5. Организация как функция менеджмента: содержание и значение.

Организация - это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе через распределение ответственности и полномочий.

Функция «Организация» рассматривает в своих рамках два основных направления:

1. Построение организационной структуры управления.

2. Определение ответственности и полномочий отдельных элементов организационной структуры, их распределение и закрепление с помощью должностных инструкций (делегирование).

Цель построения организационной структуры - обеспечить условия для достижения стоящих перед организацией задач. Первоочередная задача организационного планирования - определение общих целей развития.

Основные принципы построения организационных структур управления:

• объективная и детальная разработка целей и стратегии организации

• учет относительного значения управленческих функций

• специализация

• координация

• организационный контроль

• снижение управленческих расходов.

• Смысл установления целей заключается в том, чтобы сконцентрировать внимание на желаемых результатах. Основная роль организационной структуры состоит в достижении общих целей предприятия. Современная организация - это многоцелевая система. Подразделения организации должны быть с самого начала построены, а их деятельность скоординирована таким образом, чтобы наиболее успешно выполнять функциональные цели каждой из подструктур организации и, одновременно с этим, обеспечить реализацию намеченных общих задач организации. Программно-целевой метод построения структур управления основан на выделении общей цели организации и дальнейшего согласования целей каждого подразделения и отдельного исполнителя с генеральной целью. Данный метод подразумевает построение на первом этапе иерархической модели целей, в которой цели вырабатываются по системе «с верху – вниз» и делятся по функциональному признаку. На втором этапе - построение организационной структуры управления организации, служащей для выполнения целей ее хозяйственного развития.

• Организация для решения задач и осуществления своей стратегии развития выполняет основные и вспомогательные функции, которые необходимы в совокупности, но различаются по степени значимости. Эти факторы необходимо учитывать при формировании организационной структуры управления для того, чтобы каждая функция соответствовала определенному управленческому уровню и подразделению. Функции должны быть четко разграничены по управленческим единицам и выполняться сотрудниками, имеющими соответствующие знания и опыт.

• Преимуществами от использования специализации при построении организационных структур могут быть быстрое и высококачественное выполнение работ и сокращение затрат. В соответствии с особенностями целей организации различные специализации (специализированные функции) распределяются между управленческими единицами, подразделениями и должностями; определяются их полномочия, обязанности и степень ответственности, способы их коммуникации и взаимосвязи. Необоснованное применение специализации может привести к затруднению координации отдельных подразделений, нарушению взаимосвязи, обособлению.

• При горизонтальном и вертикальном разделении труда следует учитывать, что деятельность по координации работы других людей и составляет суть управления. Координация имеет целью взаимодействие различных функций и препятствование их дублированию. На практике координация происходит на основе иерархической модели целей организации.

• Принципы организационного контроля (самоконтроля) применяются на практике для выявления и исправления неточностей, допущенных при разработке организационной структуры управления, закреплении различных функций и обязанностей отдельных работников.

• При формировании или развитии организационной структуры управления необходимо учитывать, что любой вид организационной деятельности влечет за собой дополнительные управленческие расходы. Игнорирование этого принципа ведет к необоснованному увеличению расходов, что может стать причиной нерентабельности предприятия. Уменьшение расходов на содержание административного аппарата должно осуществляться не за счет снижения эффективности управленческой работы, а в результате правильного и рационального формирования управленческих структур.

В качестве основных организационных структур управления рассматриваются:

• линейная ОСУ

• функциональная ОСУ

• линейно-функциональная ОСУ

• дивизиональная ОСУ

• матричная ОСУ

• штабная ОСУ.

Основными факторами, влияющими на структуру организации, являются ее масштаб, характер работы (узкая специализация или конгломерат), позиция на рынке (лидер или аутсайдер), производимая продукция (наукоемкая, традиционная и т.д.). С учетом этих факторов осуществляется департаментализация, т.е. выделение в структуре основных частей, департаментов и блоков, отделений и отделов, служб, бюро.

1. Функциональная организационная структура.

Традиционно здесь выделяются функции непосредственно производства, обращения (поставки ресурсов и реализации готовой продукции, услуг), финансовая и инвестиционная сферы. Такой подход был приемлем и для структуры территориальных органов управления.

В зависимости от масштабов организации осуществляется дальнейшее выделение элементов. У крупного завода, университета, больницы имеется большое число специализированных подразделений. У сравнительно небольших организаций того же профиля число подразделений меньше, и выполняемые ими функции носят более комплексный характер.

Преимуществами функциональной структуры являются: конкретность ответственности подразделений; стимулирование деловой активности и профессионального роста исполнителей; сокращение дублирования, а следовательно - рациональное использование ресурсов, улучшение координации.

Достоинства функциональной структуры наглядно проявляются при ограниченном числе функций. При расширении их спектра удлиняется цепь команд, возрастает вероятность конфликтов. С ростом концентрации производства, его инверсификацией и интернационализацией усиливается потребность в других основаниях построения структуры.

2. Продуктовая организационная структура.

Такая структура позволяет лучше решать вопросы обновления ассортимента, обеспечивает хорошую реакцию на изменение потребительского спроса и контролируемость функционирования организации.

К недостаткам такой структуры можно отнести неизбежное дублирование работы и неоптимальные размеры подразделений, а следовательно - низкая загрузка имеющихся мощностей, неоптимальное использование ресурсов.

3. Организационная структура, ориентированная на потребителя.

Примером ориентации структуры на определенную группу потребителей могут быть специализированные магазины, издательства (технической, финансовой литературы и т.д.), специализированные финансовые учреждения, гостиницы.

4. Региональные организационные структуры.

В соответствии с этим критерием формируются структуры крупных сбытовых организаций, обеспечивающих и сервисное обслуживание, аудиторские организации, а также некоторые некоммерческие организации, примером здесь могут быть налоговые инспекции, органы статистики и внутренних дел, суды.

В транснациональных корпорациях в зависимости от соотношения доли операций внутри страны и на международном рынке, создается глобальная продуктовая или глобальная региональная структура. Естественно, возможны комбинации различных структур.

Таким образом, существуют различные виды дивизиональной структуры - функциональная, продуктовая, ориентированная на определенный регион или группу потребителей.