких повинні бути направлені зусилля її співробітників. Укорінена звичка формального відношення до цього інструменту управління з боку як керівників, так і персоналу радянських, а потім і пострадянських організацій, перетворили її на формальний документ, що використовується в більшості випадків як юридичне обґрунтування звільнення працівника у зв’язку з «невідповідністю посаді». Будучи підставою для підбору співробітників на відповідні вакансії, посадова інструкція впливає на ефективність формування кадрового потенціалу організації [9, с.54].
Однак, окрім посадових інструкцій в практиці управління застосовують й інші регламенти, зокрема, положення про організаційну структуру та положення про структурні підрозділи. Дані документи разом із посадовими інструкціями визначають (регламентують) наступні ключові моменти:
модель управління, яку використовує чи буде використовувати компанія (централізована, децентралізована);
основні принципи та підходи до побудови організаційної структури, яких дотримується чи збирається дотримуватися компанія;
існуючу організаційну структуру та напрямки її подальшого розвитку;
цілі, які стоять перед структурними одиницями та підрозділами компанії;
розподіл функцій, повноважень та відповідальності між структурними одиницями та підрозділами компанії;
взаємозв’язки між структурними одиницями та підрозділами компанії;
чисельність та посадовий склад структурних одиниць та підрозділів компанії;
функції, службові обов’язки та відповідальність, повноваження, взаємозв’язки з іншими підрозділами чи працівниками компанії та основні компетенції, якими повинен володіти окрема посадова особа компанії.
В результаті формалізації вищезгаданих моментів стає більш реальною можливість досягнення цілей, що повинні стояти перед керівництвом будь-якої компанії, зокрема:
забезпечення розуміння працівниками своїх функцій, цілей та завдань;
організація ефективної взаємодії між працівниками;
моніторинг та аналіз змін управлінської системи і відповідний вплив на ці зміни;
спрощення системи передачі знань у компанії;
спрощення системи контролю та організації діяльності підпорядкованих працівників.
4. Регламентація методів та функцій управлінської діяльності
Усі методи, що використовуються в управлінні, пов’язані між собою, доповнюють одне одного, використовуються в органічній єдності. До методів управлінської діяльності належать організаційні, адміністративні, економічні, соціально-психологічні та інші методи [10, с.224]. Необхідність використання різноманітних методів у різному їх поєднанні отримує все більше визнання і є природним відображенням комплексного характеру самого управління [11, с.39].
Проте професіоналізм керівника якраз і полягає в тому, щоб з усього комплексу методів управлінської діяльності вибрати найбільш ефективні, що надійно ведуть до мети, скласти їх гнучку комбінацію і використовувати її, віддаючи перевагу певним методам залежно від ситуації.
Організаційні методи управління є способами безпосереднього впливу на функціонування та поведінку керованих об’єктів і осіб. До загальних методів впливу належать переконання та примус. Метод переконання передбачає стимулювання свідомості, бажаної інтересам працівника поведінки людини в процесі діяльності. Метод примусу спрямований на спонукання працівника до належної поведінки всупереч його бажанню.
Адміністративні методи характеризуються підпорядкуванням волі керованого об’єкта волі управляючого суб’єкта. Це способи і прийоми, дії прямого і обов’язкового визначення поведінки і діяльності людей з боку відповідних керівних компонентів держави. Разом із тим вони не виключають можливості врахування інтересів керованих шляхом попереднього обговорення управлінських рішень [12, с.89].
Адміністративні методи, поділяють на адміністративно-правові та адміністративно-організаційні. Перші мають державно-владний, юридичний характер – вказівки, розпорядження суб’єкта управління, що виражені в правовій формі, обов’язкові для виконання, що гарантуються силою держави.
Адміністративно-організаційні методи ґрунтуються на авторитеті верховенства органу або керівника, який є організатором діяльності керованих [13, с.152].
Економічні методи – методи досягнення цілей на основі реалізації вимог економічних законів. Це сукупність способів впливу шляхом створення економічних умов, що спонукають працівників діяти у потрібному напрямі. Іншими словами, це методи, що ґрунтуються на економічних розрахунках, свідомому використанні всієї системи економічних законів та категорій ринкової економіки, таких як планування, фінансування, ціноутворення, господарський розрахунок, економічне стимулювання. Наслідки невиконання полягають у матеріальних збитках і, як наслідок, санкціях [14, с.284].
Соціально-психологічні методи – це способи впливу на об’єкт управління, які базуються на використанні соціально-психологічних факторів і спрямовані на управління соціально-психологічними відносинам, що складаються в колективі, для досягнення поставлених перед організацією цілей. Вони включають заходи виховання, вирішення і популяризації цілей та змісту управління, засоби морального заохочення і стягнення, врахування психологічних особливостей характеру і орієнтації людини. Їх зміст полягає в тому, щоб виробити і підтримати певні переконання, духовні цінності, моральні позиції, психологічні установки щодо управління і тих дій, які необхідні для його здійснення [15, с.133].
Методи управління є способом здійснення функцій управлінської діяльності. Як уже зазначалось, загальні функції управління виконуються будь-яким суб’єктом незалежно від особливостей завдань, які вирішуються даною організацією, від її рівня та напряму діяльності. До загальних функцій управлінської діяльності належать: аналіз, планування, організація, координація, контроль та ін. Як провідну часто виділяють функцію прийняття та реалізації управлінських рішень [16, с.318].
У рамках єдиної для управління мети (забезпечення упорядкованості, узгодженості функціонування елементів системи) кожна із зазначених функцій має власне призначення, зміст та методи реалізації. Як уже зазначалось, будь-яка з функцій є відокремленою, відносно самостійною часткою управлінської діяльності, продуктом процесу розподілу праці та спеціалізації в управлінні.
Невід’ємною і найважливішою складовою управлінської діяльності, що виступає обов’язковою умовою розробки управлінських рішень та здійснюється на всіх рівнях управлінської діяльності, є аналіз. Значення аналітичної роботи визначається тим, що її результатом повинно бути не тільки виявлення основних проблем і недоліків системи, але й встановлення конкретних шляхів їх усунення на основі наявних та вишуканих можливостей [17, с.472].
Поняття "регламент" відображує статику процесу встановлення порядку діяльності органа управління або посадової особи, а "регламентування" - динаміку даного процесу. Упорядкувати управлінську працю - це встановити для неї певні рамки, а також розробити сукупність правил, які визначають порядок її здійснення.
Регламентація функцій управління в організації або об'єднанні здійснюється на основі Положення про підрозділи апарату управління і посадових інструкцій управлінського персоналу [18, с.216-222].
Документи організаційного регламентування забезпечують чітке розмежування задач, функцій і прав кожної ланки або працівника управління з урахуванням специфічних умов діяльності, що дозволяє виключити дублювання і паралелізм в роботі, сприяють підвищенню відповідальності та зміцнення дисципліни у всіх ланках управління, створює нормативно-правову основу для прийняття заходів дисциплінарного і матеріального впливу на осіб, які не виконують накладених на них обов'язків або затягують вирішення питань.
Значення документів організаційного регламентування складаються в тому, що вони надають вирішенню організаційно-практичних питань системний характер, дозволяють уникнути випадковостей і визначити напрями діяльності кожного працівника в цілях забезпечення єдності і узгодженості дій, сприяючи виконанню поставлених цілей і задач. Основою організаційного регламентування виступають правові норми управління виробництвом. До них відносяться Цивільний кодекс України (2004), Закони України "Про господарські товариства" (1991), "Про селянське (фермерське) господарство" (1992), "Про сільськогосподарську кооперацію" (1997), а також нормативні акти Кабінету Міністрів України та нормативні інструкції Міністерства праці та соціальної політики України і галузевих міністерств. На їх основі та в залежності від форм власності і організаційно-правової форми господарювання розробляються різного роду статути і положення.
В організації повинні бути розроблені положення про структурні підрозділи, які складаються з підрозділів: загальні положення, завдання та функції, права, склад і структура відділу. Положення про структурний підрозділ розробляється завідуючим (керівником) підрозділу і затверджується керівником організації, підприємства, установи.
Конкретні функції працівників повинні бути викладені у посадових інструкціях. Основою для розроблення посадових інструкцій працівників, які закріплюють їх обов'язки, права і відповідальність є Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджений наказом Міністерства праці та соціальної політики України.
Посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, що зазначені в штатному розписі. На основі кваліфікаційних характеристик посад працівників та особливостей штатного розпису керівник підприємства забезпечує розроблення та затверджує посадові інструкції працівників і доводить їх до працівника під розписку з обов'язковим зазначенням дати ознайомлення. Роботодавець при прийнятті на роботу працівника роз'яснює його права та обов'язки, посилаючись на посадову інструкцію. Посадова інструкція адресується безпосередньо виконавцю, на якого покладається виконання визначених задач у відповідності із займаною посадою.
Посадова інструкція необхідна для забезпечення високої ефективності роботи кожного управлінця, включаючи перевантаження на протязі робочого дня (місяця, року), підтримки нормального ритму роботи, повного використання інтелектуальних якостей працівника у відповідності з кваліфікації. Посадова інструкція є елементом організаційної структури управління, за допомогою якої виписані повноваження, функції, відповідальність під кожну посаду.
Організаційна структура управління не дозволяє чітко розділити відповідальність за ключові показники діяльності організації. Функцію чіткого розподілу і закріплення відповідальності за ключові показники діяльності організації виконує посадова інструкція. Принципи розробки посадової інструкції: [19, с.422-425]: додержуватися порядку розробки "зверху-вниз"; розробляється для посади, а не конкретної людини; виходить із відповідальності, а не функцій, прав і обов'язків виконавця.
Основними вимогами до посадових інструкцій є: дієвість, узгодженість, гнучкість, відповідають єдиній формі та структурі.
Зміст посадових інструкцій змінюють у тому випадку, коли стає іншим обсяг виконуваних робіт, а не тоді, коли прийнятий на відповідну посаду новий працівник.
В розділі "Загальні положення" вказується основна задача і загальна відповідальність працівника у складі якої ланки він знаходиться, ким призначається і кому за посадою підпорядковується, які працівники безпосередньо підлягають йому.
В розділі "Обов'язки" визначається основна робота, для виконання якої існує дана посада. Тут чітко і конкретно визначають функційні обов'язки, передбачені відповідною кваліфікаційною характеристикою. При необхідності обов'язки, які включені в характеристику визначеної посади, можуть бути розподілені між декількома виконавцями.
В розділі "Права" передбачаються права керівника або спеціаліста в межах їх компетенції. Вони можуть бути розширені або обмежені в кожному конкретному випадку з урахуванням специфіки підприємства або виробництва. Мова тут йде не про трудові права працюючого, закріплених у законодавстві, а про права управління необхідні для виконання працівником своїх посадових обов'язків. Доцільно виключати можливість невиконання прав, у вигляді його обмеження в діях, перекладання своїх обов'язків на інших працівників.
В розділі "Відповідальність" перелічуються найбільш істотні види робіт, за виконання яких відповідний спеціаліст несе персональну відповідальність. В цьому розділі також встановлюється дисциплінарна відповідальність спеціаліста за виконання посадових обов'язків, додержання правил внутрішнього розпорядку, інструкцій по охороні праці, протипожежної безпеки і виробничої санітарії, а також за нерозголошення свідчень, які складають комерційну таємницю підприємства. Спеціалісти також несуть відповідальність за те, що своєчасно не прийняли тих заходів, які б попереджували зриви у роботі.
В розділі "Повинен знати" вказуються законодавчі, нормативні, методичні та інші керівні матеріали, які повинен спеціаліст знати і якими зобов'язаний керуватися в управлінській діяльності.
В розділі "Кваліфікаційні вимоги" перелічуються основні вимоги за освітою, стажем роботи за професією, кваліфікацією, які притаманні конкретній посаді.
В розділі "Взаємовідносини (зв'язки) за посадою з іншими" наголошується на чіткій взаємодії між спеціалістами різних служб, перелічують додаткові обов'язки.